Propostas de intervenção relacionadas à GI

A partir da análise realizada no Capítulo 2 desta dissertação, apresentamos propostas que possam contribuir para uma melhor organização dos fluxos informacionais na UFJF-GV, mas que não esgotam o conjunto de medidas que podem ser adotadas com essa finalidade. Consideramos, nas propostas apresentadas, medidas que não demandem altos investimentos e que sejam de fácil implementação, observando as orientações encontradas na literatura sobre o tema.

O quadro 13 apresenta um resumo das propostas relacionadas à GI, descrevendo brevemente uma justificativa, os responsáveis pela sua implementação e os custos envolvidos. De forma complementar, o gráfico 2 apresenta uma sugestão de cronograma para implementação das propostas.

Quadro 13: Detalhamento das propostas relacionadas à GI

O QUÊ? POR QUÊ? COMO? QUEM? QUANTO? QUANDO?

Propor, discutir e implementar uma estratégia de GI para o campus GV. A definição de estratégias de GI possibilita o envolvimento dos colaboradores.

Apresentar documento contendo as ações relacionadas à GI a serem implementadas no campus para discussão no Conselho Gestor. Posteriormente executar as ações aprovadas. Equipe de GI e GC. Estimativa de custos a ser realizada pela equipe. Out. 2016 Realizar um mapeamento das informações disponíveis. O mapeamento facilita o acesso às informações e familiariza os colaboradores com o gerenciamento informacional.

Identificar as informações disponíveis nos diferentes setores da organização.

Equipe de GI e GC. Horas de trabalho dos servidores envolvidos. Nov. 2016 Identificar as necessidades informacionais e rever os sistemas informatizados a partir das necessidades identificadas. O mapeamento das necessidades informacionais é um dos primeiros passos para implementação da GI.

A definição dos métodos para o mapeamento deve partir da própria equipe de GI e GC. Equipe de GI e GC. Horas de trabalho dos servidores. Nov. 2016 Definir um fluxo adequado para as informações, envolvendo a relação entre os dois campi.

A definição de fluxos informacionais facilitará o acesso do público interno e externo às informações, reduzindo a distorção de informações.

A partir do mapeamento das necessidades informacionais, cada setor do campus GV deve identificar os setores que possuem informações relevantes para suas atividades e pactuar a melhor forma para que o fluxo ocorra de forma contínua.

Todos os setores com coordenação da equipe de GI e GC. Horas de trabalho dos servidores. Dez. 2016

Gráfico 2: Detalhamento das propostas relacionadas à GI

A primeira proposta relacionada à GI é a proposição, discussão e implementação de uma estratégia de GI para o campus GV. Essa ação se faz necessária, pois nos estudos realizados constatamos a ausência de orientações claras sobre o fluxo de informações na instituição. A responsabilidade de propor uma estratégia de GI caberá a equipe multidisciplinar criada para esse fim. Destacamos que o alinhamento dessa equipe com a administração do campus e da UFJF como um todo é de suma importância para que a proposta a ser apresentada, discutida e aprovada pelo Conselho Gestor do campus esteja alinhada às estratégias organizacionais e dentro dos parâmetros orçamentários que possibilitem sua efetiva implementação.

Os custos relacionados à criação da estratégia de GI limita-se às horas de trabalho dos servidores envolvidos. Esses custos já fazem parte do orçamento da UFJF. Porém, para implementação das propostas a serem apresentadas, a própria equipe deve estimar os investimentos necessários de acordo com as ações propostas. Consideramos que a criação da estratégia de GI é o primeiro passo a partir da criação da equipe especializada. Logo, considerando que a equipe seja criada em outubro de 2016, no mesmo mês deve ser iniciada a elaboração da proposta a ser apresentada ao Conselho Gestor. Entre as propostas que consideramos importante constar da estratégia de GI a ser implementada no campus, destacamos três, que apresentamos aqui como propostas do plano de ação: o mapeamento das informações, a identificação das necessidades informacionais e a definição dos fluxos formais de informação.

O mapeamento das informações, de acordo com Davenport (1998), deve ser o primeiro passo para a implementação de um gerenciamento ―ecológico da informação‖. O autor orienta que esse mapeamento seja realizado por uma equipe especializada em GI e iniciado por uma área importante da organização. Dessa forma, propomos que a equipe de GI e GC identifique onde estão localizadas as informações que podem ser úteis para o desenvolvimento das atividades do campus, estejam elas no campus sede ou no campus GV. O custo para realização desse mapeamento é o tempo dos servidores dispensado à essa atividade, que já está no orçamento da UFJF. Esse mapeamento de informações deve iniciar-se logo após a aprovação da estratégia de GI do campus pelo Conselho Gestor.

Concluído o mapeamento das informações, sugerimos a identificação das necessidades informacionais dos diferentes setores do campus. Para Davenport

(1998), nem sempre a melhor forma de identificar as necessidades informacionais é perguntando ao usuário; por esse motivo, acreditamos que a definição da forma como será conduzida a implementação dessa proposta deve ser discutida pela equipe de GI e GC, com objetivo de adotar a melhor estratégia para cada setor do campus. Observando as necessidades informacionais dos diferentes setores, propomos que os sistemas de informação sejam, à medida do possível, atualizados de forma a otimizar sua utilização. Ou seja, deve-se identificar os acessos necessários para os diferentes setores e a disponibilização de dados e informações da forma mais adequada para sua utilização.

Tendo mapeadas as informações disponíveis e as necessidades informacionais, faz-se necessário a formalização de fluxos informacionais dentro do próprio campus GV e o entre os campi. Com orientação da equipe de GI e GC, cada setor deve estabelecer os canais de comunicação com os demais setores que possuem informações relevantes para suas atividades, estabelecendo um fluxo adequado de informações. No mesmo sentido, deve-se estabelecer formas adequadas para divulgação e disponibilização de informações de interesse geral da comunidade acadêmica e do público externo. Como responsáveis pela implementação dessa proposta estão todos os setores e a equipe de GI e GC, pois cada setor deve contribuir para a definição dos fluxos informacionais mais adequado à sua atividade.

Tendo realizado alguns ajustes em relação à GI, a equipe pode agregar esforços para iniciar a implementação de uma estratégia de GC. Como percebemos no Capítulo 2, informação e conhecimento não são sinônimos, mas estão intimamente relacionados e um ambiente informacional organizado é indispensável para implementação da GC. No próximo tópico abordaremos propostas que podem contribuir para implantação coordenada da GC na UFJF, iniciando pelo campus GV.