A proposta foi definida considerando as características das IES e embasada na literatura pertinente; foram determinadas as etapas de implantação do ABC na Instituição em estudo, objetivando viabilizar ações estratégicas para suprir as deficiências dos seus atuais sistemas de informações. Implantação em três etapas, conforme demonstrado na Figura 10.
Figura 10-Procedimento proposto para implantação do ABC PLANEJAMENTO DO PROJETO
PREPARAÇÃO DOS ENVOLVIDOS
EXECUÇÃO DO PROJETO
Definir meios de coleta de dados
Definir objeto de custo
Identificar atividades desempenhadas
Levantar recursos
Identificar recursos de cada setor
Identificar direcionadores de recursos
Calcular custos de atividades
Identificar direcionadores de atividades
Calcular custos unitários das atividades
Analisar resultados
Prevê-se a implantação do ABC em três etapas, que serão descritas a seguir, para melhor compreensão de análise e lógica de investigação.
4.1 PLANEJAMENTO DO PROJETO
Planejamento é um processo muito importante, tendo em vista permitir a fixação da direção do trabalho proposto e a evolução da organização.
Nessa fase, deve-se proceder à escolha das alternativas para alcançar os resultados desejados, definir claramente os objetivos, escopo do projeto, os recursos necessários para a sua consecução, o tipo de projeto a ser realizado, optando por projeto piloto ou implantação global e os prazos para implantação do mesmo.
No caso deste trabalho, pode-se entender que o planejamento é a fase em que os gerentes precisam ter em mente a necessidade de a empresa implantar uma nova metodologia de custos e, sendo possível, com o tempo e os recursos disponíveis. Devem questionar também sobre a eficiência do sistema de custeio em uso, o que a organização pretende com a implantação do ABC, ressaltando quais são os benefícios advindos deste, que tipo de informação fornece e se realmente é viável para a organização.
A empresa deve fixar metas a serem seguidas, definir o que tem de ser feito para atingir os objetivos propostos, tendo a consciência de que estabelecer metas de curto e longo prazos é fundamental nesta fase, pois possibilita a elaboração do projeto com base nas necessidades apontadas a partir das mesmas, e, conseqüentemente, podem ser ajustadas aos objetivos e às necessidades da organização, evitando assim desperdício de tempo.
4.2 PREPARAÇÃO DOS ENVOLVIDOS NA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO
Para que os trabalhos de implantação de um sistema tenham um melhor desempenho, é necessário designar uma equipe responsável por essa implantação. No tocante à implantação do projeto ABC, é bom que a equipe seja composta de pessoas de vários departamentos, e com todos os envolvidos sentindo-se donos do projeto, entendendo a essência da metodologia proposta e recebendo treinamento inerente ao mesmo. Outro ponto fundamental para o sucesso do processo é que o líder tenha compreensão do mesmo e tenha facilidade de relacionamento, tornando toda a equipe consciente de que nenhum sistema resolve todos os problemas, simplesmente indica o local onde os problemas potenciais estão localizados.
Outro fator que exerce influência significativa no processo de implantação do ABC é o comprometimento da alta administração da organização no sentido de dar suporte e participar do projeto de implementação do mesmo, com o objetivo de se obter resultado satisfatório com a sua implantação.
Como em todo processo de mudança, surgem as barreiras comportamentais, causando empecilho à aplicação da metodologia. Acredita-se que o treinamento e a motivação dos envolvidos aumentará a probabilidade de a implantação do projeto ser bem sucedida, pois se sentirão valorizados pela participação na solução dos problemas.
4.3 EXECUÇÃO DO PROJETO
A fase de execução do projeto consiste na materialização dos meios necessários, organizando-os para que os objetivos propostos sejam alcançados. É nesta fase que se faz a avaliação de desempenho individual. Alguns instrumentos relevantes à fase de execução são relacionados e comentados brevemente:
4.3.1 Definir meios de coleta de dados
A definição das técnicas de coleta de dados deve ocorrer logo após ter claro os objetivos e a finalidade do projeto. Para defini-las é necessário cuidado e adequação ao tipo de pesquisa julgada mais conveniente, ou seja, aquelas que possibilitem atender as expectativas do pesquisador, pois é a partir dos dados coletados que se definem as atividades a serem custeadas. Algumas técnicas usadas são apresentadas a seguir:
a) a observação deve ser utilizada para complementar informações obtidas anteriormente por meio de ouras técnicas. Por meio de simples visitas a departamentos, consegue-se de forma mais rápida as informações complementares necessárias ao projeto.
