Processos relativos a fornecedores

a) A execução dos processos de aquisição de produtos e serviços da Instituição cumpre as exigências legais

definidas pela Lei No. 8666/93 e pelo Decreto 5450 (que disciplina o pregão e a cotação eletrônica). A identificação de potenciais fornecedores é executada pela GAN/GIE bem como através da indicação dos requisitantes que tomam conhecimento desses fornecedores por meio de cursos, congressos, seminários, feiras e convenções dentro da sua área de atuação.

O ipen cumpre as exigências legais anteriormente mencionadas ao primeiro elo da cadeia produtiva de seus

fornecedores. Nas situações em que esse fornecedor terceiriza parte ou no todo o serviço contrato, as exigências anteriormente mencionadas também precisam ser atendidas pelo terceirizado. No que tange ao trabalho infantil, a norma constitucional de não contratar menores de 18 anos está contemplada nas exigências e condições de participação da licitação. Para o cumprimento dessa exigência é exigido um documento comprobatório do atendimento desse requisito dessa norma legal.

b) Visando atender as expectativas dos fornecedores quando do seu relacionamento contratual com esta

Instituição, o Setor de Diligenciamento acompanha todas as etapas de cada contratação. Dentro desse Setor operacionaliza-se um software que gera informações gerenciais que de forma preventiva, informa eventuais problemas no fornecimento. Além disso, servidores treinados atendem o fornecedor, de forma a dirimir e/ou solucionar qualquer dúvida quanto ao contrato em curso.

O relacionamento da Instituição com seus fornecedores é conduzido pela Gerência de Aquisições Nacionais (GAN) e Gerência de Importação e Exportação (GIE). Os principais canais de relacionamento utilizados são: internet, correio, fax, telefone, os procedimentos licitatórios, Diário Oficial da União, jornais de grande circulação, correio eletrônico e pessoalmente, no âmbito do diligenciamento. As principais informações veiculadas são os editais de aquisição, avaliação de fornecedores, acompanhamento dos pedidos, resultados das licitações. Em função da Lei 8.666 não pode haver diferenças de tratamento entre fornecedores.

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c) Dois aspectos são considerados no processo de seleção e qualificação dos fornecedores: a importância do

fornecedor para o ipen e a Lei 8666 – que estabelece o enquadramento do tipo de licitação a ser desenvolvida. No primeiro aspecto, observa-se uma classificação dos fornecedores do ipen em três categorias: Fornecedor tipo A (para produtos e/ou serviços com alta qualificação e que não podem trazer riscos às atribuições do ipen); Fornecedor tipo B (para produtos e/ou serviços com qualificação e que não devem trazer riscos às atribuições do

ipen) e Fornecedor tipo C (para produtos e/ou serviços que não trazem nenhum risco às atribuições do ipen). Aos fornecedores tipo A e B aplica-se um procedimento de pontuação do serviços/produtos fornecidos. Aos fornecedores tipo C esse procedimento é aplicado opcionalmente. O segundo aspecto envolve a elaboração do processo de compra propriamente e contempla as seguintes etapas: organização das requisições recebidas pela segmentação de mercado e calendário de compras, a definição da modalidade de licitação (dispensa, cotação eletrônica, dispensa requerida e inexigibilidade, convite, tomada de preços, concorrência, pregão e pregão eletrônico), a homologação, a emissão de empenho e comunicação do fornecedor selecionado.

d) Preliminarmente, para que um fornecedor seja considerado habilitado ao fornecimento ele precisa estar em

situação regular junto ao FGTS, INSS e a Certidão Negativa junto a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional além de ter que atender as especificações e condições especiais estabelecidas na requisição de compra e publicadas em edital. A seguir, após efetivado fornecimento, efetua-se a análise de pontuação de um fornecedor. Esse procedimento de pontuação considera os seguintes parâmetros de avaliação: qualidade, custos, prazo de entrega e satisfação. A nota mínima considerada satisfatória é 80 e a não satisfação desse requisito enseja a adoção de ações de melhoria junto ao fornecedor ou a instrução do processo para exclusão do mesmo. Para o acompanhamento dos requisitos contratuais pelos fornecedores, existe um diligenciamento informatizado que monitora a empresa vencedora da licitação mediante um sistema de pontuação definido através dos parâmetros de avaliação anteriormente indicados (no item c), calculados pela sua performance desde a colocação do pedido até sua entrega e aceitação definitiva pelo requisitante. Anualmente é encaminhado via e-mail aos fornecedores avaliados o resultado da avaliação. Os mecanismos de avaliação encontram-se listados na tabela 7.2.1.

