Processo de normalização internacional

Como citado, o processo de Descrição Arquivística é respaldado por uma norma internacional, a Internacional Standard Archival

Description (ISAD (G))22 (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - ICA, 2000), desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos.

Bonal Zazo (2001) trata de forma pormenorizada do processo de normalização e desenvolvimento de manuais para a atividade de Descrição Arquivística nos Estados Unidos, Grã-Bretanha e no Canadá, países que exerceram e ainda exercem uma importante influência na normas desenvolvidas pelo ICA. Na criação de uma norma internacional, o ICA tinha a missão de conciliar diferentes práticas descritivas, respeitando diferenças em busca de um documento normalizador único. Para isso, organismos arquivísticos internacionais, entidades de classe, arquivos nacionais, assim como profissionais arquivistas ao redor do mundo, foram ouvidos.

Apresentaremos no Quadro 5, os principais acontecimentos no processo de desenvolvimento da norma internacional.

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Estudos sobre representação da informação nos arquivos aparecem em publicações como, Smit e Kobashi (2003); Campos (2006); Sousa e Santos (Orgs., 2012).

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Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. (INTERNACIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - ICA, 2000, p.11)

Quadro 5: Acontecimentos importantes no desenvolvimento da norma internacional de descrição arquivística

DATA LUGAR REUNIÃO ATIVIDADE

1988 Ottawa Reunião restrita de especialistas em normas de descrição

1989 Paris Consulta aos especialistas da

UNESCO no planejamento a longo prazo de ações internacionais para o desenvolvimento de normas de

descrição para arquivos

1990 Wroclaw Constituição da Comissão Ad Hoc sobre normas de descrição 1990 Horh- Grenzhauser

1ª sessão plenária da Comissão Ad Hoc

Declaração dos princípios (1ª

versão) 1991 Liverpool 1ª reunião do subgrupo para a

elaboração de uma norma de descrição arquivística 1992 Madrid 2ª sessão plenária da Comissão

Ad Hoc Declaração dos princípios (2ª versão) ISAD (G) (Esboço) 1992 Montreal XII Congresso Internacional de

Arquivos. Sessão aberta da Comissão Ad Hoc 1993 Estocolmo 3ª sessão plenária da Comissão

Ad Hoc

ISAD (G) (1ª

versão) 1994 Haia 4ª sessão plenária da Comissão

Ad Hoc

1ª proposta de dissolução da

Comissão Fonte: Bonal Zazo (2001, p.137, tradução nossa)continua...

Quadro 5: Acontecimentos importantes no desenvolvimento da norma internacional de descrição arquivística

continuação...

DATA LUGAR REUNIÃO ATIVIDADE

1995 Paris 5ª sessão plenária da Comissão Ad Hoc

2ª proposta de dissolução da

Comissão 1996 Pesquin XIII Congresso Internacinal de

Arquivos. Sessão aberta da Comissão Ad Hoc Dissolução da Comissão Ad Hoc. Criação do Comitê da ICA sobre normas descritivas

1997 Haia 1ª reunião do Comitê sobre

normas descritivas

1998 Fim do período

de revisão da 1ª

versão da ISAD (G)

1998 Haia 2ª reunião do Comitê sobre

normas descritivas

Projeto de revisão 1999 Estocolmo 3ª reunião do Comitê sobre

normas descritivas

Aprovação da 2ª

versão da norma ISAD (G) 2000 Sevilla XIV Congresso Internacional de

Arquivos

Apresentação da 2ª versão da norma ISAD (G) 1988 Ottawa Reunião restrita de especialistas

em normas de descrição

A Comissão Ad Hoc foi criada com o intuito de aprofundar as discussões sobre a descrição arquivística, traçando seus princípios e sua normalização. Era composta por especialistas de diferentes partes do mundo, com predominância de países da Europa, EUA e Canadá. Em 1993, em uma reunião dessa Comissão, foi apresentada a primeira versão da ISAD (G). Essa versão foi aberta para discussão com a comunidade arquivística, sendo apresentada a segunda versão no XIV Congresso Internacional de Arquivos em Sevilla, Espanha, em 2000.

Criada para ser referência, a ISAD (G) é aplicável a qualquer forma e suporte de documento, e combinada com regras e normas nacionais, o que é desejável. A Norma estabelece um conjunto de regras gerais para a descrição arquivística, objetivando:

a) assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas;

b) facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos;

c) possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e

d) tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado de informação. (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, 2000, p.11)

Gueguen et al. (2013, p.103) ao analisarem a criação da norma internacional, frisam que, "O modelo descritivo dominante no período era o de usar uma única descrição para descrever um fundo arquivístico, começando com a descrição mais geral e, em crescente especificidade, as partes dos fundos, as partes das partes, e assim por diante." Os elementos são descritos em conjuntos, no que os autores citados chamam de "reunião combinada" o que, na atualidade, nos sistemas informatizados, é questionado, pois limita a representação da informação.

