Embora a empresa possua experiência no ramo, o seu CI e Gestão de Riscos é totalmente informal, nomeadamente no que diz respeito ao processo de receção de mercadorias.
Antes de se iniciar o processo de identificação de riscos, será necessário descrever as atividades desenvolvidas durante o processo de receção de mercadorias levadas a cabo pela Empresa. Desta forma, elaborou-se um questionário (Apêndice 1) e acompanhou-se três processos de receção de mercadorias para proceder ao levantamento dos procedimentos adotados durante esse processo.
O processo de receção de mercadorias executado pela Empresa conta com a combinação de trabalho entre dois colaboradores responsáveis por forma a se tentar garantir um maior controlo nessa área. No entanto, apesar de existirem procedimentos para a realização das tarefas, estes apenas são comunicados verbalmente, não estando documentados.
Antes de mais, salienta-se que o documento que acompanha as encomendas que chegam à Empresa é sempre a Fatura.
O processo em causa (Figura 14) inicia-se com a chegada das encomendas à Empresa por via das transportadoras. As encomendas são descarregadas no local de descarga estabelecido pela Empresa e, nesse momento, são verificadas exteriormente, em conjunto com o colaborador da transportadora, para salvaguardar eventuais danos visíveis que tenham que ser reportados de imediato.
Posteriormente, o colaborador da Empresa leva as encomendas para o local onde é efetuada a conferência qualitativa e quantitativa das mercadorias e onde serão, também, registadas no Sistema ERP.
A conferência quantitativa é realizada tendo por base o documento de compra. Neste procedimento, o colaborador confronta os dados do documento de compra com as mercadorias recebidas. Simultaneamente é efetuada a conferência qualitativa das mercadorias a fim de se verificar se existe, exteriormente, algum dano.
No caso de ser encontrada alguma divergência nas conferências efetuadas, o colaborador comunica à Gerência o sucedido para que esta possa solucionar o problema. Caso não se encontre qualquer divergência, ou, no caso de ter existido, já tenha sido solucionada pela Gerência, outro colaborador procede ao registo dos dados do documento de compra no Sistema ERP.
Para o registo do documento de compra no Sistema ERP, o colaborador responsável insere os seguintes dados:
- Tipo de documento de compra; - N.º do documento de compra; - Nome do fornecedor;
- Data de documento;
- Data de vencimento do documento; - Código dos artigos;
- Quantidades compradas por artigo; - Preço unitário por artigo;
- Percentagem de desconto atribuído.
No momento em que o colaborador insere o código do artigo, o Sistema ERP assume automaticamente o último valor e desconto praticado para com a Empresa por esse fornecedor já identificado anteriormente, devendo apenas conferir se o preço unitário e a percentagem de desconto se mantêm para o documento que o colaborador está a registar.
No final, por forma a dissipar eventuais erros, confere-se os totais do documento de compra com os totais dos dados introduzidos no Sistema ERP.
Segue-se a impressão das etiquetas correspondentes aos dados introduzidos para serem coladas nas respetivas mercadorias.
No processo de colagem das etiquetas, todas as mercadorias terão de ficar com etiqueta colada, assim como todas as etiquetas terão de ter correspondência a uma mercadoria. No caso de haver mercadorias sem etiquetas e/ou faltarem ou sobrarem etiquetas, o colaborador terá de verificar os documentos de compra e os registos no Sistema ERP por forma a apurar o eventual erro. Se o erro derivar dos dados introduzidos no Sistema ERP, o colaborador corrige e imprime as etiquetas necessárias. No caso do erro se reportar ao documento de compra, é comunicado à Gerência para solucionar o problema junto do fornecedor.
Após a colagem das etiquetas estar concluída, o mesmo colaborador arruma as mercadorias no local que lhes é destinado. O método de armazenamento adotado pela empresa é o de localização fixa dado que o local onde as mercadorias se encontram armazenadas está previamente definido pela Gerência, sendo que existe a preocupação de armazenar no início do armazém as mercadorias cujo o valor unitário é mais baixo, dada a possibilidade de acesso facilitado por parte dos clientes, ainda que exista uma distância considerável, 5 a 6 metros, entre a possível zona de acesso por parte dos clientes e a zona onde a mercadoria começa a ser armazenada.
Por forma a esquematizar o processo, elaborou-se o fluxograma representado na Figura 14.
Figura 14 - Fluxograma do Processo de Receção de Mercadorias Fonte: Elaboração Própria
Tendo em conta a revisão da literatura elaborada, verifica-se que durante o processo de receção de mercadorias efetuado pela Empresa é possível que existam falhas no CI, nomeadamente a inexistência de procedimentos documentados, de evidência nos documentos de que os dados foram conferidos pelos colaboradores responsáveis e da não atribuição de uma localização às mercadorias aquando do registo no Sistema ERP. Por outro lado, existem procedimentos que a Empresa realiza, mas que, no entanto, podem não ser os mais eficazes, tais como a segregação de funções, o método de conferência das mercadorias, o registo completo e fidedigno da totalidade das mercadorias rececionadas no Sistema ERP e o método de comunicação utilizado.
Para uma melhor análise e, com base no questionário executado à Gerência da Empresa, procedeu-se à elaboração de uma check-list para acompanhamento do processo de receção de mercadorias in loco, com o intuído de avaliar/validar as respostas obtidas com o questionário e o que é efetivamente executado pelos colaboradores durante o processo de receção de mercadorias.
Assim, acompanhou-se três processos de receção de mercadorias, em dias diferentes, sendo eles 13 e 27 de julho e 21 de agosto de 2017 (Apêndices 2, 3 e 4). Com estas observações pôde-se constatar que os procedimentos executados vão ao encontro do que consta no questionário elaborado à Empresa, à exceção da observação do dia 21 de agosto de 2017. Neste caso, o colaborador responsável pela introdução dos dados no Sistema ERP e armazenamento das mercadorias em armazém encontrava-se de férias, deixando assim de existir segregação de funções, sendo o procedimento executado apenas pelo outro colaborador responsável pela receção de mercadorias.