PROCEDIMENTOS INTERNOS

RECRUTAMENTO & SELECÇÃO

ADMINISTRATIVOS

1. INTRODUÇÃO

O presente manual tem como principal objectivo, estabelecer normas de trabalho dentro das equipas, para que estas, no seu conjunto, funcionem dentro de uma cultura organizacional, em coerência e concordância, destinando-se a colaboradores, não só que já estejam integrados na “Família Synergie”, como também para os que estão a iniciar a sua missão na nossa “família”.

Não só o cumprimento das regras práticas e funcionais é essencial, como também a componente Humana. Ou seja, o bom ambiente de trabalho. Este bom ambiente apenas se consegue com a cooperação entre os colegas, a sinceridade e honestidade (ninguém nasce ensinado, não é vergonha não saber, é vergonha sim, esconder), vontade de aprender e crescer profissionalmente de uma forma saudável e fazer da nossa Organização um exemplo.

Como é de conhecimento adquirido, para que uma organização funcione, seja ela qual for, é obrigatório o estabelecimento de regras de funcionamento e cumprimento das mesmas em todas as funções existentes, contribuindo assim, para uma boa política organizacional.

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Sendo assim, os pontos seguintes, irão descrever de uma forma sintética as principais tarefas e obrigações, dentro da área Administrativa e da área do Recrutamento & Selecção, tendo sempre presente a questão da confidencialidade.

2. ACOLHIMENTO AOS CANDIDATOS / RECEPÇÃO DE CANDIDATURAS

A recepção de candidaturas, o tradicional “Front Office”, é umas das partes fundamentais para um futuro Recrutamento com sucesso. Uma entrevista bem explorada ao candidato, é o “sumo” que será necessário para uma futura opção de Selecção. Sendo assim, existem algumas variáveis que merecem toda a nossa atenção e algumas perguntas – chave, que poderão abrir portas para os nossos Comerciais.

Passando a factos mais concretos, primeiro há que distinguir o acolhimento da recepção de candidaturas, embora sejam duas vertentes que estejam interligadas. O acolhimento é a forma como nos dirigimos ao candidato. Esta deve ser feita com simpatia, paciência e acima de tudo, disponibilidade para ajudar no preenchimento da ficha de candidatura. Devemos ter sensibilidade para saber falar. Ou seja, temos de saber falar com um candidato de um quadro médio/superior, como também saber adaptar a nossa linguagem a um candidato não qualificado ou mesmo que não saiba ler nem escrever. Ambos merecem a nossa atenção e respeito. Portanto, torna-se necessário identificar logo á partida com que tipo de candidato nos encontramos, para a partir daí darmos seguimento á nossa entrevista.

Quando estamos na realização da entrevista, é essencial verificarmos e confirmarmos os dados biográficos com o candidato:

 Morada (verificar se está completa, se tem numero da porta….)

 Telefone (verificar se está correcto para mais tarde num futuro contacto termos a certeza de que o numero existe)

 Documentos: B.I, Contribuinte (tirar obrigatoriamente uma cópia dos documentos frente e verso, sem estes dois documentos os candidatos não podem ser inseridos na base de dados)

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 Segurança Social (se for primeiro emprego, mencionar e sendo assim não têm número, caso tenham o cartão, também se torna necessário a cópia do mesmo)

No decorrer da entrevista é importante explorar todos os campos que nos são apresentados na ficha de candidatura. Se tem algum curso de formação e especificar qual. Conhecimentos de línguas estrangeiras, conhecimentos de informática e quais os programas. Qual a disponibilidade do candidato, se está pendente de alguma entrevista, quais as zonas que ele tem interesse e mobilidade para trabalhar, se se encontra disponível para trabalhar todos os dias da semana, se tem preferência por trabalho diurno ou nocturno, se é casado, solteiro, quantos titulares, quantos dependentes, se tem transporte próprio, se está a receber fundo de desemprego, como conheceu a nossa empresa e se está disponível para qualquer tipo de oferta de trabalho ou qual a sua área de interesse.

Chegamos então, a uma das partes mais importantes, não descorando todas as outras, á parte da experiência profissional. A experiência profissional deverá ser explorado ao máximo. Conhecer bem as funções que o colaborador exerceu em cada empresa, qual a duração em cada empresa e o porquê de ter saído das mesmas. Saber se foi rescisão e o porquê ou se foram pedidos de demissão. Com esta informação, já podemos ter uma ideia generalizada se o candidato é estável ou instável. Uma questão que também se torna pertinente, é facto de sabermos se já trabalhou com alguma empresa de Trabalho Temporário e em qual empresa. Esta informação deve ser transmitida á área comercial, através do preenchimento do Mapa da Concorrência (anexo I).

Passamos para o último campo: campo das observações. Este deve ser preenchido quando o candidato já não estiver na nossa presença. Neste campo, devemos descrever as características (físicas e psicológicas) que mais se salientaram no candidato, a nossa percepção em relação ao candidato e outras informações que poderemos achar pertinentes.

Em suma, o preenchimento da ficha biográfica e a exploração detalhada da mesma, constituiu uma base muito importante para um futuro Recrutamento. Temos de ter consciência que um Recrutamento pode ser feito por alguém que não fez o acolhimento ao candidato, mas que ao analisar a candidatura do mesmo, a percepcione e entenda como se o tivesse entrevistado.

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3. RECEPÇÃO/RESPOSTA A CANDIDATURAS

Existem várias formas de recebermos candidaturas, ou porque colocamos um anúncio no Jornal ou porque divulgamos uma oferta de trabalho no nosso site da Internet ou porque fizemos uma operação Blitz Recrutamento ou então, por espontaneidade do candidato.

Todas as candidaturas recebidas devem ter um seguimento. Aquando da recepção das mesmas, devemos entrar em contacto com o candidato a confirmar a recepção do currículo e solicitar que se desloque á agência para a podermos formalizar, acompanhado dos documentos pessoais: Bilhete de Identidade, Cartão de Contribuinte e Cartão de Segurança Social. Se a candidatura tiver sido enviada por e-mail, devemos dar a resposta também via e-mail. Caso a área de residência do candidato seja mais próxima de uma outra agência, devemos dar indicação da morada ao candidato e o contacto telefónico.

Se a candidatura é de resposta a algum anúncio, devemos transmitir ao candidato o ponto de situação, ou seja, se a vaga já foi preenchida, se ainda nos encontramos num processo de pesquisa de candidaturas, se já existem entrevistas a decorrer com o nosso cliente. Como também, devemos sempre dar indicação ao candidato, do encerramento do processo.

Todas as candidaturas recebidas devem ser introduzidas no nosso programa informático, para uma melhor gestão.

4. RECRUTAMENTO / PESQUISA DE CANDIDATURAS

Quando surge um processo de recrutamento, existem vários aspectos a ter em conta. Saber qual o perfil que nos é solicitado (homem ou mulher, idade, habilitações, robustez física, conhecimentos de línguas ou não….) e qual a função que irá desempenhar. Só poderemos passar a uma fase de triagem de candidaturas, se soubermos estas duas questões.

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A Synergie Portugal é uma empresa de Trabalho Temporário, cuja actividade consiste no Recrutamento e Selecção de todo o tipo de Profissionais, colocando-os a trabalhar nas diversas empresas do mercado, ao abrigo da Lei 7/2009, de 12 de Fevereiro, 53/2011 de 14 de Outubro e 23/2012 de 25 de Junho.