b) o questionário usa esta técnica quando necessária à coleta de informações mais conscientes e elaboradas face ao tempo disponível que as pessoas terão para o seu preenchimento . Daí ser mais utilizada fornecendo resultados bastante viáveis; c) a entrevista, como toda técnica de coleta de dados, quando bem conduzida busca
informações relevantes para completar a coleta de dados sobre o ABC. Por se tratar de um processo interativo, em forma de comunicação verbal, possibilita atender às expectativas do entrevistador, permitindo ao entrevistado melhor conhecimento do assunto que esta sendo tratado.
4.3.2 Definir objeto de custo
Quando se vai definir o objeto de custo, faz-se necessário análise das relações das atividades levantadas com o objeto a ser estudado.
4.3.3 Identificar atividades desempenhadas
Para o custeio do ABC, faz-se necessário a identificação e a classificação das atividades mais relevantes dentro de cada setor, mapeando-as a partir da estrutura funcional da organização e o registro do tempo respectivo. Nesta etapa é interessante entrevistar os responsáveis pelo setor e sua equipe, objetivando identificar as atividades relevantes de seu setor.
Para a análise de custeio de produtos, caso desse trabalho, é prudente agrupar algumas atividades facilitando assim a administração do modelo. É necessário ter em mente que quanto mais detalhadas forem as atividades propiciará ao chefe do setor mais percepção das possíveis melhorias, possibilitando conhecimento de quais atividades não adicionam valor ao produto, para posterior eliminação. O detalhamento das atividades depende do resultado que se quer alcançar.
É de suma importância para o uso do ABC conhecer o quanto uma atividade destinada ao custeio de um produto consome dos recursos da empresa e como está sendo administrada, visando contribuir, ao final, para o resultado de sucesso.
Ao optar pelo custeio por atividades, a ênfase está em identificar as atividades mais significativas e suas relações com os produtos gerados por elas. Deve ter em mente que as atividades precisam ser estabelecidas em função dos objetivos propostos pela Instituição.
4.3.4 Levantar recursos
Esta etapa envolve coleta de dados referentes aos recursos consumidos pela organização, num certo período, tendo como base os registros financeiros e contábeis da empresa. Os recursos coletados são distribuídos para as atividades mediante a utilização de direcionadores de custos e posteriormente ao objeto de custo.
4.3.5 Identificar recursos de cada setor
Após conhecer os recursos consumidos pela organização torna-se mais fácil a identificação dos recursos consumidos por cada setor. Procede-se a identificação desses recursos utilizando-se de direcionadores de recursos para alocar os custos indiretos e diretos necessários à manutenção do setor. Primeiramente, aloca-se os recursos ao setor e em seguida faz-se a distribuição as suas atividades.
4.3.6 Identificar direcionadores de recursos
Os direcionadores de recursos são utilizados no ABC basicamente para rastrear e indicar os recursos consumidos pelas atividades, são determinantes da ocorrência de uma atividade, por meio deles tem-se uma visão clara de como as atividades consomem recursos ao serem realizadas. A escolha dos direcionadores de custos representa fator importantíssimo para o desenho e o sucesso da implantação do ABC, pois demonstra a maneira como as atividades se utilizam dos recursos da empresa. No momento da definição desses direcionadores é prudente contar com a colaboração do responsável pelo setor juntamente com sua equipe diretamente envolvidos no processo no sentido de se averiguar como as atividades ocorrem, quanto dos recursos da organização elas consomem e qual o fator determinante dessa atividade.
Os direcionadores de recursos caracterizam-se como primeiro estágio da apropriação de custos, representam a base para proceder a alocação dos recursos consumidos pelas atividades. Os direcionadores de recursos são usados somente quando sentir impossível a alocação direta dos recursos às atividades. Para mensuração das atividades deve-se estabelecer a relação entre os recursos consumidos e as atividades.
