Processos administrativos da Acata

A gestão de um empreendimento é formada por uma sequência de processos administrativos, sendo os principais o planejamento, organização, direção e controle. É com a realização desses processos que o empreendimento consegue ter dados concretos para gerir o negócio.

A partir do que foi planejado é que a organização visualiza os resultados obtidos. Na entrevista com a presidente da Acata foi percebido que eles não possuem planejamento formal, apenas algumas metas para ampliar a quantidade de material vendido e para vender diretamente para indústria de reciclagem dos grandes centros. Essas metas, porém, não estão expostas estrategicamente de forma que todos possam ter conhecimento, focar e acompanhar os resultados.

Por consequência, também não estão formalizadas as diretrizes estratégicas da empresa, ou seja, não foi estabelecida a missão, a visão e os valores da Associação. No entanto, o fato de não terem estes documentos formalizados não

significa que não tenham um planejamento e que não avaliem os impactos das decisões a serem tomadas.

O planejamento das decisões é feito, porém com a colaboração da Itecsol. A Incubadora mostra como agregar mais renda aos materiais; a Diretoria, por sua vez, examina as alternativas, mas não realiza as ações necessárias sem a interferência da assessoria fornecida pela Incubadora. A Itecsol mostra os caminhos, estimula mudanças para beneficiar o grupo e ajuda a verificar o quanto de recurso será necessário para realizar as modificações pretendidas por eles. Desta forma, nota-se que a Acata, sozinha, planeja as atividades diárias, de curto prazo, não tendo autonomia para planejar as ações em longo prazo. Este fato dificulta os demais processos administrativos, pois não tendo planejamento, não se consegue medir e muito menos controlar.

O processo de organização do empreendimento tem a ver com a hierarquia, estrutura, políticas internas, alocação de recursos e organização das atividades de trabalho. Por ser uma associação, a Acata não possui a mesma hierarquia de uma empresa com fins lucrativos. Portanto, todos os membros são associados e estes elegem uma nova Diretoria a cada ano, a qual tem a responsabilidade de planejar, organização, coordenar e controlar as atividades. A Associação, conforme disposto no estatuto, possui três órgãos de administração: Assembleia Geral, Diretoria e Conselho Fiscal.

A Assembleia Geral pode ser ordinária ou extraordinária, sendo que a ordinária é realizada obrigatoriamente uma vez ao ano e é convocada pela Diretoria da Associação. Já a extraordinária pode ser realizada a qualquer tempo, quando existir assuntos graves e/ou urgentes para serem definidos. O principal papel da Assembleia Ordinária é expor o balanço do exercício anterior, as contas da Diretoria, o Parecer do Conselho Fiscal, e eleger os membros da Diretoria que darão continuidade ao trabalho.

A Diretoria é composta pelos seguintes cargos: Presidente, Vice-Presidente, Secretário, Tesoureiro e o Conselho Fiscal. Todos os associados podem se candidatar aos cargos da Diretoria, sendo que durante o período de mandato, a Diretoria tem autonomia para coordenar as atividades e tomar decisões pelo grupo.

As políticas internas da Acata são mencionadas nas reuniões e servem para organizar e esclarecer a forma de trabalho e a distribuição dos valores recebidos com a venda. Quando um novo sócio é aceito no grupo, é exposto a este membro o

fluxo de trabalho do empreendimento e é reforçado que a permanência na Associação depende do atendimento aos padrões estabelecidos.

Uma regra básica estabelecida pelos associados é que apenas é aceito na Associação o indivíduo que já atua como catador de material reciclável, porque muitas pessoas desempregadas procuram a associação, mas não conhecem o trabalho realizado. Experiências anteriores demonstram que as pessoas que não possuem vivência na atividade de catador têm maiores dificuldades com a execução do trabalho, afastando-se em pouco tempo da Associação. A partir dessa política, os problemas com a adaptação dos membros às atividades reduziram sensivelmente, tornado mais tranquila a rotina da Acata.

Os associados têm o dever de participar das reuniões e de respeitar e seguir o que foi definido pelo grupo. Outra política interna e que é muito respeitada é a de distribuição dos valores recebidos pela venda do material. Essa distribuição ocorre a partir dos turnos trabalhados, ou seja, quanto mais turnos o associado tiver realizado maiores serão seus rendimentos. Desta forma, quem tiver problemas de saúde e não puder trabalhar, fica sem receber. Essa medida foi adotada em virtude que alguns catadores faziam visitas frequentes aos postos de saúde com o intuito de conseguirem atestados médicos, podendo assim receber seus proventos sem necessariamente trabalharem.

