Os processos relacionados com as compras tratam da obtenção de produtos para o projecto. Os processos relacionados com as compras são:
− planeamento e controlo das compras; − documentação dos requisitos das compras; − avaliação do fornecedor;
− subcontratação; − controlo do contrato.
NOTA 1: Os termos “compra”, “aquisição” ou “aprovisionamento” são também muitas vezes utilizados neste contexto. NOTA 2: Como anotado na ISO 9000:2000, 3.4.2, o termo “produto” refere-se tanto a produtos tangíveis como intangíveis. NOTA 3: Orientação sobre compra de produtos, para além da dada abaixo, pode ser encontrada na ISO 9004:2000, 7.4.
Para os fins desta Norma, e por referência à ISO 9004:2000, nesta secção, a “organização” é a “organização do projecto” e os “fornecedores” fornecem produtos à organização do projecto.
7.8.2 Planeamento e controlo das compras
Deverá ser preparado um plano de compras no qual os produtos a obter são identificados e calendarizados, tomando nota dos requisitos do produto, incluindo especificação, tempo e custo.
Todos os produtos que são entradas do projecto deverão ser sujeitos aos mesmos níveis de controlo das compras, independentemente de serem obtidos de fornecedores externos ou da organização-mãe (i.e. “internos”). Os produtos externos são normalmente obtidos por contrato. Os produtos “internos” podem ser obtidos utilizando procedimentos e controlos de aquisição interna. Para os produtos “internos”, alguns dos controlos das compras descritos abaixo poderão ser simplificados.
As compras deverão ser planeadas para que as interfaces e as interacções com os fornecedores possam ser geridas pela organização do projecto.
Deverá ser afectado um tempo adequado para o completar das actividades nos processos relacionados com as compras. A experiência anterior do desempenho do fornecedor deverá ser utilizada para planear problemas potenciais, tais como a entrega de itens com longos prazos de entrega.
Para proporcionar um adequado controlo das compras, a organização do projecto deverá executar revisões regulares do progresso das compras, fazendo a comparação com o plano de compras e, se necessário, empreendendo acções. Os resultados das revisões deverão constituir entradas para as avaliações de progresso.
7.8.3 Documentação dos requisitos das compras
Os documentos de compra deverão identificar o produto, as suas características, os requisitos apropriados do sistema de gestão da qualidade e a documentação associada. Deverão também incluir a responsabilidade pela compra, os custos e as datas de entrega para o produto, os requisitos de auditoria (quando necessário) e o direito de acesso a instalações do fornecedor. Deverá ser assegurado que os requisitos do cliente são tidos em linha de conta nos documentos de compra.
Os documentos formais para apresentação de propostas (p.e. “pedidos de cotação”) deverão ser estruturados para facilitar respostas comparáveis e completas de potenciais fornecedores.
Os documentos de compra deverão ser revistos antes de distribuição, para verificação de que todos os requisitos relacionados com o produto e outros aspectos (tal como a responsabilidade pela compra) estão completamente especificados.
NOTA: Ver ISO 9004:2000, 7.4.1 para informação adicional.
7.8.4 Avaliação do fornecedor
Os fornecedores do projecto deverão ser avaliados. Uma avaliação deverá ter em consideração todos os aspectos de um fornecedor que possam ter impacto no projecto, tais como experiência técnica, capacidade de produção, prazos de entrega, sistema de gestão da qualidade e estabilidade financeira.
A organização do projecto deverá manter um sistema de registo de fornecedores aprovados. Onde aplicável, poderá também ser mantido pela organização-mãe um sistema de registo e ser comunicado à organização do projecto.
NOTA: Ver ISO 9004:2000, 7.4.2 e 8.4 para orientação adicional sobre avaliação do fornecedor.
7.8.5 Contratação
A organização do projecto deverá dispor de um processo para a celebração de contratos com os fornecedores do projecto. O mesmo deverá incluir a comunicação ao fornecedor dos requisitos do sistema de gestão da qualidade do projecto e, onde aplicável, a política da qualidade e os objectivos da qualidade.
Nas avaliações das propostas, todos os desvios às especificações na proposta do fornecedor deverão ser identificados e tidos em linha de conta na avaliação. Os desvios às especificações e as recomendações para melhoria deverão ser aprovados pelas mesmas funções que procederam à revisão inicial e à aprovação das especificações.
As avaliações do custo das propostas deverão ser baseadas não só no preço dos fornecedores, mas também noutros custos associados, tais como custos de operação, manutenção, emolumentos de licenças, transporte, seguros, direitos alfandegários, variação da taxa de câmbio, inspecção, auditorias e resolução de desvios. Os documentos do contrato deverão ser revistos para assegurar que incluem os resultados de qualquer negociação pré-contratual com o fornecedor.
Antes da contratação para o fornecimento do produto, deverá ser avaliado o sistema de gestão da qualidade do fornecedor.
