Processos versus Métodos de Lições Aprendidas

A

Tabela 7 baseia-se na revisão de literatura e tem como propósito agrupar os principais processos e métodos de lições aprendidas, de forma a ilustrar alguns modos de execução do gerenciamento das lições nos projetos de tecnologia da informação. A primeira coluna da

Tabela 7 apresenta os principais processos de gerenciamento de lições aprendidas com base no levantamento da literatura. Além disto identificou-se a necessidade de se tratar o componente “pessoas”, que seriam os aspectos sociais no processo de lições aprendidas. Os estudos selecionados apontaram esta necessidade, porém este item não estava evidenciado dentro do processo da gestão das lições aprendidas. Desta forma incluiu-se o processo

“conscientizar” para tratar os aspectos sociais de forma que este possa ajudar na efetiva utilização das lições aprendidas em projetos.

Processos de Lições Aprendidas

Métodos Autores

Conscientizar

Este novo processo pode ser suportado por métodos que envolvem o suporte aos aspectos sociais e de pessoas:

*Teoria da Aprendizagem Situada *Framework de processos sociais *Teoria do Cuidado Mútuo

Sense (2004); Brookes et al. (2006); Jugdev & Wishart (2014)

Coletar

Processo de coleta de lições aprendidas pode ser suportado pelos métodos:

*Revisão pós-ação

*Revisão de projeto/auditoria de projeto *Micro artigos

*Investigação de incidentes

USAR (1993); Schindler & Eppler (2003);

Milton (2010)

Verificar

Processo de verificação de lições aprendidas pode ser suportado pelos métodos:

*Revisão pós-ação

*Revisão de projeto/auditoria de projeto *Micro artigos

*Entrevistas individuais de aprendizado *Investigação de incidentes

USAR (1993); Schindler & Eppler (2003);

Milton (2010)

Armazenar

Processo de armazenamento de lições aprendidas pode ser suportado pelos métodos:

*Revisão pós-ação

*Revisão de projeto/auditoria de projeto *Micro artigos

*Investigação de incidentes

USAR (1993); Schindler & Eppler (2003);

Milton (2010)

Disseminar

Processo de disseminação de lições aprendidas pode ser suportado pelos métodos:

*Revisão pós-ação

*Revisão de projeto/auditoria de projeto *Micro artigos

*Investigação de incidentes

USAR (1993); Schindler & Eppler (2003);

Milton (2010)

Reutilizar

Processo de reutilização de lições aprendidas pode ser suportado pelos métodos:

*Revisão pós-ação

*Revisão de projeto/auditoria de projeto *Micro artigos

*Investigação de incidentes.

USAR (1993); Schindler & Eppler (2003);

Milton (2010).

Tabela 7 - Alinhamento entre processos e métodos de lições aprendidas. Fonte: Autora.

A segunda coluna da

Tabela 7 apresenta os métodos levantados na literatura para suportar cada processo de lições aprendidas. Desta forma, foi realizada a seleção dos principais métodos com base na aderência aos processos e às ferramentas de TI 2.0. Detalhando os processos de lições aprendidas tem-se:

Este processo foi criado com base na revisão da literatura para suportar a necessidade de lidar com os aspectos sociais e de pessoas no contexto das lições aprendidas. Estudos relacionados ressaltam a importância do aspecto social, mas não estabelecem uma ligação direta com os processos utilizados em organizações e projetos e como lidar com estes no cotidiano (Wenger, 2000; Sense, 2004; Stankosky, 2005; Brookes et al., 2006; Sultan, 2013; Jugdev & Wishart, 2014). Desta forma, definiu-se o processo de conscientizar como a formalização da importância da lição aprendida, de forma a motivar e incentivar os membros da equipe a realizar as atividades de lições aprendidas nos projetos. Para este processo selecionaram-se os seguintes métodos e teorias que possuem maior aderência com o novo processo de conscientização:

o Framework de processos sociais: Construção de uma rede social do projeto que trata-se da combinação de vários relacionamentos entre os “protagonistas” do projeto, de forma que se possa alcançar o capital social e os objetivos do projeto; o Teoria do Cuidado Mútuo: Reconhecendo os desafios psicológicos, emocionais e sociais envolvidos nas práticas formais de compartilhamento de conhecimento, esta teoria visa efetuar a mudança da individualização para a expansão focada na aquisição do bem maior para a equipe;

o Teoria da Aprendizagem Situada: O aprendizado ocorre de acordo com a cultura incorporada nas comunidades de prática. Não determina uma solução controlada para as atividades de aprendizado, e considera o time de projeto um construtor dinâmico.

 Processos Coletar, Armazenar, Disseminar, Reutilizar

Estes processos foram relacionados com a seleção dos métodos abaixo identificados devido a maior aderência com os processos relacionados:

o Revisão pós-ação (After Action Review): Método utilizado há algumas décadas pelos militares e por consequência, com bastante incidência na literatura. Pode ser viabilizado por um facilitador (PMO no caso de projetos) e com a participação de todo time do projeto. Apresenta foco em atividade, pois possui a característica de ser realizado no fim das principais “missões” – atividades críticas – no gerenciamento de projetos (USAR, 1993; Schindler & Eppler, 2003; Milton, 2010);

o Revisão de projeto/auditoria de projeto (Project Review/Project Audit): Este método tem a característica de ser realizado por moderadores (no caso da revisão de projetos) ou por auditores externos (no caso de auditoria de projetos). Possui foco nos

grandes marcos do projeto, pois pode ser realizada no final do projeto ou no final das fases/ciclos do projeto (Schindler & Eppler, 2003). O método de Milton (2010) Revisão pós-projeto ou retrospectiva tem muitos pontos em comum com este método, porém este foi selecionado por englobar também auditoria de projetos;

o Micro artigos (Micro Articles): O método baseado em documentação foi selecionado por ter características para captura pelos próprios membros do projeto e por ter um formato sucinto (Schindler & Eppler, 2003);

o Investigação de incidentes: É um aspecto relevante para projetos, que foca naquilo que ocorreu de errado. Ele pode ser aplicado em incidentes no projeto ou também, incidentes ocorridos após a conclusão do projeto, como por exemplo, no âmbito de desenvolvimento de sistemas, após a entrada do sistema em produção, no período de suporte pós go-live, ou seja, após entrada do sistema no ambiente produtivo (Milton, 2010).

 Processo Verificar

Neste processo, além dos métodos relacionados, existe o método de entrevistas individuais, que trata de um método adicional de verificação, para extração de detalhes de lições relevantes ao projeto e à organização.

o Entrevistas individuais de aprendizado: Método utilizado para resgatar maior detalhamento de lições relevantes ou estratégicas para os projetos e por consequência para a organização (Milton, 2010).