Processo de Aquisição e Gestão de Contratos

Nos EUA não existe uma legislação de caráter nacional que estabeleça o processo de aquisição para todos os entes federativos. Ao contrário, cada ente possui independência para definir sua própria regulamentação. No plano federal, o regulamento que rege as compras públicas é o Federal Acquisition Regulation (FAR)71. Entretanto, cada agência pode desenvolver seus próprios regulamentos de compra, que serão aplicados em conjunto com o FAR, obviamente não podendo conflitar com o mesmo.

O FAR é um regulamento extenso e com elevado grau de detalhe. São 7 sub-capítulos, perfazendo um total de 53 partes, distribuídas ao longo de aproximadamente 1.900 páginas. Segundo Liberman e Morgan (2007, p.33), quando combinadas, ―... the FAR and its agency supplements exceed 5.000 printed pages‖. Na essência, o regulamento abrange o planejamento da aquisição, os métodos de contratação, os tipos de contratos, os requisitos de um contrato, tipos especiais de contratação, a gestão do contrato e programas socioeconômicos que ensejam tratamento diferenciado para fornecedores (LIBERMAN; MORGAN, 2007).

Outro aspecto de importância para a compreensão do processo de aquisição de produtos e serviços, são os agentes responsáveis por sua implementação. A figura chave nesse processo é o Government Contracting Officer (CO), que é o representante legal do governo para efeito de compras e contratações, possuindo amplos poderes para firmar, modificar ou encerrar contratos. Seu poder advém de um documento, chamado Warrant e só pode ser exercido na medida do especificado no mesmo. O CO ainda conta com uma equipe de especialistas que o auxiliam, incluindo o Quality Assurance Representatives (QAR), compradores, analistas de custos e auditores. Outros agentes que podem participar da administração e supervisão da execução do contrato, embora sem o mesmo grau de poder do CO, são o Administrative Contracting Officer (ACO), o Contracting Officer Representative (COR) e o Contracting Officer Technical Representative (COTR) (LIBERMAN; MORGAN, 2007).

Aqueles que desejarem se tornar fornecedores do governo federal norte-americano precisam ser pré-qualificados. Em face da legislação, o governo só pode adjudicar um contrato

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O conteúdo do FAR é resultado de legislações aprovadas pelo legislativo e incorporadas pela norma, além das mudanças propostas internamente pelo Executivo e procedidas conforme o processo anteriormente descrito. Exceto pelas partes fruto de legislação específica, o restante do FAR possui, em face desta condição de norma interna ao Executivo, uma grande flexibilidade, que permite a incorporação de novas ideias, com relativa rapidez.

para um fornecedor classificado como ―responsible‖ contractor. Tal classificação é dada pelo CO, com base nos seguintes critérios: 1) O contratante deve ter ou ser capaz de obter as condições financeiras e materiais para a implementação do contrato; 2) deve ter ou ser capaz de obter a experiência, as habilidades gerenciais e técnicas para a implementação do contrato; 3) deve ter um histórico satisfatório de serviços prestados ao governo72; 4) deve ter um histórico satisfatório de integridade e ética empresarial; 5) deve ser capaz de cumprir com o cronograma e os parâmetros de performance estabelecidos para o contrato, a despeito de eventuais outros compromissos empresariais (LIBERMAN; MORGAN, 2007). Note-se que a preocupação pública federal norte-americana, quanto aos fornecedores, não é a formação de um cadastro meramente burocrático, prioritariamente voltado para dados tributários, previdenciários ou trabalhistas. Semelhante ao setor privado, a questão central é a capacidade do fornecedor de ofertar produtos e serviços com qualidade, evitando que o setor público incorra em desperdícios ou custos desnecessários.

Kelman (2002a, p.2), divide didaticamente o processo de aquisições federais norte- americano da seguinte forma: ―(l) develop a business strategy (specify requirements for what will be bought, choose an appropriate contract arrangement and incentives), (2) select the right suppliers, and (3) administer the contract once signed‖. Esta divisão se reflete no FAR - Parte 7, onde o processo com suas três fases, pode ser desmembrado em 85 passos73. O Quadro 2.2 permite sua visualização resumida.

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Fornecedores que tenham histórico de prestação de serviços de baixa de qualidade podem ser suspensos da possibilidade de contratar com o setor público federal por um período de até 3 anos, passíveis de prorrogação. O governo mantém um registro dos fornecedores nestas condições, o excluded party list system (www.epls.gov) (LIBERMAN; MORGAN, 2007).

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Para um aprofundamento sobre todos passos e procedimentos envolvidos no processo como um todo, sugere-se a leitura de Fowler; Nissen (2001) e a consulta do sítio: http://www.fai.gov/training/blueprints.asp, especialmente este último, que traz as apostilas de treinamento abrangendo todos os módulos do processo de compras.

Quadro 2.2 – Processo de Aquisição Federal Norte-americano

Fonte: adaptado de Fowler; Nissen (2001, p.155).

Note-se que as fases de planejamento da compra e gestão de contratos, respectivamente os extremos do processo de aquisição, mais que pela importância normativa, são relevantes por seu caráter estratégico em relação ao resultado final da compra, que normalmente é expresso em termos de agilidade do processo, qualidade e preço dos produtos adquiridos e custos do processo de aquisição, aproximações públicas do binômio privado: geração de valor e redução de custos.

Embora a análise exaustiva do processo de compras não seja o objetivo deste trabalho, algum aprofundamento é indispensável. Na sequência são apresentados, sucintamente, alguns elementos que compõem cada uma das fases do processo de aquisição, sem os quais não se consegue uma perspectiva adequada das aquisições federais norte-americanas:

a) Planejamento da Aquisição – O FAR dedica todo o sub-capítulo B, ―Competição e Planejamento da Aquisição‖, com 9 partes e em torno de 150 páginas impressas, ao processo de planejamento da compra. Numa estrutura preocupada com a redução do desperdício e custos desnecessárias, os passos estão ajustados aos conceitos apresentados nos itens 3.1.1 e 4.1 (do capítulo anterior), ou seja: definição da demanda, especificação do objeto, determinações quantitativas e estabelecimento da estratégia de aquisição, com atenção especial para pesquisa de mercado e sazonalidades.

Federal Acquisition Process Phase I. Acquisition Planning

A. Determination of Need