Processos do Domínio Planejamento e Organização

No Gráfico 19, abaixo, é apresentado o quadro acerca da maturidade do processo PO1 – Definir um Plano Estratégico de TI. Não obstante as determinações legais, que exigem dos órgãos a elaboração de plano estratégico de TI para subsidiar o processo de aquisição de produtos de serviços, o processo ainda apresenta oportunidade de melhoria. Pois mesmo sendo um processo que sustenta um importante mecanismo de governança de TI, ainda figura, fortemente, entre os níveis 2 e 3 de maturidade.

O interessante é que o atributo Responsabilidade e o atributo Metas estão em níveis mais elevados de maturidade, o que sugere que há compreensão por parte da administração acerca da necessidade de elaboração do plano estratégico de TI e as questões relacionadas a essa construção já foram delegadas formalmente. .

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade

B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Ferramentas é o atributo cujo patamar ainda está inferior aos demais. De fato, a automação desse processo não é simples, sendo possível ser sustentado por ferramentas de planejamento de modo mais amplo. Ocorre que os mecanismos de planejamento estratégico e de acompanhamento de planos ainda são incipientes nos ministérios, com reflexos nas áreas de TI.

O processo, a seguir (Gráfico 20), prevê a existência do modelo de arquitetura da informação da organização, com dicionários de dados, regras de sintaxe e classificação da informação. Com esses requisitos, o processo PO2 – Definir Arquitetura da Informação situou-se entre os níveis 1 e 4. Ocorre que ao procurar validar as informações obtidas, foi expresso por mais de um ministério que o foco ainda é nos dados e não na informação, o que poderia levar a maturidade para níveis ainda menores.

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade

B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Gráfico 20 - Maturidade do Processo PO2

O processo PO3 – Determinar a Direção Tecnológica (Gráfico 21) também aponta para medianas em torno do nível de maturidade 3.

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade

B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Gráfico 21 - Maturidade do Processo PO3

Segundo esta análise, o cenário que se encontra na esplanada dos ministérios seria da consciência acerca da importância da existência de planos de infraestrutura tecnológica definidos, documentados e comunicados no âmbito dos órgãos. Contudo, os atributos Políticas, Ferramentas e Habilidades ainda apresentam mediana no nível 2 de maturidade.

Ao gerar o box plot do processo PO4 novamente se vê a variação de dados em torno do nível de maturidade 2 (Gráfico 22). Aqui, o centro de atenção é na agilidade de resposta em atenção ao direcionamento estratégico. Na maioria dos órgãos, a estrutura base da TI está sustentada em dois alicerces: (a) gestão do desenvolvimento e manutenção de sistemas e (b) gestão de infraestrutura. O elo entre essas duas estruturas, via de regra, está nas mãos do coordenador de tecnologia do ministério, responsável pelo planejamento e implementação das ações da TI.

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Gráfico 22 - Maturidade do Processo PO4

Mais uma vez o atributo Ferramentas figura como um dos mais baixos, isso pela característica dos processos do domínio Planejamento e Organização, centrados nas definições de padrões e políticas.

O processo PO5 – Gerenciar o Investimento de TI apresenta uma amplitude maior nos atributos Políticas, Ferramentas e Metas (Gráfico 23), sugerindo heterogeneidade dos ministérios na busca de melhor relação custo-benefício da TI.

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Decidir, de forma eficaz, o investimento em TI, preferencialmente compartilhando decisões é o ponto focal desse processo. Processo esse que vai desde a definição de uma estrutura para tratamento dos investimentos em TI, passando pela gestão orçamentária e de custos, culminando com o gerenciamento de benefícios, esses focados não na TI, mas no negócio.

O ciclo acima requer, em sua implementação, expertises várias, além da sensibilidade relacionada à alocação de recursos. Como já dito anteriormente, a gestão dos recursos de TI nos ministérios, por vezes, não compete à área de TI, mas a outras áreas administrativas. Essa peculiaridade nem sempre propicia o chamado gerenciamento de benefícios, a não ser que tal rotina já faça parte da gestão de recursos do órgão.

Comunicar os objetivos e o direcionamento da TI é o tema do processo PO6. O COBIT 4.1 (ITGI, 2007) descreve que a comunicação apóia o alcance dos objetivos da TI e assegura a consciência e o entendimento do negócio, dos riscos, dos objetivos e das diretrizes, deixando claro o papel de bem comunicar na gestão da governança.

