Objetivo
Descrever o sistema estabelecido na EN para a consulta e participação dos colaboradores, assim como para a gestão e controlo do processo de comunicação, para que a transmissão da informação seja realizada de maneira o mais eficaz possível para que seja recebida e compreendida por todas as partes afetadas.
Finalidade
Este procedimento é aplicável a todas as pessoas que desenvolvam tarefas na EN ou possam ser afetadas durante o desenvolvimento das mesmas.
Os processos e atividades de comunicação interna descritos são para utilizar, durante:
- A implementação do SGSST e após a mesma - As medidas a adotar em situações de emergência - A consulta dos colaboradores
- As propostas de melhoria, sugestões ou pedidos de informação realizadas por qualquer pessoa da organização
- O desenvolvimento da comunicação interna entre todos os colaboradores, através de cada um dos responsáveis da área.
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Comunicação, participação e consulta
Responsabilidade e Desenvolvimento Comunicação
A EN assegura uma correta e fluente comunicação de acordo com o seguinte:
Comunicação Interna
Meios de Comunicação Interna do SGSST
Meios Informação Recetores
- Cartazes de divulgação - Formação
- Regras de controlo operacional - Política SST - Todos os colaboradores - Intranet - E- mail Interno - Legislação de Segurança - Informação relativa ao SGSST - Todos os colaboradores - Manual SST - Política SST
-Disposições gerais de segurança - Manutenção
- EPI
- Todos os colaboradores
- Reuniões de revisão do SGSST - Indicadores do SGSST
-Programa de gestão de
segurança
- Resultado de auditorias
-Comando, Chefe do Gabinete da Qualidade, Ambiente e
Segurança Chefes de
departamento e Responsáveis pelos locais e áreas de trabalho
Todos os colaboradores podem participar de forma direta na melhoria do sistema, propondo sugestões ou fazer comentários de forma verbal ou escrita ao Gabinete de avaliação e qualidade. Caso, este considere que, existem propostas que sejam consideradas uma mais-valia para a melhoria do sistema deve considerar a implementação da ações corretivas ou preventivas.
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Comunicação, participação e consulta
Consulta e Participação
A EN garante a consulta e a participação dos colaboradores, em todas os aspetos relacionados com a segurança e saúde no trabalho, mediante o que foi mencionado em 10.4.3 - Consulta, comunicação e participação. Estes requisitos dizem respeito ao seguinte:
- Organização e desenvolvimento da atividade preventiva da EN
- Designação de trabalhadores com responsabilidades especificas em matérias de SST
- Revisão da política SST
- Planeamento das medidas de controlo e atividades preventivas associadas aos riscos avaliados
- Reorganização do sistema
- Alterações em materiais, equipamentos, exposições, etc... - Mudança nos planos de emergência
- Novos requisitos legais e outros requisitos
- Investigação de incidentes ou doenças profissionais ocorridas
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Comunicação, participação e consulta
Fluxograma
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Comunicação, participação e consulta
Objetivo
Descrever o processo a seguir para a correta elaboração, revisão, aprovação, distribuição, modificação e arquivo de toda a documentação relacionada com o SGSST da EN incluindo também o controlo da documentação de origem externa.
Finalidade
O presente procedimento é de aplicação a toda a documentação interna que esteja relacionada com o SGSST e compreende os seguintes documentos:
- Manual de Gestão de Prevenção de Riscos Profissionais - Política de Prevenção de Riscos Profissionais
- Procedimentos e Instruções de funcionamento e Registos
- Todos aqueles documentos que devam ser submetidos a um controlo de edições ou revisões
Também se aplica a documentos de origem externa, tais como: - Regulamentos e disposições legais aplicáveis
- Normas
Responsabilidade e Desenvolvimento
O Chefe do Gabinete da Qualidade, Ambiente e Segurança, tem a custódia deste procedimento para elaborar e manter em dia o procedimento documentado que aborde as seguintes questões:
Formato e conteúdo da documentação
Os procedimentos e as instruções de trabalho, são compostas por: - Objetivo: Indica o propósito do documento
- Finalidade: Define o âmbito da aplicação
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Controlo da documentação
- Responsabilidade e Desenvolvimento: Descrição da metodologia detalhada a seguir para a realização das tarefas descritas no procedimento, assim como os critérios para a aplicação dos mesmos e as responsabilidades que inerentes (o quê, quem, como e quando) para conseguir atingir o objetivo do documento em conjunto com os responsáveis pela sua realização.
- Registos: Enumeram-se os diferentes documentos criados para o cumprimento do procedimento ou instrução, para além da sua responsabilidade de publicação e tempo de arquivo dos mesmos.
- Historial de revisões: Regista-se as alterações que tenham existido ao documento para uma atualização permanente.
Poderá existir algum procedimento ou instrução de trabalho, que se desenvolva seguindo outro formato com o objetivo de uma melhor compreensão para o utilizador durante a sua aplicação.
Codificação dos documentos
Deve ser atribuído um código único a cada documento SST, sendo o código constituído por10 caracteres:
- 4 caracteres para identificação do tipo de documento:
PSST - Procedimento de Segurança e Saúde no Trabalho INT - Instrução de trabalho
IMP - Registo/Impresso
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Controlo da documentação
- 3 caracteres (no máximo) para identificação do originador do documento:
DAF - Departamento Administrativo e Financeiro DP - Departamento do Pessoal
DM - Departamento de Material
DCI - Departamento de Comunicações e Sistema de Informação - 2 caracteres numéricos para identificação do nº do documento;
- 2 caracteres numéricos (dois últimos dígitos do ano de edição do documento) para identificação da edição do documento;
- 1 caracter para identificação do estado de revisão do documento (começar na letra A).
