Processo de armazenamento

Estando os estoques estruturados e distribuídos corretamente no pátio da filial, é necessário então, trabalhar alguma alternativa que auxilie a empresa na realização dos processos de movimentação e armazenagem do material fabricado. Essas tarefas, se bem organizadas tem a capacidade de reduzir gradativamente a desordem nos processos de armazenagem das peças, ou seja, mais um dos problemas anteriormente diagnosticados.

Observando a atual distribuição dos processos após o fechamento das ordens de serviço, constatou-se a necessidade de rever a maneira e os métodos utilizados, principalmente na movimentação das peças finalizadas. Com base nisso, foi realizado um estudo onde, a partir do modelo de movimentação e armazenagem utilizado atualmente, foi possível desenvolver uma proposta de alteração e aperfeiçoamento desse mesmo cenário.

Esse “novo” modelo possui as mesmas etapas, porém apresenta alguns pontos fundamentais que auxiliam os processos de armazenagem e expedição como um todo, aumentando o controle sobre os itens fabricados, agregando eficiência, eficácia e confiabilidade aos setores, tarefas e procedimentos envolvidos.

Basicamente, esse “novo” modelo de processo de movimentação das peças já finalizadas se inicia no setor de preparação. Quando a produção de um determinado item é concluída, a peça é encaminhada até o setor de preparação, onde deverão ser realizadas seguintes tarefas:

 Identificar a peça com seus respectivos dados (código, descrição, quantidade, ordem de serviço, pedido, cliente e cidade);

 Fechar a ordem de serviço da peça via sistema;

 Alocar a peça, via sistema, no box MATRIZ.

Após efetuar esses procedimentos, a equipe de preparação deverá encaminhar o material embalado e identificado até o box MATRIZ, que se encontrará nos fundos da empresa, próximo a área de faturamento. Lá, a peça deverá ficar alocada até ser enviada para a filial ou, em alguns casos, ser coletada pelo seu cliente. As peças armazenadas no box MATRIZ só deverão ser enviadas para a filial quando possuir uma quantidade considerável de itens. Dessa maneira, é possível concentrar o trabalho e reduzir custos em relação ao transporte, pois haverá uma diminuição considerável da quantidade de viagens para a filial. A distância entre a fábrica da matriz e a da filial pode ser vista no Anexo I.

Diferentemente do que ocorre atualmente, o modelo proposto vai contar com o auxilio de relatórios, que por sua vez, aumentarão a confiabilidade das informações em relação aos itens alocados nos estoques. O atual sistema utilizado pela empresa fornece o modelo de relatório necessário. Esse relatório mostra a relação dos itens armazenados no box MATRIZ, por exemplo, o qual pode ser obtido através de um determinado filtro, conforme pode ser observado na Figura 11.

Figura 11 – Relatório de peças em estoque – Filtro utilizado 1

Após inserir os dados necessários, como o local do box (7A = MATRIZ) e a forma com que os itens deverão ser organizados no relatório (Ordenar por: Descrição do item, por exemplo), é preciso somente clicar na tecla “Enter” para gerar o relatório dos itens disponíveis no box MATRIZ, como mostra a Figura 10:

Figura 12 – Relatório de peças alocadas no box 7A

Fonte: Sistema utilizado pela empresa.

O relatório apresentado acima é o mais rápido e prático para se utilizar, entretanto, o sistema oferece outro que também pode ser bem útil. Esse outro modelo de relatório tem a mesma função, porém é extraído de outra forma. O filtro necessário é composto, basicamente, pelo código do local de armazenamento e pelo saldo do estoque, que deverá ser sempre maior que zero, conforme mostra a Figura 13.

Figura 13 – Relatório de peças em estoque – Filtro utilizado 2

Diferente do modelo anterior, os relatórios obtidos através dessa tela podem ser organizados da forma que o usuário achar melhor, podendo excluir colunas desnecessárias e manter somente o que for relevante, como mostra a Figura 14. Além disso, esse tipo de relatório pode ser convertido para o Excel e armazenado em algum diretório, no próprio computador e ser impresso mais tarde, caso for preciso.

Figura 14 – Edição do relatório de peças em estoque

Fonte: Sistema utilizado pela empresa.

Para que a conferência nesses relatórios seja eficiente é fundamental, entretanto, que o responsável pelo fechamento das OS’s e pela distribuição das peças no box MATRIZ insira as quantidades e os itens corretamente no sistema, para que, dessa forma, as informações do relatório sejam compatíveis com os itens alocados fisicamente.

Após definir um responsável por administrar o estoque dos itens no box MATRIZ, esta pessoa ficará encarregada de fazer a conferência dos itens sempre antes de ocorrer um carregamento de material para a filial. Desse modo, e com o relatório dos itens alocados no box MATRIZ em mãos, as peças e as quantidades são conferidas, embarcadas e só então enviadas.

Ao chegar ao pátio da filial, o material deverá ser descarregado e fazendo uso do mesmo relatório do box MATRIZ, as peças devem ser conferidas, separadas e alocadas no box dos seus respectivos clientes. Só depois de fazer a movimentação física do material, o responsável pelos locais de armazenamento da filial, fará a movimentação desses mesmos itens, também, via sistema. Após finalizar esse processo, as peças aguardam em seus estoques

até o dia em que serão enviadas para seus clientes. A Figura 15 ilustra melhor todo esse processo.

Figura 15 – Proposta de organização e movimentação de peças fabricadas

Fonte: Elaborado pela autora.

Com a organização e o controle obtido sobre os itens através desse “novo” processo é possível englobar e atenuar não só a desordem nos processos de armazenagem de peças, mas também, a baixa confiabilidade das informações e das quantidades estocadas. Isso por que, haverá um maior controle sobre as peças finalizadas, pois se trabalhará uma melhor organização dos procedimentos e da movimentação dos itens antes de serem enviados aos clientes. Além disso, será definida uma equipe responsável por administrar as tarefas de armazenamento e fluxo de materiais vinculados ao estoque matriz. Como as peças serão conferidas mais de uma vez antes de serem armazenadas nos seus devidos locais, a chance de existir itens ou quantidades incorretas se reduz consideravelmente.