Devido aos procedimentos de tratamento e monitoramento de riscos utilizados, este trabalho pode ser classificado com relação à abordagem como sendo qualitativo. Do ponto de vista dos objetivos pode-se caracterizar este estudo como sendo uma pesquisa exploratória. Já de acordo com os procedimentos técnicos adotados, este trabalho pode ser definido como um estudo de caso, onde o procedimento proposto foi aplicado em uma instituição pública de ensino superior, no caso a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). O risco analisado foi o de Interrupção de contrato, considerado crítico para o processo de aquisição de suprimentos.
A UFRGS foi fundada em 1895 e tem sede na cidade de Porto Alegre, capital do estado do Rio Grande do Sul, onde ministra cursos desde o Ensino Fundamental até a Pós-graduação. Atualmente possui 29 unidades acadêmicas, 28 unidades gestoras responsáveis, 89 cursos de graduação presenciais e 4 a distância, 71 mestrados acadêmicos, 9 mestrados profissionais e 68 doutorados, abrangendo todas as áreas do conhecimento (UFRGS, 2016).
O processo de aplicação deste trabalho foi o de Planejamento de Aquisições e o subprocesso de Licitações. O primeiro surgiu com o intuito de diminuir a quantidade de fracionamento na compra de bens e serviços. Já o subprocesso de Licitações é responsável por 80% de todas as aquisições de bens e serviços da instituição.
O processo se baseia em um fluxo linear composto por quatro etapas: (i) Planejamento de Aquisições, que tem a função de receber as demandas de cada unidade da UFRGS para o ano seguinte e organizar um calendário de compras; (ii) Aquisição de Bens e Serviços, que efetua a aquisição em si; (iii) Recebimento, que tem a função de receber o que foi adquirido; e (iv) Desfazimento, responsável pelo descarte de itens
adquiridos. Este fluxo é auxiliado pelos processos de gestão de contratos, gestão de estoques e gestão patrimonial.
A UFRGS tem como aspecto a independência de suas unidades acadêmicas na tomada de decisão. Devido a este fato, está sendo desenvolvida em nível tático a gestão por processos, que consiste no gerenciamento dos macroprocessos considerando o plano estratégico da instituição (FLORES; SOUZA, 2017);.
Por este motivo, foi formado o Grupo de Processos (GP) com servidores da instituição que atuam em setores diretamente ligados ao processo de suprimentos e que tem como objetivo implementar a GR neste processo. Este grupo é composto por: (i) dois representantes do Escritório de Processos da UFRGS (EP); (ii) dois representantes da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAN), entre eles o servidor que conduzia as reuniões do GP; (iii) um analista de riscos; (iv) um representante do Almoxarifado; (v) um representante da Gestão de Contrato; (vi) um representante da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGESP); (vii) um representante da Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE); (viii) um representante da Superintendencia de Infraestrutura (SUINFRA); (ix) um representante de suprimentos da Pós Graduação; (x) dois representantes de unidades acadêmicas; dois analistas de TI; e (xii) três pesquisadores de GR.
Este trabalho está dividido em três etapas: (i) identificação de ações de controle de risco; (ii) apresentação e aplicação de um procedimento para priorizar as ações de controle; e (iii) identificação de indicadores de desempenho para o processo de aquisição de suprimentos. Estas etapas são representadas graficamente na Figura 4.1.
Figura 4.1 – Etapas de elaboração do artigo 3
Na Figura 4.1 também está indicado como que as etapas de elaboração deste trabalho se relacionam com as etapas da GR de acordo com o modelo da ISO 31000 que está sendo implementado no processo de aquisição de suprimentos na UFRGS. Assim, o tratamento de risco engloba as etapas de identificação de ações de controle e aplicação do procedimento para priorização de ações. O monitoramento de riscos engloba a etapa de identificação de indicadores de desempenho.
Na etapa de identificação de ações de controle foi utilizado o método Brainstorming entre os integrantes do GP de suprimentos. Este é o método mais utilizado tanto para identificação de riscos (SHAW, BURGESS; MATTOS, 2005). Neste método, os integrantes do grupo fornecem sugestões para resolução de problemas, gerando um maior número de ideias em um menor tempo, se comparada com outros métodos que possuem a mesma finalidade. Foi realizada uma reunião, com duração de duas horas, onde os integrantes do GP de Suprimentos apontaram ações para combater as causas principais relacionadas ao risco de Interrupção de contrato.
A etapa seguinte a identificação de ações de controle é a priorização destas. Para isto, foi proposto um procedimento que leva em consideração três variáveis que devem ser apontadas para cada causa: (i) impacto (I) que a ação causa no processo; (ii) o tempo (t) que leva para a ação ser implementada; e (iii) o investimento (In) de implantação da ação. O produto destas três variáveis, conforme equação (4.1), gera o Índice de Priorização (P), valor utilizado para se estabelecer a ordem de priorização das ações de controle.
𝑃 = 𝐼 ∗ 𝑡 ∗ 𝐼𝑛 (4.1)
Estas variáveis foram selecionadas pois estão diretamente relacionadas a viabilidade de aplicação de cada ação de controle. Este procedimento é muito similar a Matriz GUT, que utiliza dos parâmetros gravidade, urgência e tendência para resolução de problemas (GOMES, 2006). Assim, os integrantes do GP de Suprimentos realizaram mais uma reunião para apontar valores para cada variável referente a cada ação de controle, utilizando a escala apresentada na Tabela 4.1.
Tabela 4.1 – Escalas de impacto, de tempo e de investimento
Escala Impacto Tempo de implantação Investimento 1 Melhoria incremental em um ponto do processo Acima de 1 ano Envolve recurso financeiro
2 Melhoria incremental de ampla abrangência no processo Entre 3 meses e 1 ano
A ação envolve membros do GP, outros atores do processo e outros setores e/ou desenvolvimento de
sistema
3 Melhoria radical de ampla abrangência no processo Até 3 meses A ação envolve membros do GP e outros atores do processo Fonte: Autores
As ações foram então priorizadas e alocadas a diferentes membros do GP de Suprimentos, que ficaram responsáveis por aplicar tais ações. Em seguida, cada membro apresentou aos demais as ações que foram tomadas e os resultados obtidos na melhoria do processo.
A última etapa deste trabalho é o monitoramento de riscos, que neste caso foi feito por meio de indicadores de desempenho do processo de aquisição de suprimentos. Estes foram propostos pelos membros do GP de Suprimentos, também por meio do método Brainstorming. Foram realizadas duas reuniões, sendo que na primeira os indicadores foram propostos e na segunda os mesmos foram revisados.
Para a proposição de indicadores, algumas questões tiveram que ser observadas, como a disponibilidade de dados para que se possibilite seu cálculo e a representatividade de cada indicador, ou seja, se estes de fato representam de maneira satisfatória os resultados obtidos pelo processo de aquisição de suprimentos.
Além disso, também foi verificado junto ao GP de Suprimentos a existência de influência entre o risco de Interrupção de contrato e os indicadores. Esta influência pode ser passiva, ou seja, a ocorrência da Interrupção de contrato influencia o indicador, ou ativa, quando o valor do indicador causa uma Interrupção contratual.
4.3 Resultados e Discussões