Processo de baixa e utilização dos materiais

O almoxarife efetua de duas maneiras a baixa do material no estoque:

• Materiais das equipes leves: São materiais que as equipes possuem em seus veículos para atendimento de eventos de pequeno porte em campo, são normalmente de valores menores e sua baixa se da através do lançamento da utilização deste material na rede. Por exemplo: medidores, lacres, conectores, ramais, chaves fusíveis, para raios, enfim todo material leve que a própria equipe da RGE utiliza no dia a dia no serviço de campo. Para registrar a saída destes materiais no sistema o almoxarife faz as transações necessárias e este material é baixado do estoque naquele determinado momento. O sistema já encaminha essa baixa para o setor responsável por lançar esses materiais como manutenções realizadas na rede contado como investimento e patrimônio da empresa.

• Materiais para emergências ou programação: as programações são feitas para prevenção e investimentos de melhorias na rede de transmissão de energia e para toda programação realizada é essencial conter o endereço, a equipe e o tempo para executar determinado trabalho e para o atendimento deste a empresa terceirizada e responsável pelo trabalho retira os materiais no estoque da RGE. As emergenciais acontecem após o evento ocorrido que é o caso de temporais, vendavais ou danos por terceiros como a colisão de veículos nos postes ou cabos rompidos que os sustentam. Então os casos de programações são as obras preventivas executadas na rede e as emergenciais são as corretivas.

Quando acontece o caso de uma emergencial (evento) equipe da RGE é acionada se a mesma consegue resolver com os equipamentos e materiais que possuem encerra-se o evento, mas se necessitarem acionar a equipe de manutenção pesada esta ordem é devolvida para Centro de Operações e Distribuição (COD) gerando um evento, este evento é encaminhado para a equipe de retaguarda da EA, a mesma efetua contato com a PROCEL informando que tem um evento a ser atendido. Quando a equipe de manutenção chegaa estação avançada para atendimento do evento a mesma separa os materiais a serem utilizados conforme descritos no evento passado pela equipe que esteve no local, o

almoxarife ou colaborador que esta de plantão anota em uma planilha manualmente todo o material retirado e o encarregado da equipe terceirizada assina como responsável. Após, equipe de manutenção terceirizada se desloca para atendimento deste evento.

O processo de retirada dos materiais para atendimento de eventos programados e/ou emergenciais funciona da mesma forma, ambos necessitam do evento para atendimento, a retirada e acerto dos materiais são feito pela equipe terceirizada que executa o atendimento, necessita ser criada guia de materiais utilizados pelo almoxarife e a criação da nota que precisa ser tramitada e encerrada para que os materiais utilizados possam dar baixa no estoque.

As diferenças além de um ser preventivo e outro corretivo é que a programação é realizada pelo programados após uma rigorosa analise do que será gasto, quais equipamentos serão atingidos, a quantidade de clientes que ficarão sem energia enquanto a programação for realizada e realmente a necessidade dessa melhoria na rede e a emergencial é criada por equipe após a analise da situação que se encontra, se possui riscos, qual o material a ser utilizado, quais materiais podem ser e aproveitados e a causa daquela determinada emergencial.

Figura 3 Retirada de Material para atendimento.

Fonte: Dados da pesquisa, 2014. Evento: Falta de

Energia

Cliente entra em contato com CALL

CENTER Atendente abre o chamado no sistema Equipe do COD (Centro de Operação e distribuição) envia evento para equipe mais próxima do local.

Equipe consegue concluir a tarefa com o material disponível

junto ao veiculo? Sim

Encerra-se o chamado e energia é restabelecida. Não Equipe realiza diagnostico do problema e encaminha

para o COD a causa do problema bem como materiais necessários para atendimento do evento. COD encaminha a evento para o administrativo de a base acionar equipe

terceirizada.

Responsável comunica Procel para a realização do

evento.

Equipe terceirizada vai até a base RGE para pegar materiais que são necessários para atendimento do cliente. É feita retirada de materiais no

almoxarifado da RGE. Equipe terceirizada executa o serviço restabelecendo a energia para o cliente. COD encerra o chamado.

O almoxarife (representante da DHL ) após entregar o material a equipe que vai executar o serviço aguarda a devolução das sobras de materiais se houver e a sucata que foi o material danificado no evento para então criar a guia de materiais no sistema onde coloca todos os materiais e a quantidade de cada que foi usado para tal evento.

Esta guia de material é anexada a uma nota de despesa que será tramitada para pagamento do serviço executado pela equipe terceira. Após a tramitação da mesma que pode levar semanas e até meses este material é baixado do estoque.

Materiais usados para atendimento de programações e/ou emergenciais não são baixados do estoque no momento da sua retirada, mas sim depois de uma serie de processos que influencia vários setores para o encerramento da nota e daí então a baixa do estoque.

O que dificulta o processo de tramitação e que causa demora no processo é que a nota é criada pela RGE com a guia dos materiais vinculada e é passada para empresa terceirizada PROCEL que é responsável por anexar todos os arquivos e croquis utilizados para tal evento.

Na sequência a PROCEL então devolve para RGE que confirma conforme croqui os materiais utilizados e o serviço executado. A partir dai a RGE passa para o setor de fiscalização que é responsável por fiscalizar a obra e confirmar se realmente foi utilizado aquele determinado material e se a obra ficou conforme padrão de rede determinado pelo grupo CPFL.

Então se tudo estiver certo, a fiscalização repassa novamente esta nota para setor de operações que vai confirmar e verificar se alem da obra estar correta, também confirma o preço cobrado de mão de obra e a quantidade de horas que esta sendo cobrado condiz com o que realmente foi executado para realizar a manutenção, se tudo até então estiver correto a nota é repassada para o pagamento da mesma, juntamente com a baixa de todos aqueles materiais lançados na guia, se houver alguma alteração de material no meio do processo esse é possível de ser corrigido antes da nota e guia serem emitidas.

Entretanto se houver qualquer divergência a nota é devolvida para PROCEL para que valores sejam corrigidos ou até mesmo o retrabalho quando a obra não estiver em conformidade perante padrões da CPFL Energia. O material utilizado é retirado do sistema após a nota ser paga e encerrada. Se houver qualquer divergência esse material fica pendente até que a nota seja acertada e encerrada.

Figura 4: Processo de tramitação das notas e baixa de material do sistema.

Conforme as baixas dos materiais vão acontecendo no estoque através das tramitações das notas, a empresa responsável pelo suprimento e logística DHL encaminha mais materiais para a unidade.

Na maioria das vezes a empresa fica com o valor do estoque contábil divergente com os materiais físicos, pois enquanto a nota não for tramitada e encerrada este material fica no sistema como se realmente o físico dela também estivesse na EA.

Nestes casos a empresa de suprimento não consegue “enxergar” a falta de alguns materiais, pois a base que eles possuem é o sistema, então quando houver a necessidade de material que existe no sistema e o físico deles já foram utilizados, o técnico líder em conjunto com o engenheiro líder responsável fazem a requisição destes materiais justificando o porquê deles não terem sido baixados do sistema ainda juntamente com o número das notas pendentes de tramitação para enfim dar baixa neste material no sistema.