Nesta aula iremos abordar os processos de execução, bem como tratar das ações que fazem parte da execução direta do projeto. Essas ações serão explicitadas como um passo a passo, para que você, ao final desta aula, tenha uma visão das atividades próprias da fase de execução.
O processo de execução envolve alguns processos relevantes para que se atinjam os objetivos do projeto. Vamos começar?
17.1 A execução do projeto
Agora é hora de fazer o projeto acontecer. Esse é o processo de execução, hora de fazer com que todo o processo de planejamento efetivamente venha a se tornar realidade. É um processo em que são constantes as pressões, já que teremos que fazer na prática aquilo que antes foi apenas conceitualmente concebido. Aqui é realizado o esforço braçal, as atividades são desenvolvidas de forma a se obter o resultado proposto. Menezes (2009, p. 189) alerta para a importância de alguns processos auxiliares que, neste momento, se tornam cruciais para o sucesso das ações do projeto. O autor enumera seis processos: verificação do escopo, garantia da qualidade, distribuição
da informação, solicitações de materiais, seleção de fornecedores e administração de contratos.
A verificação do escopo diz respeito ao processo de acompanhamento, durante toda a execução do projeto, se todos os trabalhos e recursos estão sendo mantidos e utilizados conforme as definições previamente estabelecidas. A garantia da qualidade assegura os padrões em que o projeto deve ser executado. Todos os envolvidos devem atuar ativamente para que as especificações do produto ou serviço sejam atendidas. Isso significa que o esforço de cada parte irá garantir a qualidade total do projeto.
As informações do projeto devem estar disponíveis a todos os envolvidos no tempo em que forem necessárias. Esse é o intuito da distribuição da informação. Por isso, lá na fase do planejamento, deverão estar contempladas as informações a serem distribuídas, a periodicidade e de que forma elas serão repassadas. Também faz parte desse processo a criação de mecanismos
para garantir o feedback. Nós já estudamos isso na nossa décima aula. Se
necessário, reveja a aula sobre o gerenciamento de comunicação.
• As solicitações de material envolvem a angariação de todos os recur-
sos materiais necessários para garantir a realização das atividades e a construção do produto proposto no projeto. Isso envolve uma relação de materiais e serviços que precisam ser orçados e analisados com base em requisitos estabelecidos.
• A seleção dos fornecedores vai considerar critérios que, conforme o caso,
pode ser preço, capacidade de produção, competência técnica, qualida- de da assistência ou outros parâmetros anteriormente acordados pela equipe do projeto. Um contrato deverá ser firmado estabelecendo-se os critérios a serem atendidos pelas partes.
• A administração de contratos vai garantir, por meio de diversas ações,
que todos os critérios firmados sejam atendidos e, caso haja qualquer dificuldade, cabe a essa administração buscar medidas para resolver os problemas apresentados.
17.2 As ações do processo de execução do
projeto
Diversas ações fazem parte da execução do projeto. Vamos relacionar as atividades que são a base do projeto, isto é, são ações principais, que podem dar origem a diversas outras e detalhar sobre cada uma delas para que você tenha uma clara visão da influência direta que elas exercem sobre o projeto. São oito as ações principais: verificação do escopo, comunicação entre
os membros do projeto, desenvolvimento da equipe, provisão dos recursos necessários ao projeto, detalhamento do planejamento, assegurar a qualidade, distribuição das informações e procedimentos de controle.
A primeira ação é a verificação do escopo do projeto. Por que essa é a primeira ação? Porque através do estudo do escopo é que se obtém todo o conhecimento sobre os conteúdos e a abrangência dos trabalhos a serem realizados. Depois de se ter o conhecimento sobre o projeto, busca-se a
e-Tec Brasil Aula 17 – Etapas de um projeto: processo de execução
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O segundo passo é, portanto, o processo de comunicação entre os
membros do projeto, dando ênfase com o pessoal envolvido na execução.
Muitas vezes é preciso desenvolver a equipe de execução. O papel do gerente de projetos, na figura de líder, é justamente este: detectar as necessidades e valorizar as habilidades pessoais de forma que haja uma potencialização dos talentos para a execução dos trabalhos programados. Esse papel deve ser exercido não somente na formação da equipe, mas ao longo de toda a execução, já que várias demandas irão aparecer ao longo do processo. Cabe ao gerente oferecer condições para o desenvolvimento e realização profissional das pessoas juntamente com o atingimento dos objetivos do projeto.
Outra ação, então, para a execução é o desenvolvimento da equipe que irá realizar as atividades necessárias para garantir a efetivação do projeto. Além dos cuidados necessários com a equipe interna do projeto, o passo seguinte diz respeito à provisão de recursos que são necessários ao
projeto e que serão providenciados por fornecedores externos ao projeto.
Esse passo compreende todos os procedimentos relativos às solicitações de recursos, como cotações, análise de propostas, relação de materiais e serviços como, por exemplo, o acompanhamento para garantir que o fornecimento atenda aos requisitos, o que envolve a administração dos contratos firmados e, por fim, administre um adequado armazenamento, quando isso se fizer necessário.
A mobilização das equipes, dos equipamentos e dos materiais é o passo que mostra a ação para disponibilizar no início de cada atividade os recursos para que os trabalhos sejam executados. Para que a realização dos trabalhos aconteça em conformidade com o planejado, o próximo passo é detalhar
o planejamento, o que pode ser feito em forma de diagrama, com já
estudamos em nossa aula anterior. Nesse caso apresentamos a estrutura analítica do projeto – EAP.
A partir dessa EAP é que deve haver a execução das atividades previstas. Podem aparecer, durante a execução, algumas disfunções ou desconformidades. Daí a necessidade de criar mecanismos para assegurar a qualidade e um monitoramento contínuo do uso dos recursos. Quanto ao passo específico de assegurar a qualidade, deve-se utilizar metodologia e ferramentas próprias para que isso aconteça. O monitoramento do uso de recursos, por sua vez, é um passo que também exige instrumentos que deem conta dessa ação.
Já falamos sobre a importância da distribuição das informações entre as pessoas que estão executando as tarefas. Vamos também afirmar a importância em distribuir as informações com as outras pessoas que têm interesse no projeto. Este é um passo bastante relevante: manter informados sobre o andamento dos projetos todos aqueles que apresentam interesse, como diretores, patrocinadores e clientes, por exemplo.
Quando houver qualquer disfunção operacional no projeto, ou seja, quando os resultados apresentarem algumas deficiências frente ao planejamento, faz-se necessário gerar alternativas de ação que coloquem o projeto na direção daquilo que foi planejado. Esse é um passo que diz respeito aos
procedimentos de controle. Não raramente é preciso reprogramar
algumas atividades que coloquem o projeto no caminho direcionado para os resultados esperados. Esse é outro passo que vem de encontro ao primeiro: detecta-se um problema que faz com que o projeto se desvie dos propósitos, realiza-se uma reprogramação de modo a colocar as atividades no caminho programado.
As informações disponíveis servem para monitoração e controle. Lembre-se: todo o esforço da equipe deve ser direcionado para os resultados.
Resumo
Os seis processos que fazem parte do processo de execução do projeto foram abordados nesta aula. Também foram apresentadas as ações que fazem parte da execução direta. Essas ações foram listadas em forma de um passo a passo, oferecendo uma visão das atividades que fazem parte da fase de execução de um projeto.
Atividade de aprendizagem
• Enumere as ações que fazem parte do processo de execução de um pro-
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