Chama a atenção, no Gráfico 24, o atributo sensibilização, por concentrar as respostas nos níveis de maturidade abaixo de 2 até o nível 3. O curioso é que esse é o ponto focal do processo PO6, levando-nos a interpretar que as ações de sensibilização ainda estão aquém das ações de implementação efetiva, ou seja, mecanismos que poderiam facilitar a comunicação e a sensibilização estão disponíveis, mas, ironicamente, esses mesmos mecanismos não são bem divulgados e, por conseguinte, não atingem o público a eles direcionado. Pode-se aí citar intranets, fóruns de discussão, broadcasting etc., correios eletrônicos institucionais, que são pouco ou mal utilizados pelos interessados em fomentar a comunicação acerca do valor gerado pela TI e também pelos usuários.

As marcações no atributo Políticas refletem apenas que os quartis e a mediana apresentaram sempre o mesmo nível de maturidade, ou seja, nível 2.

Salta aos olhos a baixa maturidade relacionada ao processo PO7 – Gerenciar os Recursos Humanos de TI (Gráfico 25). Muitos responsáveis pelas áreas de TI, como já dito em tópico anterior, simplesmente não atuam em prol desse processo. As práticas vinculadas ao recrutamento, capacitação, avaliação de desempenho, promoção e desligamento não são exercidas adequadamente pelas áreas de TI, áreas que, a princípio, deveriam ser as principais gestoras de tais recursos. Políticas e Metas são os atributos

com menor patamar, corroborando o cenário de baixa inserção das áreas de TI em assuntos como competências pessoais, política de capacitação ou de bonificação, voltadas para a avaliação de desempenho.

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Gráfico 24 - Maturidade do Processo PO6

O gerenciamento da qualidade, objeto do PO8, que visa a melhoria contínua dos serviços prestados pela TI figura com patamares relativamente elevados se avaliado o conjunto geral dos processos (Gráfico 26). Não que a busca contínua pela excelência na prestação de serviços de TI deva deixar de ser preocupação dos gestores de TI, mas, usualmente, a escassez de pessoal e demais recursos leva o gestor a optar por primeiramente “entregar” produtos ou serviços, focando todos seus esforços nessa tarefa. Assim, procedimentos relativos à medição da qualidade dos produtos e serviços entregues, que também exige pessoal e tempo para sua realização, acabam relegados a um segundo momento.

No caso específico dos ministérios, tal processo tem sua força por estar relacionado também à medição de serviços entregues por terceiros, não necessariamente lotados nas áreas de TI dos órgãos. Com essa peculiaridade, a adoção de processos de gerenciamento da qualidade passou a ser uma das funções principais das áreas de TI. Assim, a TI passa a estabelecer patamares ou referências para produtos e serviços, avaliando-os quando de sua entrega. Registra-se que para as áreas finalísticas dos ministérios, a qualidade dos serviços prestados pela TI passa pela seleção de bons parceiros e prestadores de serviço.

A representação gráfica do processo PO9 – Avaliar e Gerenciar Riscos de TI (Gráfico 27) dá uma visão de homogenia quando, na verdade, há uma situação de múltiplas realidades. Existe um ministério que sequer adota formalmente qualquer ação relacionada a esse processo. Outros figuram no nível 1 de maturidade, e ainda existe outro grupo cuja maturidade orbita no nível 3.

Cada ministério, ao identificar seu patamar de maturidade no processo, o replicou quase que integralmente a todos os atributos, causando a similaridade entre os box plot.

É oportuno registrar que uma das principais medidas relacionadas a esse processo é a criação de uma estrutura de gestão de riscos, estrutura essa ainda pouco comum nos ministérios.

O próximo processo PO10 – Gerenciar Projetos (Gráfico 28) faz parte do dia a dia de praticamente todas as áreas de TI. Entregar projetos, atendendo escopo, prazo e custos é um desafio que deveria ter fomentado o uso de frameworks de gestão de projetos como o PMBOK, contudo, na atual pesquisa, apenas 50% dos entrevistados declaram utilizá-lo parcialmente.

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Chama a atenção a situação dos atributos Políticas e Metas, que revelam a ainda baixa vinculação do sucesso dos projetos de TI aos resultados da área.

A – Sensibilização C – Ferramentas E – Responsabilidade

B – Políticas D – Habilidades F – Metas

Gráfico 28 - Maturidade do Processo PO10