Para controlar o cumprimento das diversas fases da gestão de compras, é efetuada uma conformidade no processo; esse é um pré-requisito para colocar o pedido no fornecedor, e funciona como uma auditoria interna da GAN/GIE (IT-IPN-0601-03). A gestão de compras sofre auditorias internas (da qualidade, da CNEN/Sede) e externas (Fundação Vanzolini, do Tribunal de Contas da União – TCU, do CISET/Governo Federal,

Tabela 7.2.1: Mecanismos de Avaliação de Desempenho dos Fornecedores

e) No que concerne à redução dos principais custos na gestão dos fornecedores, desenvolve-se a prática de

diligenciamento, ou seja, a gestão de compras interage visando se antecipar a eventuais problemas. Com isto evita-se retrabalhos licitatórios, reduz-se o prazo de entrega de materiais, assegura-se que o material solicitado seja recebido e obtém-se melhor aproveitamento dos recursos orçamentários. Outro mecanismo utilizado que visa a minimização de custos, adotado a partir de 2003, é a realização das modalidades de licitação denominadas “Cotação Eletrônica de Preços”, “Pregão Presencial” e “Pregão Eletrônico”, que agilizam sobremaneira os prazos de uma licitação. Além disso, os fornecedores com pontuação superior a 95 pontos classificados como “qualidade assegurada”, como forma de incentivo à melhoria do desempenho, não sofrem inspeção no recebimento. Temos, ainda, a prática de, nos casos previstos em Lei, utilizar as relações contratuais de longo prazo (até 5 anos), notadamente quando se trata de serviços contínuos e manutenção preventiva e corretiva de equipamentos. No intuito de reduzir os custos relativos à gestão do fornecimento, metas anuais são estabelecidas para os seguintes indicadores: número de não-conformidades, % de aproveitamento de recursos disponibilizados no exercício, nota mínima a ser alcançada pelos fornecedores e % de solicitação de catalogação de itens retrabalhados em relação ao total solicitado. Temos ainda a superveniência de um Calendário de Compras, definido pela Administração no início do ano, cuja diretriz é estabelecer lotes econômicos, juntando as requisições de um mesmo tipo de mercado para todos os Centros desta Instituição, minimizando os custos de aquisição. Esta Instituição tem como meta obter uma economia de 10% em relação a média da pesquisa prévia de preços (um valor que a Instituição se propõe a pagar para determinado bem ou serviço), cujo valor é divulgado por ocasião da publicação da licitação.

f) Não há fornecedores atuando diretamente nas funções finalísticas do ipen. No entanto, existem procedimentos estabelecidos em relação aos fornecedores dos serviços de jardinagem, manutenção da infra-estrutura (civil, elétrica, eletrônica, elevadores, máquinas e equipamentos) e limpeza: as necessidades de treinamento são levantadas por meio do seguinte conjunto de padrões de trabalho: caracterização da necessidade, aplicação do

FORNECEDORES DE INSUMOS FORNECEDORES DE EQUIPAMENTOS

Inspeção de entrada Inspeção de entrada

Inspeção de recebimento: inspeção e ensaios de insumos (caso não tenha atingido o nível de qualidade assegurada)

Inspeção de recebimento: inspeção e ensaios de equipamentos, caso ainda não tenham atingido o nível de qualidade assegurada

Certificado de análise ou de conformidade do produto Inspeção durante a fabricação, quando acordado no contrato Avaliação contínua por meio de um Sistema de Eletrônico de

Pontuação Certificado de análise ou de conformidade do produto

Avaliações adicionais para situações especiais Diligenciamento eletrônico do pedido