7.8.6 Controlo do contrato
O controlo do contrato começa no momento da celebração do contrato ou no momento do estabelecimento de um acordo de princípio para a celebração do contrato, tal como uma carta de intenção. Deverá ser implementado um sistema que assegure que as condições do contrato, incluindo prazos devidos e registos, são cumpridas.
O controlo do contrato deverá incluir o estabelecimento de relações contratuais apropriadas e a integração das saídas destas relações na gestão global do projecto.
O desempenho do fornecedor deverá ser monitorizado para assegurar que satisfaz as condições do contrato. Os resultados da monitorização deverão ser dados em retorno aos fornecedores e acordadas quaisquer acções.
Antes do encerramento do contrato deverá ser verificado se foram satisfeitas todas as condições do contrato e se foi obtida informação de retorno sobre o desempenho do fornecedor que permita actualizar o sistema de registo de fornecedores aprovados.
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8 Medição, análise e melhoria
8.1 Processos relacionados com a melhoriaEsta secção proporciona orientação sobre como deverão a organização-mãe e a organização do projecto aprender com os projectos.
Ambas deverão utilizar os resultados da medição e da análise de dados dos processos do projecto e aplicar acções correctivas, acções preventivas e métodos de prevenção de danos (ver ISO 9004:2000, 8.5) que possibilitem a melhoria contínua em projectos actuais e futuros.
Os processos relacionados com a melhoria são: − medição e análise;
− acções correctivas, acções preventivas e prevenção de danos.
8.2 Medição e análise
Para melhorar o desempenho da organização e aumentar a satisfação do cliente e das outras partes interessadas, a organização-mãe tem de assegurar que a medição, a compilação e a validação de dados são eficazes e eficientes.
Exemplos de medição do desempenho incluem: − a avaliação de actividades e processos individuais; − auditoria;
− avaliações dos recursos efectivamente utilizados, conjuntamente com custo e tempo, comparados com as estimativas iniciais;
− avaliações do produto;
− a avaliação do desempenho de fornecedores; − o atingir dos objectivos do projecto;
− a satisfação dos clientes e de outras partes interessadas.
NOTA: Ver ISO 9004:2000, secção 8 para informação adicional.
A gestão da organização do projecto deverá assegurar que, no produto e nos processos do projecto, os registos das não-conformidades e a organização das não-conformidades são analisados para ajudar a aprendizagem e para proporcionar dados para a melhoria. A organização do projecto, em conjunto com o cliente, deverá decidir quais as não-conformidades que deverão ser registadas e quais as acções correctivas que deverão ser controladas.
8.3 Melhoria contínua
8.3.1 Melhoria contínua pela organização-mãe
A organização-mãe deverá definir a informação que necessita para tirar ensinamentos dos projectos e estabelecer um sistema para identificação, recolha, armazenamento, actualização e recuperação de informação dos projectos.
A organização-mãe deverá assegurar que o sistema de gestão da informação dos seus projectos é concebido para identificar e recolher informação relevante dos projectos, com vista a melhorar os processos de gestão do projecto.
A organização-mãe deverá manter uma lista de todos os riscos significativos identificados pelos seus projectos.
A organização-mãe deverá assegurar que a informação relevante é utilizada por outros projectos que origine. A informação relevante necessária para tirar ensinamentos dos projectos resulta da informação contida no projecto, incluindo retorno de informação dos clientes e de outras partes interessadas. A informação resulta também de outras fontes tais como diários do projecto, relatórios de encerramento apropriados, reclamações, resultados de auditorias, análise de dados, acções correctivas e preventivas e revisões do projecto. Antes de utilizar esta informação, a organização-mãe deverá verificar a sua validade.
Imediatamente antes do encerramento do projecto, a organização-mãe deverá proceder a revisões documentadas do desempenho do projecto, realçando a experiência do projecto que pode ser utilizada por outros projectos. O plano de gestão do projecto deverá ser utilizado para o enquadramento da condução da revisão. Estas revisões deverão, se possível, envolver os clientes e outras partes interessadas relevantes.
NOTA: Para projectos de longa duração, deverá ser ponderada a realização de revisões intermédias para coligir informação de
forma mais eficaz e permitir melhorias em tempo útil.
8.3.2 Melhoria contínua pela organização do projecto
A organização do projecto deverá conceber o sistema de gestão da informação do projecto para implementar os requisitos especificados pela organização-mãe para tirar ensinamentos do projecto.
A organização do projecto deverá assegurar que a informação que proporciona à organização-mãe é exacta e completa.
A organização do projecto deverá implementar melhorias pela utilização de informação relevante para o projecto que resulte do sistema acima mencionado, estabelecido pela organização-mãe.
