Questionários aos utilizadores (internos e externos)

De maneira a analisarmos melhor o ambiente organizacional da SGMEC e a sua relação com as atividades e produtos de difusão cultural, decidimos realizar um pequeno questionário aos públicos interno e externo do arquivo da Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência.

O questionário interno56 _{foi disponibilizado via internet através da aplicação}

Google Forms. A sua distribuição foi feita através do envio de uma ligação57 _{para os}

55 _{Disponível em URL: < http://www.sgmf.pt/index.php?pid=57 >.} 56 _{Ver apêndice F – Questionário ao público interno.}

contatos de email institucionais de todos os funcionários da SGMEC, tendo decorrido entre os dias 11 e 15 de maio de 2015. Num total de 153 emails enviados58_{, obtivemos um}

total de 67 respostas. Dessas 67 apenas pudemos considerar 65 como válidas, perfazendo assim um total de 42% dos inquiridos.

Após a análise dos questionários pudemos constatar que a maioria dos funcionários da SGMEC não costuma visitar arquivos portugueses, mas aqueles que o fazem, cerca de um terço dos inquiridos, procuram arquivos da ACE e ainda os Arquivos Nacionais. Percebemos igualmente que a maioria dos funcionários não frequenta e, consequentemente, não utiliza os serviços nem os recursos disponibilizados pelo arquivo da DSDA. Os que o fazem estão afetos ao próprio serviço de arquivo ou visitam-no de forma escassa.

Contrariamente ao que esperávamos dado as respostas anteriores, ficamos surpreendidos com as respostas positivas quando ao reconhecimento de algumas iniciativas de difusão cultural realizadas pela própria DSDA, nomeadamente do Museu Virtual da Educação, dos eventos como são as Tardes no Thália. O blogue “Património do Ensino & Educação”, por sua vez, é a ferramenta que para nós representa e detém um grande potencial no âmbito da difusão cultural, mas que ainda carece de reconhecimento por parte dos colaboradores internos da SGMEC.

A pergunta que para nós foi a mais importante de todo o questionário foi aquela em que pedimos ao utilizador interno que avaliasse uma série de propostas de atividades de difusão cultural. Tornou-se revelador, tal como esperaríamos, que as exposições físicas e virtuais são o tipo de atividade que mais potencial tem para atrair os visitantes ao arquivo. E isso comprova-se pela quantidade de pessoas que avaliaram ter interesse e muito interesse neste tipo de atividade (50 e 49 pessoas, respetivamente, para as exposições físicas e exposições virtuais). Outra das atividades igualmente bem cotada foram as Newsletters, contando com uma adesão de interesse e muito interesse por parte de 45 funcionários. Por outro lado, contamos a Loja e o Documento do Mês como as iniciativas que causaram maior indiferença nos funcionários da SGMEC.

Outra pergunta importante neste questionário no âmbito do nosso estudo foi a avaliação da relação entre os colaboradores e as ferramentas da Web 2.0 e a identificação

58 _{Número de colaboradores da SGMEC segundo o Balanço Social de 2014, disponível em URL: <}

bastante clara em como este tipo de ferramentas pode ser benéfica para a divulgação de iniciativas de difusão cultural, para angariar novos públicos para o arquivo, para manter os utilizadores atuais interessados e ainda para um eventual complemento do Serviço de Referência já efetuado in locu no Arquivo da SGMEC.

Quanto aos questionários externos59_{, estes foram disponibilizados em dois}

formatos distintos: em papel, durante os dias 23 de abril e 22 de maio, com vista a ser entregue a todos os utilizadores que frequentassem a Sala de Consulta da SGMEC e, por via digital entre dias 11 e 22 de maio60_{. A decisão de disponibilizar os questionários via}

online, tendo sido enviados um total de 70 e-mails61_{, foi tomada quando verificámos que}

as 7 respostas em papel já recolhidas a meados do prazo estipulado não eram suficientes para corresponder a uma boa amostragem de dados.

Composto por 19 perguntas, o questionário pretendeu, num primeiro momento, caraterizar o perfil dos utilizadores do Arquivo da SGMEC passando, num segundo momento, para a avaliação do nível de conhecimento e de interesse que os utilizadores externos têm acerca das atividades de difusão cultural. Com um total de 29 respostas (41% do universo de inquiridos), pudemos constatar que todos os utilizadores têm algum tipo de formação superior, tendo os graus de doutoramento e de mestrado uma maior relevância. Pudemos igualmente comprovar que a maioria (66%) se trata de trabalhadores-estudantes e de trabalhadores (24%). Perguntámos também se têm o hábito de consultar arquivos e, em caso afirmativo, quais costumam frequentar. Nas suas respostas, os inquiridos afirmaram que costumam frequentar todos os tipos de arquivos que incluímos nas opções de resposta, sendo os Arquivos Nacionais, os arquivo da ACE e os Arquivos da Administração Local aqueles que registam maior assiduidade por parte destes utilizadores.

Posteriormente perguntámos se costumavam frequentar serviços de arquivos de outras Secretarias-Gerais, visto frequentarem o da SGMEC e, confirmando-se essa situação, quais. Apenas quatro dos utilizadores responderam que frequentam os arquivos das Secretarias-Gerais do Ministério das Finanças e do Ministério da Economia.

59 _{Ver apêndice G – Questionário ao público externo.}

60 _{Disponível em URL: < https://docs.google.com/forms/d/1DADBFHhr_gL1-}

B4KmmPHjWE_PD6PeIhjQ9Ut_jLVTxE/closedform >.

Questionámos ainda sobre o que procuravam neste tipo de arquivos. Todos os inquiridos afirmaram que consultavam a documentação e recorriam ao serviço de reprodução quando este último é permitido. Interessante notar que nas opções de resposta, nenhum utilizador afirma recorrer ou procurar especificamente atividades de difusão cultural que possam existir neste tipo de arquivo, o que nos leva a crer que podem não saber da sua existência ou que não têm interesse por este tipo de produtos.

À semelhança do que aconteceu com o questionário realizado aos funcionários da SGMEC, ficamos igualmente surpreendidos com o facto dos utilizadores reconhecerem o Museu Virtual e o Repositório Digital e, de igual forma, não conhecerem tão bem o blogue da DSDA.

Na questão de avaliação das várias atividades e produtos de difusão cultural, notámos que as exposições são o tipo de produto que mais interessa ao utilizador externo. De notar também que a opção de exposições virtuais foi aquela que registou maior número de votações com avaliação máxima pelo que podemos concluir que se trata da opção que melhor satisfaz este mesmo utilizador. Por outro lado, a iniciativa da Loja foi a opção que maior indiferença e menor interesse causou nos utilizadores externos da SGMEC.