Proposta de implementação de melhorias 76

Serão agora apresentadas algumas melhorias que embora não tenham sido implementadas no decorrer do presente projeto, se considerou serem fundamentais para a otimização dos tempos e processos de manutenção e para o aumento da eficiência e da produtividade.

4.4.1 Reformulação do abastecimento de materiais na oficina

Neste sentido, o abastecimento de peças na área da reparação automóvel, tanto para os serviços de revisão programada, como para as restantes reparações, permitiria extinguir ou pelo menos minimizar a necessidade da deslocação dos técnicos à secção das peças, reduzindo, deste modo, os tempos não produtivos. No que diz respeito aos materiais utilizados nas revisões seria necessário colocar o armário com os cestos resultantes do pre-picking, demonstrado anteriormente, num local na oficina que permitisse o rápido acesso a todos os técnicos, uma vez que aquando da realização da pré-seleção não se sabe ainda qual o técnico que ficará com cada serviço. As peças referentes às restantes manutenções seriam fornecidas diretamente no posto de cada um dos técnicos, consoante a necessidade. Para a execução destas tarefas era essencial a utilização de um carrinho como o da Figura 45, que possibilitasse a fácil e célere deslocação dos diferentes materiais.

Contudo, a atual existência de apenas um trabalhador encarregue por toda a secção de peças torna impossível a realização destas atividades visto que, despendendo já de algum tempo na preparação dos cestos, a deslocação à oficina para o fornecimento dos diversos materiais implicaria o gasto de demasiado tempo. Efetivamente, nestas circunstâncias, a venda de peças ao público seria bastante prejudicada, visto que não só os clientes teriam de aguardar bastante para serem atendidos presencialmente como também se correria o risco de não se efetuarem potenciais vendas, devido ao não atendimento das chamadas telefónicas.

4.4.2 Implementação de práticas organizacionais e de gestão oficinal

Outros dois aspetos que do ponto de vista estrutural e de gestão se considerou serem importantes são a realização de reuniões diárias e o estabelecimento de intervalos de paragem. Efetivamente, a execução destes Standup Meetings, com uma duração máxima de 15 minutos, possibilitam o acompanhamento e a atualização das diversas reparações em decurso, permitem realizar um ponto de situação, esclarecer possíveis questões e dar eventuais pareceres relativamente às tarefas de cada profissional, contribuindo assim para uma maior sintonia de toda a equipa. A sua realização em pé promove a objetividade e assertividade dos assuntos tratados, evitando que a conversa se prolongue, como aconteceria se os participantes estivessem sentados numa sala de reuniões. Caso seja necessário estender o debate relativo a um determinado assunto técnico, este deverá ser realizado individualmente, com cada trabalhador. Desta forma, consegue fomentar-se a agilidade e a flexibilidade do grupo.

Por outro lado, a definição de intervalos de interrupção da atividade com duração pré- estabelecida, tanto de manhã como de tarde, permite limitar e homogeneizar mais facilmente o tempo despendido.

4.4.3 Criação de uma metodologia de identificação das diferentes fases de permanência dos veículos na oficina

A utilização de marcadores colocados no espelho retrovisor das viaturas permite a rápida identificação da fase em que as mesmas se encontram durante o período de permanência na oficina, o que constitui outra melhoria que possibilitaria reduzir os tempos não produtivos, a saber, a localização dos automóveis e o conhecimento dos respetivos estados de manutenção, tornando mais simples e imediato este processo. Deste modo, seria necessária a existência de dois marcadores, como os apresentados na Figura 46, sendo que o primeiro conteria as cores vermelho e amarelo, e o outro as cores azul e verde.

O primeiro seria suspenso aquando da chegada do veículo à oficina, sendo o rececionista responsável pela colocação do marcador com a cor vermelha virada para o exterior do veículo. Esta cor, comummente relacionada com situações de alerta/necessidade de atenção, representa que a viatura ainda não foi reparada. Só quando terminada a manutenção é que o respetivo técnico procederia à viragem do marcador para o lado amarelo visível exteriormente, simbolizando que a viatura aguarda a realização do teste de estrada. Após a sua conclusão, o experimentador deverá deslocar-se à receção para a entrega do 1° marcador e solicitação do 2° que deverá colocar com a face azul voltada para fora. Esta cor, associada à água, significa a necessidade de lavagem. Uma vez concluída esta tarefa, o respetivo

1°  marcador 2°  marcador

Figura 46 – Marcadores para a identificação das diferentes fases de permanência dos veículos na oficina

responsável deverá mudar a face exterior do marcador para a cor verde, traduzindo a conclusão do processo, encontrando-se a viatura pronta para entrega. A sequência anteriormente descrita é apresentada na Figura 47, onde é possível visualizar as diferentes etapas que constituem o habitual período de permanência do veículo na oficina.

Deste modo é possível aos técnicos, ao experimentador, ao responsável pela lavagem e aos rececionistas proceder a uma simples e rápida identificação do ponto do processo em que viatura se encontra, agilizando, assim, a procura de um determinado automóvel.

Em última análise e, consequentemente, o próprio cliente é beneficiado, uma vez que, idealmente, este processo permite minimizar o tempo de estadia do automóvel na oficina. 4.4.4 Inclusão de novas funcionalidades no ERP Millennium

Por último, o software integrado de gestão empresarial utilizado na empresa apresenta uma grande adaptabilidade, revelando uma notável flexibilidade, capacidade de adaptação e customização com as necessidades de cada negócio e cada cliente. De facto, o ERP Millennium constitui uma solução extremamente moldável apresentando módulos integráveis, sendo possível a inclusão de novas funcionalidades. Assim, embora este software seja utilizado para o mercado de peças, desempenhando as tarefas de gestão de inventários e de encomendas, não se encontram atualmente em utilização as ferramentas de cálculo automático dos níveis ótimos de reaprovisionamento, nem de alerta em caso de aproximação do stock desses níveis, o que permitiria evitar o risco de rotura do inventário de peças. Este nível representa a quantidade ótima a possuir, em inventário, de cada uma das peças, sendo definido pela norma de reaprovisionamento mais adequada a cada caso. Desta forma, o cálculo automático permitiria selecionar a norma mais apropriada com base no histórico das encomendas anteriormente realizadas, enquanto o alerta seria essencial para os materiais de grande utilização, como são os filtros de óleo, do ar, do pólen e do combustível, as pastilhas e discos dos travões, facilitando assim a deteção da necessidade de realização de encomendas. Sendo possível a integração destas funcionalidades, era de grande interesse para a empresa o contacto com a CIL, Centro de Informática, S.A., para a sua implementação.