Quanto a manutenção do repositório

Com vistas a melhorar o sistema e corrigir eventuais falhas, o IBICT constantemente está disponibilizando atualizações de software e do protocolo. Estas alterações são importantes para o bom funcionamento dos repositórios locais e ainda a garantia de visibilidade dos metadados por parte do IBICT. Neste sentido é de extrema importância a figura do informático no apoio ao repositório. Mesmo toda a documentação sobre o sistema bem como manuais estarem disponíveis no site da BDTD nacional, se faz necessário que durante o processo de implantação a instituição designe um profissional de informática para participar do repositório e assumir algumas funções referentes ao seu funcionamento. Dentro da nossa amostra, quatro instituições apontaram como sendo um problema a falta desse profissional para apoiar o funcionamento do sistema. Muitas vezes os profissionais que participaram do treinamento não estão na instituição e também não foi designado alguém para substituí-lo. Percebemos que a instituição 1, por possuir um fluxo muito bem definido e documentado, não apontou nenhum problema de

recebimento e ainda relutância dos autores em publicar. A instituição conseguiu estabelecer uma cultura institucional favorável a manutenção do repositório, portanto, as dificuldades encontradas pela profissional diz respeito apenas a aspectos técnicos, que segundo ela, o profissional que hoje dá algum suporte não participou do treinamento e, portanto não consegue resolver problemas apresentados no sistema. Apenas quando a mesma é contatada pelo IBICT para alguma atualização é que o informático da instituição oferece o suporte.

No caso do sistema TEDE existem duas ocasiões em que um profissional habilitado precisa atuar, uma é no módulo de administrador do sistema e outro como gerente de repositório. Em qualquer modalidade do sistema TEDE, seja modular ou simplificado, existe um operador do sistema denominado de administrador. Este é responsável pela customização do sistema, criação de contas para operadores dos demais módulos, cadastro dos programas de pós-graduação e algumas configurações de funcionamento do sistema, tais como níveis de acesso do repositório, número de IP, etc. algumas dessas funções podem ser realizadas pelo profissional bibliotecário, porém outras devem ser de responsabilidade do informático. Dependendo do nível de conhecimento do bibliotecário, este poderá também realizar tais tarefas, visto que o sistema oferece uma interface bastante simples de funcionamento.

Já o Gerente de repositório é uma outra atribuição do profissional informático dentro do consórcio BDTD. Trata-se de uma conta que deve ser cadastrada no site da BDTD nacional com vistas a monitorar o funcionamento do sistema e corrigir eventuais erros na base. Este perfil dentro do Sistema da BDTD nacional permite a comunicação direta com a equipe da BDTD do IBICT. Uma vez “logado” no sistema, o gerente do repositório obtém informações de quantos registros estão tendo visibilidade no sistema, quantos estão apresentando erro (algumas vezes erros de catalogação) e ainda problemas de conexão com a internet. O IBICT criou este canal para um melhor monitoramento dos erros e ainda agilizar o processo de correção junto às instituições. Neste sentido, é importante que as instituições participantes tenham a preocupação de atribuir as atividades de administrador do sistema e gerente de repositório a um profissional informático de forma que ele possa colaborar mais efetivamente no seu funcionamento.

O caso da Instituição 13 foi o mais crítico neste aspecto, visto que não foi designado nenhum profissional informático para o treinamento. Porém conseguiu instalar e dar visibilidade ao repositório no relatório de harvesting (coleta de metadados).

No que diz respeito ainda à manutenção dos repositórios, pudemos observar a importância das políticas informacionais das instituições expressas através de documentos normativos como portarias e resoluções. As instituições que estabeleceram claramente as normas de funcionamento do repositório, tais como as atribuições dos programas de pós, dos alunos e da biblioteca conseguem uma alimentação sistemática dos repositórios sem grandes dificuldades. Porém, não basta instituir a obrigatoriedade na entrega de uma versão digital do trabalho para disponibilizar no repositório, como também estabelecer prazos de tempo de embargo para as publicações parciais e ainda obrigar um procedimento de conferência dos trabalhos em meio digital e analógico no ato de entrega do trabalho pelo autor, seja pela biblioteca ou pelo programa de pós-graduação, dependendo do fluxo adotado pela instituição.

Ainda neste aspecto relacionado às políticas de informação, em nível nacional é importante que exista uma articulação entre o projeto da BDTD junto às agências de fomento. Quando isso não acontece o resultado pode configurar-se como uma barreira para o bom funcionamento do consórcio no que diz respeito ao trabalho de cooperação que o modelo demanda.

Neste sentido, podemos ilustrar como funciona na pratica a partir dos relatos obtidos neste estudo. Algumas instituições apontaram uma portaria da CAPES como sendo um dos principais entraves para a BDTD a nível local. Os profissionais referiram-se a Portaria de nº13 de 15 de fevereiro de 2006 (Anexo C) que “Institui a divulgação digital das teses e dissertações produzidas pelos programas de doutorado e mestrado reconhecidos” pela internet. O documento instrui os programas de pós-graduação a criarem seus repositórios e disponibilizar os trabalhos de teses e dissertações em meio digital através de suas páginas na Internet. O documento menciona que “§3º A publicidade objeto deste artigo poderá ser assegurada mediante publicação através de sítio digital indicado pela CAPES, quando o programa não dispuser de sítio próprio” (BRASIL, 2006). Como pode ser

observado na Instituição 11, o site escolhido foi o Domínio Público, em detrimento da BDTD da instituição.

As Instituições 7 e 8 também mencionaram a portaria da CAPES como sendo uma das dificuldades encontradas no que diz respeito a colaboração dos programas de pós-graduação na cooperação com a BDTD. Em tese, o documento deveria ter surtido um efeito contrário, ou seja, deveria ter corroborado como incentivo para utilização do repositório como forma de dar visibilidade a produção de teses e dissertações. Porém, a solução para este problema foi encontrada pela Instituição 1 e 2, que utilizaram a referida portaria para embasar o documento normativo institucional (resolução), obrigando a disponibilização da versão digital e ainda instituindo o tempo de embargo.