Exemplo de codificação
Controlo dos documentos Distribuição
Quando um procedimento ou instrução de trabalho tenha sido aprovada, ou uma documentação externa seja considerada relevante para a segurança e saúde no trabalho, o Gabinete da Qualidade, Ambiente e Segurança será responsável pelo desenvolvimento do documento de prevenção ou decide a aplicabilidade da documentação externa à EN, e deve assegurar que este chega às respetivas áreas para que sejam desenvolvidas corretamente as atividades preventivas
.
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Controlo da documentação
P S S T / D A F / 1 2 1 A
Para cada edição de um documento emitido deverá existir uma lista de controlo de distribuição de documentos que indique o nº da edição, a data de edição, quais os destinatários, e a data de receção.
A quando da distribuição das cópias, o documento deverá ser acompanhado por essa lista de controlo para acusar o destinatário acusar a sua receção. Este procedimento poderá ser feito através de ficheiros eletrónicos através de email.
Os destinatários das cópias serão responsáveis de que o pessoal a seu cargo trabalhe de acordo com os documentos e atualizados.
Modificação
As novas edições dos documentos submetem-se ao mesmo processo de revisão, aprovação e distribuição do documento original.
O Gabinete da Qualidade, Ambiente e Segurança será o responsável por distribuir a nova versão do documento a todos os destinatários incluídos na lista de controlo de distribuição, de manter atualizado a lista dos documentos do SGSST.
Arquivo
O Gabinete da Qualidade, Ambiente e Segurança, arquiva o original de cada documento e mantêm os originais das edições obsoletas correspondentes a estes documentos.
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Controlo da documentação
Fluxograma
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Controlo da documentação
Lista de Controlo de Distribuição de Documentos
Documento: Procedimento para o controlo da documentação do SGSST
Doc. Ref. Nº: Folha:
Nº Edição Data de Edição Cargo, Posto eNome Local de trabalho Data de Receção
Escola Naval Impresso
Controlo de distribuição de documentos
Apêndice K - Procedimento para a medição e monitorização do
desempenho
Objetivo
O objetivo deste procedimento é definir o modo de verificação periódica do desempenho SST das caraterísticas principais das atividades e operações que possam constituir riscos profissionais.
Finalidade
O procedimento compreende todas as atividade desenvolvidas na EN que possam ser alvo de controlo.
Responsabilidade e Desenvolvimento
A custódia deste procedimento pertence aos Chefes de Departamento.
É responsabilidade dos Chefes de Departamento identificar as atividades alvo de controlo, coordenar com os respetivos responsáveis das áreas em questão na realização da monitorização e medição do desempenho, assim como elaborar um calendário para a sua execução.
Os responsáveis das áreas implicadas deverão garantir a monitorização e medição das suas atividades, para além de arquivar os registos e informações correspondentes. Assim, serão os responsáveis de documentar as não conformidades e propor ações corretivas ou preventivas que surjam dos desvios detetados na execução do programa de seguimento e medição do desempenho.
Atividades a Controlar
Serão aquelas associadas à segurança e saúde dos colaboradores, por decisão do comando, ou devido ao cumprimento dos requisitos legais ou por normas adotadas voluntariamente, nas que seja necessário estabelecer um sistema de monitorização ou medição para comprovar o seu correto funcionamento.
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Medição e monitorização do desempenho
Recursos Humanos
Os responsáveis das áreas afetadas elaboram os programas de monitorização e medição que serão colocados em prática.
Por cada área de atividade estabelece-se um programa de monitorização e medição, em que se identifica o local da atividade, as atividades a desenvolver, o responsável e a frequência do controlo.
Com o objetivo de ter identificas as atividades de controlo e a frequência das mesmas, os Chefes de Departamento, produzem e mantêm atualizados os programas e a calendarização para a monitorização e medição do desempenho.
Em caso de algum dos resultados da avaliação de riscos não ser aceitável ou se detetarem não conformidades, o responsável atuará segundo o estabelecido no procedimento de não conformidades, ações corretivas e preventivas.
Os equipamentos de trabalho serão submetidos a uma manutenção preventiva e corretiva leva a cabo por pessoal com competência na área da manutenção de equipamentos.
Com o objetivo de monitorizar os incidentes, lesões e afetações de saúde, as avaliações de risco ou qualquer outra avaliação que requeira qualificação técnica, a EN poderá contratar serviços a empresas certificadas.
Recursos Materiais
Sempre que se utilizem equipamentos de medição, deve estar garantido a sua calibração e a devida manutenção dos mesmos
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Medição e monitorização do desempenho
Registos
Os registos relacionados com o presente procedimento são os seguintes: - Programa de monitorização e medição do desempenho
- Planificação da atividade preventiva
- Calendarização da monitorização e medição do desempenho
Escola Naval Código:
Procedimento
Versão: Medição e monitorização do desempenho
I
Plano de medição e monitorização do desempenho
Risco Periodicidade Meios Objetivo RequisitosLegais Doc. Associadoe Registos Responsável Escola Naval
Impresso
Medição e monitorização do desempenho