Todas as segundas, quartas e sextas-feiras é realizado o aprovisionamento de materiais de embalagem. Os materiais de embalagem incluem todos aqueles materiais que são necessários para a obtenção de uma palete completa (paletização), tais como intercalares de plástico e cartão
(tabuleiros), estrados de madeira (paletes) e plásticos de envolvimento. Como referido, a compra destes materiais é realizada de modo central em Avintes, para as cinco fábricas da Península Ibérica.
À segunda, quarta e sexta-feira é realizado o aprovisionamento de materiais de embalagem. Esta regularidade é necessária para permitir o controlo das necessidades de compra, uma vez que o planeamento da produção varia bastante ao longo da semana e, consequentemente, os materiais de embalagem que é necessário comprar.
Apesar desta periodicidade de aprovisionamento, não foi identificado um modelo de revisão de inventário que se aplicasse ao modo de aprovisionamento dos materiais de embalagem na BA. Este é um processo que ainda se encontra em desenvolvimento e o seu futuro modo de aprovisionamento ainda se encontra em discussão na BA.
3.4.1 Descrição do processo
A Figura 17 ilustra detalhadamente o processo de aprovisionamento de materiais de embalagem.
Figura 17 – Fluxograma do processo de aprovisionamento de materiais de embalagem
Primeiramente, as necessidades semanais, ou seja, os consumos previstos de cada material para cada dia da semana, são exportadas do SAP para o Excel. No Anexo G pode-se observar a transação do SAP de onde são exportadas estas informações.
Posteriormente, no caso das paletes, o aprovisionador recebe um ficheiro Excel, enviado por cada fábrica da Ibéria, com as contagens do stock atual, uma vez que existe uma dificuldade em manter o stock atualizado em SAP, como será explicado mais à frente. Recebe, também, um email dos reparadores de paletes com as contagens da quantidade que irá retornar à fábrica (de dois em dois dias) uma vez que este é um valor bastante incerto. Isto porque existem paletes de dois tipos: retornáveis (retornam à fábrica após a expedição) e não retornáveis. Estes procedimentos são realizados para que o aprovisionador tenha conhecimento do stock disponível e atualizado, todas as segundas, quartas e sextas-feiras, antes de analisar as necessidades de compra.
De seguida, o aprovisionador deduz o stock com que ficará no final da semana, recorrendo ao valor dos consumos futuros e do stock inicial. Posteriormente, é definida a quantidade de material que deve ser comprada de modo a evitar a rutura de stocks. As encomendas de material são, depois, realizadas no SAP. No caso das paletes, devido ao seu elevado preço de compra, o aprovisionador, primeiramente, analisa a possibilidade de transferência entre fábricas.
3.4.2 Identificação de problemas e propostas de melhoria
Alguns problemas foram identificados no processo de aprovisionamento de materiais de embalagem. Este é um processo bastante manual, que depende muito da sensibilidade de quem o realiza, já que o aprovisionador, no seu dia-a-dia, é confrontado com questões cuja resposta não se encontra objetivamente definida e “strandardizada”, principalmente quando se trata de paletes.
Problema 1 e respetiva proposta de solução:
De facto, existe uma dificuldade em obter, em tempo real, informação sobre quantas paletes vão retornar de determinado cliente, e das recebidas, quantas podem ser reutilizadas. Isto traduz-se numa dificuldade em manter o stock de paletes em SAP atualizado, já que o número de paletes que retorna á fábrica é incerto. Consequentemente, existe uma dificuldade em definir a quantidade de paletes a comprar e, como tal, é necessário realizar o aprovisionamento três vezes por semana de modo a controlar os níveis de stock (desperdício “excesso de processamento” da filosofia Lean). Uma possível resolução deste problema passa pelo desenvolvimento de previsões (forecasting) da quantidade de paletes de cada tipo que se espera que retorne a cada fábrica, auxiliando na gestão do stock e aprovisionamento. Tal pode ser obtido recorrendo a dados históricos dos retornos de cada palete a cada fábrica e analisando as correspondentes séries temporais, dados que a BA possui, pelo menos, dos últimos dois anos.
Problema 2 e respetiva proposta de solução:
Outro dos problemas identificados consiste no facto de os mapas de contagem de paletes enviados por cada fábrica serem todos diferentes, havendo alguma dificuldade de visualização do stock. Verifica-se, assim, o desperdício “excesso de processamento” da filosofia Lean. Com o intuito de uniformizar este processo, um ficheiro poderia ser partilhado na rede, onde cada fábrica iria preenchendo com as contagens de cada palete. Isto garante que a estrutura das informações de cada fábrica seja semelhante e torna a visualização do stock mais fácil e o seu registo mais rápido e menos sujeito a erros.
Problema 3 e respetiva proposta de solução:
Foi, ainda, identificada uma dificuldade no aprovisionamento de tabuleiros. Muitos tipos diferentes de tabuleiros são utilizados na paletização, algo que para a BA não se justifica. De facto, verificam-se 14, 12, 18, 14 e 25 tabuleiros diferentes nas fábricas de Avintes, Marinha Grande, Villafranca, Léon e Venda Nova, respetivamente. Este elevado número de tabuleiros deve-se essencialmente a especificações dos clientes, que desejam receber a palete completa com um tabuleiro de determinado tipo. Para solucionar este problema, foi dado conhecimento às fábricas das regras para a utilização dos tabuleiros, expostas no Anexo H. Todos os tabuleiros cuja tipologia não esteja definida no Anexo H, devem ser terminados.
Durante o desenvolvimento deste projeto, houve um acompanhamento na substituição dos tabuleiros, segundo as regras referidas, para as cinco fábricas da Ibéria. É de notar que este é um processo complexo que requer bastante organização. Por um lado, existem algumas restrições por parte dos clientes relativamente aos tabuleiros a serem utilizados, sendo necessária a pré-comunicação e a sua aceitação das alterações. Por outro lado, após a aprovação para a troca de tabuleiros por parte dos clientes, as listas técnicas têm de ser atualizadas, tendo sempre em mente que antes de qualquer alteração, o stock dos tabuleiros antigos tem de ser acabado. Durante o projeto, foram reduzidos, ao todo, 12 tabuleiros, o que corresponde a uma redução do seu número em 29% em Avintes, 8% na Marinha Grande, 22% em Villafranca e 8% na Venda Nova.
3.5 Processo de aprovisionamento de consumíveis, refratários, peças de