4.3.7 Calcular custos de atividades
Conhecidas as atividades desempenhadas pelos setores, para efeito de cálculo, deve-se atribuir a elas parte dos custos indiretos dos setores. Para tanto, é necessário estabelecer uma relação de causa e efeito entre a ocorrência da atividade e o fator gerador dos custos através de um direcionador de recursos rastreando os custos incorridos no setor para as suas respectivas atividades. Como exemplo de alocação dos custos com pessoal à atividades de um setor, primeiramente identifica-se o direcionador gerador desses custos, no caso do custo com pessoal e melhor direcionador é o tempo que o empregado necessita para desempenhar essa
atividade, posteriormente faz-se o rastreamento dos custos ás atividades com base nesse direcionador. Os recursos são atribuídos às atividades com a finalidade de determinar o custo da atividade.
A mensuração do custo das atividades apurado mediante direcionadores específicos constituem-se em informações expressivas para gestão da Instituição.
4.3.8 Identificar direcionadores de atividade
Identificadas as atividades ao custeio, a próxima etapa é identificar os direcionadores que determina como os produtos consomem recursos das atividades que servem para custeá-los, ou seja, esse direcionador determina a proporção em que uma atividade foi consumida para manter um produto. Assegurando a correta identificação dos direcionadores mais apropriados, faz-se necessário a participação dos funcionários do setor nesse processo, colaborando na determinação da freqüência da ocorrência desses direcionadores. Caso existam registros atuais na coordenação de processamento de dados, as freqüências atribuídas aos direcionadores podem ser encontradas.
Os direcionadores de atividades têm como função rastrear os custos das atividades aos objeto de custo. Eles diferem de empresa para empresa, a quantidade de direcionadores depende dos objetivos iniciais do projeto, da complexidade dos produtos e da disponibilidade de recursos da empresa.
A fase de identificação dos direcionadores é considerada uma das mais importantes na apuração dos custos de uma organização, pois permite estabelecer uma relação de causalidade entre os recursos consumidos pelas atividades e desta pelos produtos.
4.3.9 Calcular custos unitários das atividades
Uma vez identificadas as atividades desempenhadas pelos setor e necessárias à manutenção do objeto de custo, para efeito de cálculo dos custos unitários dessas atividades deve-se quantificar e qualificar a ocorrência dos direcionadores a serem utilizados. procede- se à distribuição dos recursos do setor, juntamente com seus responsáveis, com o objetivo de atribuir o direcionador mais adequado para rastrear os custos às atividades. O custo unitário das atividades encontrado poderá ser usado para direcionar as atividades para várias finalidades. A identificação dos direcionadores de atividades adequadas para cada tipo de atividade, permite o cálculo unitário de cada atividade.
Utiliza-se para o cálculo do custo unitário da atividade a seguinte formula: a) custo
unitário do direcionador = custo total da atividade dividido pelo número total de
direcionadores.
4.3.10 Levantar custos do objeto
Identificadas as atividades relevantes, os direcionadores de custos e os custos unitários das atividades, a próxima etapa é custear o objeto de custo. Para tanto, multiplica o valor unitário do direcionador pela quantidade de direcionadores de atividade correspondente, compondo o custo indireto do objeto de custo que será somado aos custos diretos, formando o custo total do objeto de custo.
4.3.11 Analisar resultados
É na etapa da análise das informações que se deve interpretar cuidadosamente os resultados e estabelecer a ligação entre os resultados obtidos com outros conhecidos, de modo a extrair todas as contribuições que possam ser oferecidas à empresa, de forma que as informações geradas sejam adequadas, em qualidade e quantidade, para suportar os objetivos para os quais o ABC foi projetado.
Normalmente, as apresentações dos resultados são feitas por meio de relatórios, onde os dados são transformados em informações, que por sua vez têm de ser relevantes, verdadeiras, claras e objetivas, possibilitando, assim, tomadas de decisões seguras, com o objetivo de atender as expectativas da empresa quanto aos resultados futuros.
4.4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
As etapas descritas para realização deste trabalho podem ser adaptadas ao tipo de pesquisa que se pretende, e as etapas para implantação do projeto ABC são adaptadas às necessidades e características da empresa de conformidade com os objetivos propostos.
Os resultados demonstrados pelo custeamento baseado em atividades, representam instrumento eficaz para tomada de decisão, por serem extremamente compatíveis às necessidades da Instituição devido a complexidade e diversidade dos seus produtos e serviços.
No caso desta dissertação, o modelo de implantação do ABC tem como objetivo apoiar os procedimentos estratégicos de tomada de decisões em uma Instituição de Ensino Superior, principalmente no se refere à gestão de custos.