Com a edição da Resolução 1.733 de 30 de março de 2012, do Excelentíssimo Procurador Geral de Justiça, no artigo 1º é instituída a Gestão de Documentos no Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro, que tem por finalidade sistematizar os procedimentos técnicos e operacionais relativos à produção, fluxo, ciclo de vida, classificação, organização, avaliação, acesso e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, em qualquer suporte, compreendendo: organização, acesso, arquivamento e controle de documentos integrantes dos arquivos nas fases corrente e intermediária; classificação e avaliação de documentos, visando a sua guarda e destinação final; processamento eletrônico de reprodução documental; e acompanhamento operacional e avaliação da gestão de arquivos, no âmbito do Ministério Público.
A Resolução estabelece em seu artigo 3º que os arquivos são classificados em três fases: fase corrente – conjunto de documentos em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituem-se objeto de consultas frequentes; fase intermediária – conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, constituindo-se em objeto de consultas eventuais, para efeito administrativo e legal, e que aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; e fase permanente – conjunto de documentos de valor probatório, histórico e informativo, que devem ser preservados e destinados à guarda permanente. O parágrafo um afirma que os documentos integrantes dos arquivos em fase corrente, efetuadas as operações de avaliação e seleção, serão, periodicamente, transferidos para o arquivo em fase intermediária. E o parágrafo dois que desde que se verifiquem as condições previstas no inciso III deste artigo, os documentos do arquivo em fase intermediária serão recolhidos para fins de arquivamento permanente.
O artigo 5º designa os responsáveis pela gestão de documentos, em primeiro lugar aparece a Comissão Permanente de Avaliação dos Documentos, conforme a Resolução GPGJ nº 1.513, de 05 de maio de 2009 e em segundo, a Secretaria de Tecnologia de Informação e de Comunicação, a qual as Gerências de Comunicação e de Arquivo fazem parte, conforme exposto no organograma da Secretaria Geral do MPRJ. E então, por intermédio de sua área de documentação e arquivo, compete a elas
a) exercer as atividades arquivísticas do Ministério Público, articulando-se, permanentemente, com o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro;
b) exercer as atividades de organização e controle de arquivos e documentos do Ministério Público, de acordo com as normas vigentes;
c) custodiar os documentos transferidos dos arquivos de fase corrente, codificando-os e armazenando-os, obedecendo os prazos de guarda determinados pela Tabela de Temporalidade de Documentos;
d) organizar o arquivo de fase intermediária do Ministério Público;
e) atender e controlar as consultas feitas ao arquivo de fase intermediária, zelando pelas condições de conservação do acervo documental sob sua custódia;
f) participar diretamente da elaboração e atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério Público, supervisionando sua aplicação;
g) cumprir e fazer cumprir as normas relativas à gestão de documentos;
h) avaliar os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo Ministério Público, promovendo o levantamento e identificação dos respectivos assuntos e tipologias documentais;
i) promover e coordenar os trabalhos relativos à aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos da Instituição, por meio da Diretoria de Comunicação e Arquivo e sua Gerência de Arquivo, visando à destinação final dos documentos;
j) acompanhar a execução das atividades arquivísticas do Ministério Público, articulando-se, permanentemente, com o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro;
l) cumprir e fazer cumprir as normas relativas à gestão de documentos;
E em terceiro lugar, os Órgãos do Ministério Público, por intermédio do seu gestor documental, competindo eles:
a) organizar o arquivo de fase corrente, cumprindo as normas relativas à gestão de arquivos;
b) participar, quando designado, da Comissão de Avaliação de Documentos do Ministério Público.
A Diretoria de Comunicação e Arquivo, com o apoio da Diretoria de Tecnologia da Informação elaborou projeto para contratação de empresa especializada, com o objetivo de fazer diagnóstico e elaborar proposta para a implementação do Programa de Gestão Documental.
importância reside, primordialmente, no cumprimento da legislação arquivística em vigor - Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - que estabelece a Política Nacional de Arquivos.
Para efetivar a implantação do projeto, contou-se com o apoio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro, que tem entre suas atribuições gerir o Programa de Gestão Documental, considerando a pertinência da utilização da tecnologia da informação, não só como ferramenta importante na recuperação da informação, mas, sobretudo, as ferramentas disponíveis para Gestão do Documento Eletrônico. É importante destacar a oportunidade de racionalizar e otimizar a gestão de documentos no Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro, por meio da utilização dessas tecnologias no tratamento da informação e na sistematização de arquivos, como meio a permitir e facilitar o seu acesso, o compartilhamento, a interface com o sistema corporativo MGP, o estabelecimento de diretrizes gerais quanto ao armazenamento de documentos nas fases corrente e intermediária – incluindo informações contidas em suporte digital. Tal proposta contribuirá para a preservação da memória institucional, evitando a acumulação indevida de documentos e a sua dispersão, bem como desempenhará papel importante na definição da Política Institucional de Arquivos.
3.3.1 A gestão de documentos do MPRJ e o e-ARQ Brasil
Ao longo da pesquisa, foi possível observar a escassa produção de orientações e diretrizes para implementar um programa de gestão arquivística de documentos. Estudamos o e-ARQ Brasil, o qual apresenta o que um programa deve cumprir para que as instituições tenham a capacidade de controlar toda a sua produção arquivística.
Com base no levantamento de dados feito, realiza-se aqui uma breve análise comparativa com o que o e-ARQ Brasil estabelece o que deve conter em um programa de gestão arquivística de documento e que foi considerado na Resolução nº 1.733, de 30 de março de 2002 sobre gestão implantada no MPRJ.
Foi possível observar que o programa de gestão de documentos do MPRJ, cumpre três das recomendações do e-ARQ Brasil referentes ao planejamento do programa de gestão de documentos.
As recomendações do e-ARQ com relação às exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos (CONARQ, 2011, p.21) que estão previstas na Resolução do MPRJ são as seguintes: controle do ciclo de vida dos documentos, a garantia de acessibilidade aos documentos, a sua manutenção em ambiente seguro e a sua retenção somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação e a implementação.
Apesar da Resolução do MPRJ não especificar a aplicação de estratégias de preservação dos documentos, o MPRJ mostra que zela pelas condições de conservação do acervo documental sob sua custódia e essa prática é eficiente no trabalho realizado pela Gerência de Arquivo.
A gestão arquivística de documentos na prática das atividades diárias do MPRJ é eficiente nas atividades de protocolo, do controle da movimentação, do arquivamento e armazenamento. Porém para um aperfeiçoamento seria necessário a implementação de uma tabela de temporalidade e um plano de classificação para as atividades fim. Dessa forma, as características relativas à organicidade e originalidade do documento estariam preservadas, bem como facilitaria a avaliação dos documentos, destinando-os para guarda permanente ou eliminando, pois foi constatado que isso só ocorre com os documentos referentes as atividades meio. A partir dessas novas ferramentas arquivísticas a falta de espaço que, hoje é outro problema da Instituição, apesar da reforma realizada na Gerência de Arquivo seria solucionado, implementando o Programa de Gestão Documental do MPRJ e tornando-o completo e eficaz.