Em questão de estrutura, os associados têm dificuldades no layout e no fluxo da produção. O layout foi desenhado para receber o caminhão da coleta seletiva na entrada principal do galpão. Assim, o processo de triagem do material e a prensa seriam realizados na parte superior do prédio, enquanto que a armazenagem dos fardos prontos e a entrega ao comprador seriam feitos no portão secundário. Isso facilitaria o deslocamento dos bag4, porque com a separação do material na parte inferior do galpão, os associados precisam carregar os materiais para a parte superior, o que causa dores musculares, devido ao peso dos bag. Além disso, em dias de chuva, o trabalho é ainda mais difícil, pois é preciso carregar estas bolsas com material pela parte externa do galpão. Portanto, a estrutura tanto externa, quanto interna da organização precisa de ajustes, conforme pode ser visto nas Figuras 2 e 3.

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Figura 2. Planta da Acata com fluxo atual de trabalho. Fonte: dados da pesquisa (2013).

Conforme pode ser visto na Figura 2, a logística do trabalho está confusa e trabalhosa. Se a estrutura fosse diferente, o trabalho renderia mais e com isto o galpão poderia receber mais materiais. Na Figura 3 está exposta a planta, conforme foi planejada no momento de construção do galpão.

ELEVADOR PRENSA RECEBIMENTO DO CAMINHÃO DA COLETA RECICLAGEM P. CIMENTO A=65,72m2 DEPÓSITO/ DESCARGA P. CIMENTO A=115,17m2 SALA/COZINHA P. ASSOALHO A=26,84m2 37 3 X31 0 RAMPA - i = 30% ESCRITÓRIO P. POLIDO A=6,71m2 BWC P. POLIDO A=2,20m2 + 0,55m _{+ 0,05m} + 0,00m - 1,50m PLANTA BAIXA A=230,72M2

RUA AFRÂNIO PEIXOTO

RUA HUMBERTO D E C AM POS

CAMINHO PERCORRIDO PARA LEVAR O MATERIAL EM FARDO ATÉ O COMPARTIMENTO DE CIMA

0.1 5 3.0 5 0.1 5 0.15 2.20 0.15 Recebimento do caminhão da Recebimento do caminhão da coleta.

Figura 3. Planta da Acata com fluxo de trabalho previsto na construção do galpão. Fonte: dados da pesquisa (2013).

De acordo com a Figura 3, o fluxo desde a triagem até a entrega ao comprador seria diferente do fluxo atual. Ou seja, a triagem seria no compartimento superior e a entrega no compartimento de baixo. Desta forma, o desgaste físico das associadas seria menor, uma vez que os bag poderiam ser colocados para baixo com a ajuda do elevador, ou até mesmo manualmente, fazendo com que o dispêndio físico fosse menor do que carregar os sacos para cima. Porém, o fato de mudarem as máquinas de um compartimento para outro não resolveria o problema de espaço no galpão. O ideal para o crescimento da Associação é a construção de uma nova estrutura.

Recebimento do caminhão da coleta. RECICLAGEM P. CIMENTO A=65,72m2 DEPÓSITO/ DESCARGA P. CIMENTO A=115,17m2 SALA/COZINHA P. ASSOALHO A=26,84m2 37 3X 31 0 RAMPA - i = 30% ESCRITÓRIO P. POLIDO A=6,71m2 BWC P. POLIDO A=2,20m2 + 0,55m + 0,05m + 0,00m - 1,50m PLANTA BAIXA A=230,72M2

RUA AFRÂNIO PEIXOTO

R UA HUMB E RTO DE C A MP OS RECEBIMENTO DO CAMINHÃO DA COLETA TRIAGEM 3 .0 5 0 .1 5 0.15 2.20 0.15 DEPÓSITO PARA GUARDAR OS FARDOS E FAZER A PRENSA

SAÍDA DO MATERIAL PARA ENTREGA AO COMPRADOR COLOCAR O MATERIAL PARA BAIXO 0 .1 5

O galpão se tornará muito pequeno se expandir o volume de materiais e a estrutura do escritório5 não comporta uma gestão de qualidade. A sala do escritório é pequena e possui uma trituradora de papel, ou seja, o escritório é utilizado como sala de trituração de papéis oriundos dos bancos e que necessitam de sigilo das informações. A sala também possui um computador, mas nenhum dos associados se sente apto a utilizá-lo. Este computador foi uma doação feita em 2011, com a expectativa de melhorar o processo contábil e a organização da Associação6. Enfim, para a Acata alcançar a autogestão precisa de um espaço adequado e organizado para este fim, além de capacitação para utilizar as ferramentas que já estão disponíveis, mas que estão obsoletas por falta de conhecimento.

