O primeiro contato com o Sistema Indústria foi realizado via e-mail no dia 10 de março de 2016, com o Gerente de Compras (participante A), com o objetivo de demonstrar o interesse em pesquisar os processos de compras do Sistema Indústria e para marcar uma reunião. No dia seguinte o Gerente de Compras respondeu o e-mail demonstrando satisfação em poder auxiliar na pesquisa e sugeriu para marcar após duas semanas visto que tinha uma viagem marcada. A reunião foi realizada no dia 20 de março de 2016, na sala do Gerente de Compras, o qual também convidou a Coordenadora da Área de Compras Diretas para participar da reunião. Nesta reunião foi explicado de maneira geral como ocorre os processos de compras no Sistema Indústria e as particularidades da área de compras. A reunião durou cerca de 30 minutos.
No dia 25 de março, foi realizada uma segunda reunião, no mesmo local, para apresentar a proposta formal e os pontos que seriam abordados no projeto de pesquisa. Durante a reunião o Gerente aprovou a proposta e deu o aval para seguir com o projeto de pesquisa na área de compras. No dia 28 de abril foi enviada uma apresentação formal para a empresa com os principais pontos a serem abordados na pesquisa e destacando o sigilo das informações, para que no segundo semestre de 2016 as entrevistas, observações diretas e análises documentais fossem de fato realizadas.
Para dar inicio a coleta de documentos que seriam utilizados futuramente na análise documental, em maio de 2016, a autora, com o auxílio da Bibliotecária do Sistema Indústria, fez um primeiro levantamento das principais literaturas que evolviam os
modelos de gestão do Sistema S e do Sistema Indústria, além de bibliográficas da área de logística, compras e suprimentos. Neste momento também foram fornecidos os regulamentos de compras do SESI e do SENAI para a autora.
Em agosto de 2016, houve uma intercorrência com o seguimento da pesquisa, pois o Gerente de Compras foi demitido da organização e para que a pesquisa pudesse dar continuidade era necessário esperar a contratação do próximo gerente. Em outubro de 2016 a Gerência de Compras foi assumida pela antiga Coordenadora de Compras Direta, a funcionária que participou da primeira reunião de alinhamento da pesquisa.
No dia 14 de outubro de 2016, após o nivelamento por telefone da continuidade da pesquisa, foi realizada a primeira entrevista formal com a atual Gerente de Compras, a qual teve duração de 35 minutos, sendo utilizado um gravador para o seu registro, com a autorização do entrevistado. No escopo inicial da pesquisa, o intuito era realizar as entrevistas apenas com funcionários da área de Compras do Sistema Indústria, porém, ao longo da entrevista, a Gerente de Compras citou outras áreas que participavam de forma direta e indireta dos processos de compras e indicou que para o resultado final da pesquisa, seria interessante o contato com outras três áreas: Unidade de Controle de Processos (UCP), Gerência de Planejamento, Estudos e Orçamento (GEPEO) e na Diretoria Jurídica (DJ). A Gerente, de maneira solicita, fez o contato com os gestores das outras áreas para que fosse possível realizar as entrevistas.
No dia 26 de outubro de 2016, foi realizada a entrevista com a Especialista de Planejamento da GEPEO, com duração de 60 minutos, sendo utilizado um gravador para o seu registro, com a autorização da entrevistada. Após a entrevista a Especialista forneceu documentos utilizados na gestão de planejamento e o Guia Básico de Processos Corporativos, o qual foi um dos documentos principais utilizados na análise documental.
No dia 04 de novembro de 2016, foi realizada a entrevista com o Analista de Compras, da Gerência de Compras do Sistema Indústria. A entrevista foi realizada na sua repartição de trabalho, ao longo da entrevista, também foi realizada
observação direta, pois em diversos momentos o entrevistado era demandado para executar outras atividades, sendo um momento interessante para analisar o seu contexto de trabalho. Além disso, o entrevistado mostrou documentos importantes, os sistemas que são utilizados no seu dia-a-dia, além de relatórios e processos de solicitação de compras. A entrevista, considerando as pausas, durou 1 hora e 16 minutos, sendo utilizado um gravador para o seu registro, com a autorização do entrevistado.
No dia 07 de novembro de 2016, foi realizada a entrevista com o Analista de Controle de Processos, tendo duração de 55 minutos, sendo utilizado um gravador para o seu registro, com a autorização do entrevistado. A entrevista foi realizada na reparticipação de trabalho do entrevistado. Durante a entrevista foi apresentado planilhas e documentos que são utilizados na gestão de controle de processos de compra do Sistema Indústria. Após a entrevista, o Analista encaminhou por e-mail documentos utilizado no dia-a-dia da área, processos mapeados e treinamentos realizados pela Unidade de Controle de Processos, unidade do entrevistado.
Por fim, a última entrevista da pesquisa foi realizada no dia 07 de novembro de 2016, com o Gerente Executivo de Operações Jurídicas. A entrevista foi realizada com o intuito de explorar o tema “Ética”, tanto na visão do Sistema Indústria, quanto na visão do funcionário, além das questões jurídicas que envolvem os processos de compra da organização. A entrevista teve duração de 28 minutos.
As observações diretas foram realizadas nos dias em que foram realizadas as entrevistas na área de compras, com a orientação da Gerente e do Analista de Compras, além dos dias que a autora passou na organização para fazer o levantamento de dados bibliográficos e as próprias entrevistas.
