Rapidez

Com a adoção do cadastro prévio dos fornecedores, que previamente concordavam com as cláusulas contratuais que disciplinavam o contrato de fornecimento e a consequente padronização dos formulários de requisição dos serviços que norteavam o processo de contratação, a licitação, além de mais segura, passou a ser ágil.

A assinatura digital implementada nos formulários diminuiu o tempo despendido com o fluxo logístico, visto que todos os documentos passaram a ser eletrônicos, além de eliminar a guarda física de arquivos que tanto incomodava a área de compras.

Todas as ações proativamente implementadas na transformação do processo de trabalho impactaram diretamente na redução do tempo médio de contratação de um fornecedor em cerca de 30%, sendo o motivo de principal satisfação com esta variável na implementação deste projeto.

3.3 MITIGAÇÃO DE RISCOS FUTUROS

Partindo-se do princípio que nenhum contrato, por mais complexo que seja, é perfeito34_{, a preocupação do advogado interno consistiria em se atentar aos riscos} relevantes à empresa, definindo um modelo de cláusulas preventivas.

A padronização de cláusulas, portanto, disciplinaria questões de responsabilidade civil e trabalhista do produto ou fornecimento do serviço, exigências específicas ao cumprimento da legislação ambiental e compromissos de não utilização de mão de obra escrava ou infantil, além de tratar do término do contrato. Também haveria expressa vedação ao penhor de recebíveis ao contrato sem prévia comunicação à XPTO e a possibilidade de dedução de pagamentos e adiantamento de valores para fazer frente às obrigações trabalhistas ou da cadeia de subfornecedores.

34 _{De fato, contratos são incompletos porque os custos de transação proíbem as partes de colocarem} todas as obrigações relevantes, isto é, maximizadoras de valor no contrato. A teoria dos Contratos Incompletos estipula que os custos de transação significam que o investimento não é verificável por uma Corte, então, as partes não ganham nada ao colocar o investimento ótimo no contrato. (POSNER, 2010, p. 48-58).

Adicionalmente, garantiria que todos os fornecedores a serem contratados teriam capacidade técnica e financeira para prestação do serviço ou fornecimento do produto, reduzindo o risco de não atendimento à demanda estabelecida pela XPTO.

Relativamente ao descumprimento contratual, vez que a discussão no judiciário mostra-se inviável face à lentidão e publicidade dos processos, adotou-se a seguinte estratégia: (i) para os contratos de alto valor, elegeu-se uma câmara de arbitragem conceituada, para mediação ou litígio que eventualmente pudesse envolver a relação comercial; e (ii) para os contratos de baixo valor, instituiu-se o negócio jurídico processual.

O negócio jurídico processual, disciplinado no artigo 190 do Código de Processo Civil, permitiu que o departamento jurídico definisse um rito processual capaz de: (i) eliminar recursos protelatórios; (ii) manter o processo sob sigilo de justiça; (iii) reduzir o prazo para apresentação de defesas; e, principalmente, (iv) instituir a obrigatoriedade da realização de uma audiência de conciliação prévia, antes do ingresso de qualquer ação de cobrança.

O novo processo de contratação foi possível também ser aplicado aos fornecimentos em andamento. Encaminhou-se uma carta aos fornecedores acompanhado das cláusulas contratuais padronizadas, termo de adesão e um formulário de recadastramento para que fossem inseridos os dados cadastrais e houvesse, consequentemente, concordância as novas regras.

Como esperado, 80% dos fornecedores assinaram os documentos sem contestar as novas regras. Os outros 15% concordaram em parte com as cláusulas. Os apontamentos puderam ser negociados caso a caso e não demandaram muito tempo da equipe jurídica ou de compras.

Por fim, aqueles que recusaram terminantemente as cláusulas, coincidentemente, não tinham contrato para o fornecimento. O risco, que até pouco tempo era desconhecido, passou a estar devidamente mapeado. Se, antes, 60% dos fornecedores não possuíam a relação jurídica devidamente formalizada, o índice reduziu para apenas 5%.

3.4 CRIAÇÃO DE OPORTUNIDADES

Ao discutir o sistema de pagamento junto aos fornecedores, em reuniões de

brainstorming, Marco Aurélio constatou que os problemas da empresa e dos

fornecedores com o fluxo de caixa e a desorganização no encaminhamento das notas fiscais prejudicavam o regular desempenho dos negócios.

Em conversas com os seus colegas do mercado financeiro, descobriu que poderia, facilmente, solucionar esse problema desenvolvendo uma parceria com as instituições financeiras renomadas no mercado.

A XPTO, como empresa conceituada no segmento de bens duráveis, tinha vasta linha de crédito no mercado financeiro, com taxa de juros muito menores do que os seus fornecedores.

Assim, por um acordo operacional, os recebíveis junto à XPTO poderiam ser cedidos a uma instituição financeira pelos fornecedores, sem cláusula de coobrigação, com uma taxa de desconto inferior aos juros de mercado35_.

Pela exclusividade dos serviços de compra de recebíveis, a instituição financeira arcaria com os custos de desenvolvimento de um software de sistema de pagamentos que eliminaria o trânsito de notas fiscais na empresa. Adicionalmente, concederia taxa de juros mais baixa a própria XPTO em novas contratações, além de aumentar a linha de crédito do seu capital de giro.

Dessa forma, a solução apresentada para o fornecedor: (i) eliminaria possível constituição de penhor de recebíveis, sem o conhecimento da empresa; (ii) seria financeiramente viável, pois conseguiria obter crédito com uma taxa de juros menor; e (iii) fortaleceria a parceria, objetivo sempre almejado pela área de compras.

Para a XPTO o acordo tornava-se importante: (i) por solucionar os problemas de fluxo de caixa, com a ampliação da linha de crédito da empresa a uma taxa de juros menor; ou (ii) por eliminar o extravio de notas fiscais, face ao novo software que substituiu trânsito físico de documentos pelos documentos digitais, sem qualquer investimento adicional.

35 _{A operação de cessão de recebíveis tem o custo financeiro inferior ao fornecedor por três motivos:} (i) envolver créditos performados, ou seja, de reconhecida exigibilidade pelo sacado, no caso a XPTO; (ii) reduzido risco de inadimplência da XPTO junto ao mercado financeiro; e (iii) por não incidir IOF, tendo em vista o reconhecimento desta operação não ser considerada de natureza financeira para fins tributários, conforme Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 11/2016.