Também faz parte da organização a definição da alocação dos recursos financeiros do empreendimento, com a priorização dos investimentos e o retorno que poderá ser obtido. Os recursos financeiros da Acata provêm de duas fontes: a vendas dos materiais recicláveis e os projetos governamentais. Já o retorno da comercialização dos tipos de pet, papel e plástico é distribuído aos associados. Já os metais são comercializados separadamente e os valores desta venda permanecem na Associação para custear seus gastos mensais. Portanto, os recursos que exigem a decisão quanto ao seu destino referem-se à venda dos metais e dos projetos do governo.

Para a Associação conseguir os recursos que provêm do governo é necessária a realização de um projeto que mencione, basicamente, a necessidade de investimento e o valor orçado. Realizar um projeto exige um conhecimento sobre os padrões e regras, portanto, quando tem recursos disponíveis, a Itecsol verifica com a Acata qual é a principal necessidade de investimento da Associação. A partir disto é realizado o projeto, ou seja, quem define a alocação do recurso é a Acata, enquanto a Itecsol realiza a parte burocrática.

O terceiro processo administrativo é a direção, fase em que se realiza o monitoramento das atividades, acompanhamento para verificar se o planejado está sendo executado, cujo papel é motivar os associados a manter o foco nas metas estabelecidas no planejamento.

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A foto do anexo 3 mostra o escritório da Associação. 6

O anexo 4 apresenta a reportagem publicada no informativo da Prefeitura de Ijuí, que trata sobre a entrega do computador.

Esta etapa fica comprometida em função de a Associação não possuir os processos anteriores bem definidos e alinhados entre os associados. Torna-se complexo ter que monitorar o cumprimento das metas sem relatórios de acompanhamento e gestão. Por intermédio de observações pode ser percebido que a Itecsol auxilia neste processo, uma vez que a sua representante faz visitas semanais à Acata, participa de reuniões, confere frequentemente os cálculos do rateio dos lucros das vendas e realiza outras atividades de acompanhamento da Associação. Portanto, a Diretoria da Acata ainda não faz esta gestão sem o auxílio da Itecsol.

Falta, portanto, capacitação aos associados, cursos que lhes ensinem a propor e seguir as metas, que faça com que não tenham somente habilidade para realizar o trabalho diário, mas sim, conhecimento dos processos que executam, ou seja, capacitação para saberem o que é ter gestão.

O controle também se torna complicado de realizar, uma vez que significa medir desempenhos, realizar comparações entre os objetivos e os resultados alcançados e ter ferramentas adequadas de conferência e avaliação.

De acordo com a presidente da Acata, as metas eram controladas, pois “controlávamos as metas mas parou porque trocou as pessoas”7

. Em momentos posteriores a realização de metas já foi trabalhada com o grupo, porém este processo ficou estagnado. Isto aconteceu por não saberem utilizar as metas, não encontrarem sentido em ter metas. Se soubessem trabalhar com metas, elas se manteriam mesmo com alterações no quadro de associados. Além da Itecsol ajudar na elaboração das metas, é necessário estimular a compreensão do processo como um todo, ao menos a Diretoria tem a necessidade de saber o ciclo administrativo com um todo, e não apenas trabalhar com metas, sem ter um contexto.

A necessidade de compreensão de todos os processos da gestão se faz necessária nesta etapa de controlar o que foi realizado durante o ano, pois não existe maneira de controlar o que não foi planejado, organizado e dirigido. A Acata não possui informações concretas, baseadas em dados quantitativos e qualitativos, para avaliar se o ano foi produtivo, se os membros do grupo estão mais capacitados, ou se continuam apenas fazendo o operacional, deixando o administrativo a cargo da Itecsol.

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A presidente da Acata, em entrevista, ainda mencionou que irão voltar a fazer a parte de estabelecer metas e controlar se as mesmas foram cumpridas no final do período, e que embora não tem nada escrito eles sabem que precisam aumentar a quantidade de material e gerar maior renda. O controle mais presente na Associação é o controle dos turnos de trabalho e dos valores recebidos a cada venda de material.

Os quatro processos administrativos são indispensáveis para fazer a gestão do empreendimento, visto que é por meio desses passos que a Diretoria obtém as informações relacionadas à Acata, possibilitando a construção de ferramentas e ações que auxiliam no desenvolvimento do coletivo.

Além dos processos de nível administrativo, porém, é necessário entender como se dão os processos operacionais na Associação, o nível de conhecimento, prática e envolvimento dos associados, para então poder identificar os desafios da autogestão do empreendimento.