Para a análise documental foram utilizados os documentos apresentados pelos entrevistados, como quadro de pessoal, Guia Básico de Processos Corporativos, treinamentos internos documentados, regulamentos internos, organograma, código de ética, além de reportagens, artigos e informações contidas no site institucional do Sistema Indústria.
Para a análise dos dados coletados por meio das entrevistas, análise documental e observação direta foi realizada a análise de conteúdo que para Bardin (1977)
consiste em um conjunto de técnicas de análise das comunicações. Mais especificamente, a técnica de análise categorial temática. Bardin (1977) afirma que a análise é temática, ou seja, deve-se procurar separar os discursos em temas de interesses distintos, em núcleos de sentido, a depender da frequência pode ou não significar algo para a análise escolhida, assim sendo, frequencial e transversal. As categorias se basearam então, nos núcleos de sentido das falas dos entrevistados e dos relatos da observação direta, e também nos objetivos específicos da presente pesquisa, os quais são: i) Processo de planejamento de compra das entidades do Sistema Indústria; ii) Processo de seleção dos fornecedores das entidades do Sistema Indústria; iii) Processo de execução da compra das entidades do Sistema Indústria; iv) Processo de controle de compra das entidades do Sistema Indústria.
A análise categorial temática, segundo Gil (1999) tem as seguintes etapas: a redução, a apresentação e conclusão ou verificação. A redução dos dados se refere ao processo de selecionar e simplificar os dados que aparecem nas notas redigidas no trabalho de campo. A apresentação envolve organizar os dados selecionados, a fim de analisar sistematicamente suas semelhanças e diferenças e seu inter-relacionamento. A conclusão ou verificação, por fim, consiste em revisar dos dados para considerar seu significado, suas regularidades, seus padrões e explicações (GIL, 1999).
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APÊNDICES
APÊNDICE A - Roteiro de Pesquisa Semi-Estruturado
Roteiro de entrevista da pesquisa:
Gestão de compras em termos de planejamento, execução e controle: estudo de caso das entidades nacionais pertencentes ao Sistema Indústria
Aluna: Patrícia Gonçalves Corrêa Pereira Orientadora: Patrícia Guarnieri
Nome: ______________________________________________________________
Idade: ________ Cargo Ocupado (área): __________________________________
Tempo de empresa: _________________________________________________
Formação: ________________________________________________________
Módulo 1 – Descrição do processo de planejamento de compras nas entidades nacionais pertencentes ao Sistema Indústria.
Quais são as principais responsabilidades da Gerência de Planejamento, Estudos e Orçamentos?
Como o Sistema Indústria percebe a importância e o papel da Gerência de Planejamento, Estudos e Orçamentos?
Qual é a atuação da Gerência de Planejamento, Estudos e Orçamentos sobre os processos que envolvem a Área de Compras do Sistema Indústria?
Existem metodologias especificas para o planejamento das operações de compra do Sistema Indústria?
O planejamento dos processos de compras é alinhado com a estratégia da organização?
Qual é o impacto do Planejamento de compras para os resultados da organização?
Qual é a maturidade da organização quanto ao planejamento em longo prazo, em especial quando envolve os processos de compra?
Quais são os gaps e os gargalos do processo de planejamento de compras da organização?
Quais são os próximos passos da área de planejamento? Existem novas metas, projetos e estratégias para alavancarem os resultados?
Módulo 2 – Descrição do processo de seleção de fornecedores nas entidades nacionais pertencentes ao Sistema Indústria.
Como o Sistema Indústria se relaciona com seus fornecedores? Existe algum viés estratégico?
Como ocorre o processo de seleção de fornecedores?
Existem critérios de seleção que são previamente definidos pela organização?
Quem é responsável pelo contato e gerenciamento da cadeia de fornecedores do Sistema Indústria?
Existe algum processo formal de avaliação dos fornecedores após a prestação do serviço? É passado algum feedback para a empresa prestadora de serviço?
Como os fornecedores são geridos pela organização? Existe alguma metodologia, programa, planilhas de controle?
Quanto à abertura de licitação, como o Sistema Indústria se planeja para que um bom fornecedor ganhe o processo?
Existe alguma diferença de tratamento entre os fornecedores das compras diretas e os de licitação?
Quais são os ganhos ao selecionar um bom fornecedor e as perdas de não se fazer uma boa seleção?
Existem advertências formais para os fornecedores que não cumprem suas responsabilidades?
De maneira estratégica para a organização, qual é a importância de se realizar um bom gerenciamento de fornecedores?
Módulo 3 – Descrição do processo de execução de compras nas entidades nacionais pertencentes ao Sistema Indústria.
Como a área de compras está estruturada?
Como a área de compras é vista pela organização? Como um processo administrativo ou possuem alguma vertente estratégica?
Quem são os responsáveis pelo processo de execução de compras? Existe alguma divisão formal quanto à natureza de compra, se é direta ou licitação?
Como é estruturado o fluxo do processo de execução de compras, tanto nas diretas quanto licitações?
Quais são os indicadores de dos processos de gestão de execução de compras instituídos pela organização?
Hoje em dia, quais são os pontos de melhoria em relação à gestão de compras.
Quanto ao profissional de compras, qual é o perfil esperado pela organização.
Módulo 4 – Descrição do processo de controle de processos de compras nas entidades nacionais pertencentes ao Sistema Indústria.
Em que constitui a Unidade de Controle de Processos do Sistema Indústria?
Quais são as suas contribuições para os controles da organização no geral?
Qual é a interface da área de Controle de Processos com a Área de Compras?
Qual modelo de gestão adotado pela organização para o controle dos processos de compras? Quais são as metodologias utilizadas?