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p. 34 de 36Anexo A
(informativo)
Fluxograma dos processos em projectos
Secção Subsecção Sub-
secção Processo Descrição do processo
5 Responsabilidade da
gestão 5.2 Processo estratégico 5.2 Estratégico
Um processo que estabelece orientações, que inclui planeamento do estabelecimento e da implementação do sistema de gestão da qualidade baseado na aplicação dos princípios de gestão da qualidade.
6 Gestão de recursos 6.1 Processos relacionados
com recursos 6.1.2 Planeamento de recursos
Identificação, estimativa, calendarização e afectação de todos os recursos relevantes.
6.1.3 Controlo de recursos Comparação da utilização real face aos recursos planeados e empreendimento de acções se necessárias.
6.2 Processos relacionados
com pessoal 6.2.2
Estabelecimento da estrutura organizacional do projecto
Definição da estrutura organizacional do projecto talhada para satisfazer as necessidades do projecto, incluindo a identificação de papéis no projecto e a definição da autoridade e da responsabilidade.
6.2.3 Afectação de pessoal Selecção e nomeação do pessoal suficiente com a competência apropriada para satisfazer as necessidades do projecto. 6.2.4 Desenvolvimento da equipa Desenvolvimento das competências e aptidões individuais e da
equipa para melhorar o desempenho do projecto.
7 Realização do produto 7.2 Processos relacionados
com a interdependência 7.2.2
Arranque do projecto e desenvolvimento do plano
de gestão do projecto
Avaliação dos requisitos dos clientes e de outras partes interessadas, preparando um plano de gestão do projecto e dando início a outros processos.
7.2.3 Gestão da interacção Gestão das interacções durante o projecto.
7.2.4 Gestão das alterações Previsão das alterações e respectiva gestão através de todos os processos.
7.2.5 Encerramento do processo e do projecto
Encerramento dos processos e obtenção de retorno da informação.
7.3 Processos relacionados
com o âmbito 7.3.2
Desenvolvimento do
conceito Definição em linhas gerais do que será o produto do projecto.
7.3.3 Desenvolvimento e controlo do âmbito
Documentação das características do produto do projecto em termos mensuráveis e seu controlo.
7.3.4 Definição das actividades Identificação e documentação das actividades e dos passos requeridos para atingir os objectivos do projecto. 7.3.5 Controlo das actividades Controlo do trabalho real levado a cabo no projecto.
7.4 Processos relacionados
com o tempo 7.4.2
Planeamento das dependências da actividade
Identificação das inter-relações e das interacções e dependências lógicas entre as actividades do projecto.
7.4.3 Estimativa da duração Estimativa da duração de cada actividade em conexão com as condições específicas e os recursos requeridos.
7.4.4 Desenvolvimento do
cronograma
Inter-relações dos objectivos de prazo do projecto, das dependências das actividades e das suas durações como o enquadramento para o desenvolvimento de cronogramas gerais e detalhados.
7.4.5 Controlo do cronograma Controlo da realização das actividades do projecto, para confirmação do cronograma proposto ou para empreender as acções adequadas para a recuperação de atrasos.
7.5 Processos relacionados
com os custos 7.5.2 Estimativas de custos Desenvolvimento de estimativas de custos para o projecto.
7.5.3 Orçamentação Utilização dos resultados das estimativas de custos para elaborar o orçamento do projecto.
7.5.4 Controlo de custos Controlo dos custos e dos desvios do orçamento do projecto.
7.6 Processos relacionados
com a comunicação 7.6.2
Planeamento da comunicação
Planeamento dos sistemas de informação e de comunicação do projecto.
7.6.3 Gestão da informação Disponibilização aos membros da organização do projecto e às outras partes interessadas da informação necessária.
7.6.4 Controlo da comunicação Controlo da comunicação de acordo com o sistema de comunicação planeado.
7.7 Processos relacionados
com o risco 7.7.2 Identificação do risco Cálculo dos riscos no projecto.
7.7.3 Avaliação do risco Avaliação da probabilidade de ocorrência de casos de risco e do impacto dos casos de risco no projecto.
7.7.4 Tratamento do risco Desenvolvimento de planos para responder a riscos.
7.7.5 Controlo do risco Implementação e actualização dos planos de risco.
7.8 Processos relacionados
com as compras 7.8.2
Planeamento e controlo das
compras Identificação e controlo do que é para ser comprado e quando.
7.8.3 Documentação dos
requisitos das compras Compilação das condições comerciais e dos requisitos técnicos.
7.8.4 Avaliação do fornecedor Avaliação e determinação de quais os fornecedores e subcontratados que deverão ser convidados para fornecer produtos.
7.8.5 Contratação Expedição de convites para apresentação de propostas, avaliação de propostas, negociação, preparação e colocação do subcontrato.
7.8.6 Controlo do contrato Assegurar que o desempenho dos subcontratados satisfaz os requisitos contratuais.
8 Medição, análise e melhoria