Bonal Zazo (2001) analisa a influência que a norma de descrição internacional (ISAD (G), 2000) exerceu sobre o conceito de DA. O autor expõe que, já em 1986, os membros do Bureau Canadien des

Archivistes, influenciados pelo processo descritivo iniciado no país,

definiram a descrição como a representação mais exata e concisa possível de qualquer unidade arquivística, elaborada respeitando o

princípio da proveniência. Weber (1989) frisa que as comunidades arquivísticas britânicas e canadenses estavam, nos anos 80, examinando a DA a partir dos primeiros princípios, do século XVIII, requerendo que, inicialmente, fossem estabelecidos diretrizes a serem seguidas por cada país no desenvolvimento de sua própria norma. A autora diz, ainda, que o resultado foi o princípio central dos níveis de registro, descrição multinível, com categorias de informação pertinentes a cada nível descrito. Com a influência do conceito canadense, a segunda edição da ISAD (G) define a descrição arquivística como,

A elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu. (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, 2000, p.4)

Bonal Zazo (2001, p.160, tradução nossa) diz que a definição da norma internacional rompe com algumas abordagens expostas nas definições precedentes, mas, em contraposição, inclui elementos plenamente aceitos na prática e não incluídos na teoria. Afirma ainda que as contribuições da norma internacional se resumem nos seguintes pontos:

a) Dissocia o conceito de descrição e instrumento de pesquisa: separa completamente a descrição (atividade) dos instrumentos de pesquisa (resultado). Esse último pode ser um dos diferentes resultados do processo, que tem como objetivo principal a elaboração de representações precisas de unidades de descrição. b) Inclui o princípio da proveniência na descrição: tanto as normas

nacionais quanto a ISAD (G) unem a descrição ao princípio da proveniência, o reconhecendo como princípio básico da Arquivologia.

c) Aumenta o número de elementos informativos: qualquer informação que permita identificar a documentação, explicar o contexto de criação e facilitar a utilização é considerada informação descritiva e como tal pode ser incluída na descrição. O autor supracitado também afirma que a aceitação da definição proposta na ISAD (G) foi imediata e que as obras publicadas após a norma já adotaram o conceito.

Como já citado, a ISAD (G) tem natureza generalista, então, no Brasil foi desenvolvida a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p.18), que, como diferença marcante, incluiu uma nova área de descrição, área de pontos de acesso e descrição de assuntos, “onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição”. Unidade de descrição é entendida nesta Norma como, “Documento ou conjunto de documentos, sob qualquer forma física, tratado como uma unidade, e que, como tal, serve de base a uma descrição particularizada.” (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, 2000, p.16). Essas unidades podem se constituir em fundos, séries, dossiês, processos ou itens documentais, por exemplo. A Nobrade não apresenta uma definição de Descrição Arquivística, deixando implícito o conceito adotado na norma internacional, já que consiste em uma adaptação dessa.

A ISAD (G) é estruturada em sete áreas de informação descritiva, conforme segue:

1. Área de identificação (destinada à informação essencial para identificar a unidade de descrição); 2. Área de contextualização (destinada à informação sobre a origem e custódia da unidade de descrição);

3. Área de conteúdo e estrutura (destinada à informação sobre o assunto e organização da unidade de descrição);

4. Área de condições de acesso e de uso (destinada à informação sobre a acessibilidade da unidade de descrição);

5. Área de fontes relacionadas (destinada à informação sobre fontes com uma relação importante com a unidade de descrição);

6. Área de notas (destinada à informação especializada ou a qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras áreas);

7. Área de controle da descrição (destinada à informação sobre como, quando e por quem a descrição arquivística foi elaborada).

(INTERNATIONAL COUNCIL ON

ARCHIVES, 2000, p.12)

Essas áreas são aplicáveis a todos os níves de descrição e apenas alguns elementos são obrigatórios a todos: código de referência; título; produtor; data(s); dimensão da unidade de descrição; e nível de descrição. Qualquer elemento pode ser um ponto de acesso, o conteúdo do documento ou conjuntos documentais, na ISAD (G), está relacionado à área 3, apresentando diferenças na norma brasileira, como trataremos no capítulo 4.1.

4 TRATAMENTO TEMÁTICO DA INFORMAÇÃO: ANÁLISE