Os processos internos

A organização dos setores, conforme apresentado na Figura 4.4, foi discutida com os sócios-diretores, para que não se incorresse em erro na descrição da estrutura organizacional da empresa.

Apresenta-se a seguir uma discussão e análise dos setores da empresa e dos processos desempenhados em cada um.

A representação gráfica destes processos foi feita na forma de fluxogramas, para uma melhor visualização de todas as etapas e atividades desenvolvidas nestes. Os fluxogramas estão no Anexo B.

As mudanças ocorridas na estrutura organizacional e nos processos e as melhorias que advieram destas, serão apresentadas e discutidas no Capítulo 5. Busca-se aqui, somente apresentar os processos administrativos da empresa que foram objeto deste estudo.

4.2.6.1 Setor de obras

O setor de obras abrangia inicialmente todas as atividades relativas à execução dos empreendimentos, bem como os processos de orçamentação e compras. Será abordado aqui somente a parte administrativa da execução dos empreendimento e estes dois outros processos.

O setor de obras era o maior da empresa em número de funcionários. Nele trabalhavam dois sócios, o engenheiro elétrico e o civil, na supervisão das obras, dois estagiários para compras e um funcionário para a orçamentação e supervisão.

Q processo de gerência das obras

A gerência das obras era realizada pelos engenheiros elétrico e civil, sócios-diretores da empresa. Além da supervisão das obras, a eles também cabia a responsabilidade de coordenação das alterações de projeto solicitadas pelos clientes aos arquitetos e projetistas e a supervisão dos processos de compras e orçamentação.

O engenheiro elétrico atuava como supervisor de obras devido à sua experiência, adquirida durante os anos que trabalhou em uma estatal do ramo elétrico, onde era o responsável pela execução de várias obras desta empresa.

O sistema de divisão das obras era segundo o número de obras. Primeiro, buscava-se preencher a carteira de obras do engenheiro civil. No caso de ainda existirem obras, o que excederia a capacidade de supervisão do engenheiro civil, estas eram repassadas ao engenheiro elétrico. O funcionário auxiliava ambos, quando necessário.

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O processo de compras

Dois estagiários eram os responsáveis pelo processo de compras, pois a carga de trabalho era relativamente grande para ser realizado por uma única pessoa. Assim, o estagiário de engenharia, que permanecia tempo parcial na empresa, auxiliava o estagiário de administração nas tarefas de negociação com fornecedores, compra/contratação dos insumos/serviços e pesquisa de preços.

A supervisão do processo de compras cabia também aos engenheiros do setor de obras, em que cada um era responsável pelo planejamento das datas de entrega, especificação e quantitativos dos suprimentos necessários para a execução das atividades das obras sob sua supervisão.

O processo de orcamentacão

O processo de orçamentação era de responsabilidade de um funcionário que também atuava como supervisor de algumas obras da empresa. A supervisão de alguma obra era para ele repassada, quando o número de obras excedesse a capacidade de supervisão dos dois engenheiros do setor de obras.

A experiência necessária para desempenhar a função de supervisor foi adquirida durante os anos em que o mesmo trabalhou em uma empreiteira de mão de obra, da qual era

sócio, possuindo assim o conhecimento necessário para o desempenho desta função.

O conhecimento do processo de execução dos empreendimentos era de extrema importância para o responsável pelo orçamento, pois o auxiliava na elaboração dos orçamentos na medida em que, conhecendo o processo de execução, saberia aonde poderia reduzir os custos ao cliente, possibilitando assim, que a empresa fechasse o negócio.

4.2.6.2 Setor comercial

Era objetivo do setor comercial desenvolver novos empreendimentos para a empresa, contatar clientes, desenvolver estratégias de marketing, realizar pesquisas de mercado, o fechamento de contratos e a negociação com os clientes. Este setor era e é considerado estratégico para sua sobrevivência.

Sua importância, deve-se à necessidade de captação de capital, via clientes, para a execução dos empreendimentos da empresa.