Não conformidades que surgem ao longo do período da garantia do equipamento e no serviço pós-venda

Avaliação contínua por um Sistema Eletrônico de Pontuação Diligenciamento eletrônico do pedido

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treinamento, avaliação da aplicação do conhecimento e registro da capacitação efetuada. Nas áreas de risco, esse procedimento é gerenciado pelos próprios Centros. Aqueles contratos que envolvem segurança e saúde, o edital que disciplina a futura contratação prevê, em seu bojo, a descrição detalhada sobre a forma em que os serviços serão realizados, bem como indica as normas legais e regulamentos específicos que disciplinam a matéria. Exemplo típico dessa condição é a limpeza das salas limpas utilizadas na produção de radiofármacos.

A Seleção de Fornecedores, Avaliação e Canal de Comunicação estão contempladas em instruções internas constantes nos Procedimentos Operacionais, Gerenciais e Instruções de Trabalhos (PG, PO e IT), específicos para a área de Aquisição Nacional.

Aplicação das Práticas e Padrões de Trabalho: Prática de

Gestão Padrão de Trabalho

Indicador de Controle Freqüência Continui- dade Disse- minação Integração com item Refina- mento Responsável Planejamento da aquisição Procedimento para compra de equipamentos, obras e serviços e materiais de consumo Cronograma de compras Não conformidades, Relatório de auditoria Memorando da DAD

continua > 3 anos Todo IPEN 7.1 3 GAN e GIE

Análise de processo

Procedimento para Processo de compras

Número de licitações por modalidade, Não

conformidades, % de solicitação de catalogação de itens retrabalhados em relação ao total solicitado Relatório de auditoria

continua > 3 anos Todo IPEN 7.1 3 GAN e GIE

Diligencia- mento Procedimento para garantia de entrega no prazo e demais especificações Não conformidades,

Relatório de auditoria continua > 3 anos Todo IPEN 7.1 3 GAN e GIE

Avaliação de fornecedores

Procedimento para avaliação de fornecedores

Nota de Avaliação dos fornecedores, Relatório de auditoria

anual > 3 anos Todo IPEN

7.1 4 GAN e GIE Inspeção de recebimento Documento Recebimento com avaliação Documento emitido,

Relatório de auditoria continua > 3 anos Todo IPEN 7.1 3 GMP/ usuário

Tabela 7.2.2 – Controle e verificação das principais práticas e dos padrões de trabalho do item 7.2 Melhorias implementadas decorrentes do Sistema de Aprendizado

Prática de gestão Descrição da melhoria implementada

Mecanismo de aprendizado ativado

Ano

Planejamento da

aquisição Instituição e obrigatoriedade da Cotação Eletrônica e obrigatoriedade do Pregão Eletrônico

Responsável pela prática 2005

Planejamento da

aquisição Padronização de editais em conjunto com a Procuradoria Jurídica do IPEN

Responsável pela prática 2005

Análise de processo Instituição e obrigatoriedade da Cotação Eletrônica e obrigatoriedade do Pregão Eletrônico Responsável pela prática 2005

Planejamento da aquisição

Implantação do novo módulo denominado pesquisa prévia de preços, no sistema informatizado de compras, visando aferir se a futura contratação está compatível com os preços correntes no mercado

Responsável pela prática 2006

Planejamento da aquisição

Implantação de novo módulo na Intranet denominado “Diligenciamento”, visando possibilitar ao requisitante o acompanhamento em tempo real do processo de contratação de seu pedido

Responsável pela prática 2008

Planejamento da aquisição

Disponibilização do módulo “avaliação de fornecedores” na Intranet para consulta de qualquer interessado

Responsável pela prática 2009

Planejamento da aquisição

Implantação do Sistema de Acompanhamento de processo de compras na Intranet: o requisitante de um item pode acompanhar o processo de compra ao longo de cada etapa de execução

Responsável pela prática 2010

Tabela 7.2.3 – Exemplos de melhorias implementadas decorrentes do sistema de aprendizado nas principais práticas e dos padrões de trabalho do item 7.2