Nesse estudo, foram utilizados a combinação de vários métodos para coleta de dados. Segundo a visão de Yin (2016), a união de várias técnicas, reforça a pesquisa. Dessa forma, foram associadas técnicas da metodologia do
BPM (para levantamento das demandas do setor e mapeamento dos fluxos de processo), com a pesquisa bibliográfica e análise documental, disponível via SIPAC e outros locais. Além desses, realizou-se entrevista não estruturada (aberta) com os integrantes. A técnica de entrevista abertas, deixa os indivíduos livres para manifestar o pensamento sem a influência do pesquisador, enquanto que a técnicas de observação participante serve para captar as ações que ocorrem no ambiente e a interação entre as pessoas (YIN, 2016; SAMPIERI, 2013).
Isto posto, com o intuito de atender ao problema e os objetivos desse estudo, foi realizado inicialmente uma pesquisa bibliográfica, para subsidiar o trabalho e obter um entendimento mais abrangente sobre o conceito de obras na administração públicas. Ainda no embasamento teórico, buscou-se explicitar no item sobre medidas de desempenho, questões que seriam utilizadas nesse trabalho. Foram abordados temas como: algumas partes do método BPM de análise e melhoria contínua; indicadores de desempenho; sistemas de medição; e painéis de indicadores.
Para tanto, as principais fontes utilizadas foram: as legislações vigentes, como a lei 8.666/93, CF/88, o manual de licitações do TCU; publicações acadêmicas, obtidas no portal de periódicos do CAPES e da BDTD – Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações; além da consulta em livros de autores renomados. A compilação do estudo encontra-se no capítulo 2 desse trabalho.
O desenvolvimento da pesquisa ocorreu em três etapas: Na primeira, foi realizado a pesquisa bibliográfica para embasamento teórico e pesquisa documental interna com a seleção dos documentos que seriam utilizados na pesquisa A segunda etapa foi marcada pelo levantamento das principais atividades da diretoria, desenvolvimento dos fluxos que compõe essas atividades e consulta aos relatórios disponíveis no sistema. Por fim, na última etapa foi realizado a segunda entrevista, desenvolvido um painel de obras e análise das informações, elaborado os indicadores e desenvolvido um painel geral para visualização dos indicadores propostos. O desenho da pesquisa pode ser visualizado na figura 13.
Figura 13 Desenho da Pesquisa
Fonte: O autor
Como técnica de investigação preliminar, ocorreram duas reuniões com o diretor da unidade, em momentos distintos. A primeira entrevista realizou-se durante a primeira fase exposta acima e tinha como objetivo entender as expectativas do novo setor e obter informações sobre como seriam desenvolvidas as atividades da nova diretoria.
Foi empreendido uma pesquisa documental utilizando como fonte o regimento interno da reitoria para averiguar se as atribuições descritas no regimento eram as mesmas desenvolvidas no setor. Também houve consulta a documentos internos da INFRA para localizar a missão e visão organizacional.
Com objetivo de identificar e quantificar as principais demandas do setor, o pesquisador realizou uma busca SIPAC, no intervalo temporal definido e, tendo como base as capas de processos abertas pela secretaria da D.O, foi possível determinar os processos mais requisitados, a técnica utilizada nesse momento foi a aderência a algumas etapas do BPM. Foram executados, ainda, a análise dos documentos produzidos pelos fiscais e secretaria e os procedimentos adotados por eles;
Com o auxílio método BPMN, especificamente, pela utilização do
dos fluxos dos processos com o objetivo de mapear as principais atividades da D.O e desenhar os fluxogramas do setor. Essa etapa de mapeamento é importante, pois é a partir dela que foi possível identificar o que deveria ser medido, auxiliando na criação de indicadores (terceira fase).
Dando continuidade à pesquisa documental, foram realizadas coletas de informações sobre as obras que estavam sob gestão da diretoria no mesmo intervalo temporal. A maior parte das informações estavam disponíveis tanto no sistema SIPAC quanto no ambiente físico (arquivo). No acervo físico se adota a estratégia de arquivar qualquer documento gerado no período de vigência do contrato, separadas por empreendimento.
A consulta ao acervo ocorreu nos momentos em que os dados não estavam disponíveis no sistema ou quando os dados apresentavam informações divergentes. A razão desse levantamento era para classificar as obras de acordo com o tipo “Reforma” ou “Construção e/ou ampliação”, para dar suporte ao desenvolvimento do painel de todas as obras.
Após o desenvolvimento do painel de obras, foi realizado uma nova entrevista com o diretor da unidade, onde investigou-se a existência de indicadores de desempenho para o acompanhamento das atividades do setor e observado o interesse do gestor sobre esse assunto. Nessa fase também foram ouvidos outros membros da D.O, como coordenador, secretário e fiscais. A técnica utilizada nesses dois encontros foi a de entrevistas abertas. O roteiro de entrevista encontra-se no Apêndice A desse trabalho.
Por fim, foi realizado nova pesquisa bibliográfica sobre a construção de indicadores voltados, principalmente, para a construção civil, e o uso de painéis como instrumento de gestão. Na sequência, baseado na visão estratégica da INFRA, foram desenvolvidos alguns indicadores para serem utilizados tanto pela diretoria quanto pelos fiscais de obras, considerando as dimensões de tempo, custo, qualidade e capacidade (ABPM, 2013). Assim, é elaborado o painel de controle, formado pela utilização conjunta de todos os indicadores apresentados.
Para melhor visualização de tudo que foi exposto, a tabela 6 traz um resumo dos métodos e técnicas utilizadas nessa pesquisa.
Tabela 6 Quadro Metodológico
Quadro Metodológico
Método de Pesquisa Método Indutivo (Pesquisa Empírica)
Natureza da Pesquisa Pesquisa Aplicada Abordagem ao Problema Pesquisa Qualitativa
Objetivos Pesquisa Descritiva
Procedimentos Técnicos
Pesquisa Bibliográfica Pesquisa Documental
Estudo de Caso Pesquisa Participante Sujeitos da Pesquisa Membros da D.O
Instrumentos de Coleta e análise de Dados Método BPM Entrevista Aberta Observação Participante Análise Documental Análise Bibliográfica Fonte: O autor
4 RESULTADOS
Nesse capítulo são apresentados os dados que serviram de base para proposição de um painel de indicadores para auxílio a gestão das obras de uma IFES. Inicialmente, são demonstradas as atividades do setor de fiscalização para, em seguida, pesquisar no SIPAC a disponibilidade de relatórios que apoiam a gestão das obras. Fo elaborado uma proposta para acompanhamento das obras e, por fim, criados dos indicadores que fazem parte do painel de indicadores, objeto desse estudo.