Como a empresa não possuía capital para executar com recursos próprios os empreendimentos, a única estratégia comercial capaz de viabilizar a execução destes, era a empresa operar no mercado de construção a preço de custo. A incorporação a preço de custo, inovação criada pela empresa, originou-se desta estratégia.

Em ambos os nichos de mercado, incorporação ou construção, o capital para a execução dos empreendimentos pertence a terceiros (clientes).

No nicho de construção a preço de custo, a empresa operava de duas formas: na primeira, o cliente contratava a empresa para desenvolver os projetos e executar o empreendimento, na segunda, o cliente já possuía os projetos, ficando a empresa responsável somente pela execução.

Na incorporação, como caracterizado no Capítulo 3, a empresa possui o terreno aonde se executa o empreendimento, comercializando parcelas do mesmo entre os adquirentes das unidades a serem executadas ou em execução. A venda das parcelas do terreno pode ser a um preço fixo ou reajustável.

Na incorporação a preço de custo criada pela empresa, o terreno pertence a empresa, mas esta comercializa as unidades pelo seu custo de execução.

A diferença entre ambas é que enquanto na incorporação a remuneração da empresa é obtida no valor da venda de parcelas equivalentes do terreno, na incorporação a preço

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de custo, a remuneração advém da taxa percentual cobrada sobre os custos de execução do empreendimento.

Enquanto que na primeira o valor é atribuído, ou seja, a empresa vende as unidades pelo preço que desejar, na segunda o cliente sabe exatamente o que está pagando, pois as cotações, orçamentos e o valor da remuneração da empresa, são apresentados semanalmente e/ou mensalmente ao cliente.

Devido à importância da relação do cliente com a empresa, é de responsabilidade de um dos sócios-diretores o desempenho das tarefas comerciais, pois há a necessidade de uma pessoa que tenha conhecimento da empresa como um todo e que possa transmitir ao cliente todas as qualidades e vantagens da empresa. Vantagens e qualidades que deverão fazer com que este cliente opte por contratar a empresa e não o concorrente.

Segundo o sócio-diretor responsável, há fortes indícios de que o setor está conseguindo atingir seus objetivos, pois de 10 empreendimentos em prospecção ao final do ano de 1997, somente 2 não foram fechados em 19983.

O fluxograma do setor comercial foi dividido em dois: um para empreendimentos da empresa e outro para empreendimentos de terceiros. Optou-se por esta divisão para que se pudesse ilustrar melhor as dificuldades existentes, em se realizar um empreendimento com recursos de terceiros.

Esta afirmação pode ser comprovada, durante a análise destes fluxogramas no Anexo B, onde se nota a elevada incidência de alças de retomo e tomadas de decisões que envolvem o cliente. Devido a esta interação com o cliente ser necessária, torna-se difícil a eliminação destas alças para agilizar o processo.

4.2.6.3 Setor financeiro

O funcionário responsável pelo processo financeiro exercia duas funções na empresa: a primeira, era a administração financeira da empresa e a Segunda, a administração financeira dos empreendimentos, tanto de terceiros quanto os da própria empresa.

Na administração financeira da empresa o funcionário era responsável pelo controle das contas da empresa, pagamento dos funcionários, sócios e das despesas mensais do escritório.

N a administração financeira dos empreendimentos, era de responsabilidade deste funcionário o envio das cartas previsão4 semanais e prestações de contas5 mensais aos clientes, o controle do fluxo de caixa dos empreendimentos e pagamento dos fornecedores.

Esta documentação enviada semanalmente e mensalmente aos clientes, servia para pô- los a par da situação em que se encontravam seus empreendimentos, sendo a base da estratégia de transparência das informações para o cliente.

No caso do cliente requisitar maiores esclarecimentos, agendava-se uma reunião em que além do cliente e do responsável pelo setor financeiro, havia sempre presente um dos sócios-diretores da empresa.

A presença de um sócio-diretor na reunião, servia para transmitir uma maior segurança ao cliente, em relação às informações que estavam lhe sendo repassadas6.

A supervisão do processo financeiro era efetuada pelos três sócios-diretores da empresa.

4 Carta previsão: correspondência enviada semanalmente aos clientes listando as despesas do período, as