Recebimento de Mercadorias em Supermercados

Para Lucinda (2016), existem três principais agentes envolvidos na operação de entrada de produtos em um supermercado. O primeiro deles é o fornecedor, que é aquele que faz a entrega do produto ao comprador, para registro do processo, quando quem está realizando a entrega das mercadorias é apenas contratado pelo fornecedor para essa função, este assume o papel de fornecedor. O segundo agente é o encarregado de recebimento, muitas vezes chamado de conferente, no supermercado ele é o colaborador responsável conferir a mercadoria que está sendo recebida. Por último, porém não menos importante, está o gerente de estoque, que é quem faz a gestão do estoque do supermercado, nesse processo ele determina onde e como os produtos que estão sendo recebidos serão armazenados, podendo por vezes assumir a função de dar entrada dos produtos no sistema da empresa.

É importante que os três atores envolvidos no processo tenham comunicação e estejam cientes de quais requisitos devem ser atendidos para que seja efetivada a entrega da mercadoria, pelo fornecedor, e o seu consequente recebimento pelo comprador. Segundo Eckes (2001), deve haver um entendimento comum entre as partes da relação comercial, comprador e fornecedor, a respeito da conformidade dos produtos. Isso significa que deve ser acordado e entendido por ambos quais características fazem com que um produto possa ser considerado defeituoso.

De acordo como que vimos no capítulo anterior durante o recebimento de mercadorias podem ser encontrados defeitos e inconsistências nos produtos recebidos. Nesses casos pode ocorrer do produto ser ou não aceito pelo comprador, assim:

A atividade de recebimento consiste em receber os produtos adquiridos pela empresa. Deve ser verificada a quantidade, as condições físicas e a documentação. Caso haja discrepâncias o produto pode ser devolvido, ou retido e acionado o seguro, ou aceito e inspecionado para posterior ressarcimento por parte do fornecedor (CAMPOS, 2010, p. 54).

Pode-se concluir que, deve haver um protocolo a ser seguido quando os produtos não estão de acordo com as especificações. O autor deixa claro que

decisões devem ser tomadas com o intuito de determinar se a mercadoria é ou não aceita ou devolvida pela empresa. O processo de troca de informações na operação de entrada de produtos, conforme citado acima, envolve três principais agentes, que deverão repassar as informações entre si para resolver o problema. Desta forma, pode-se entender que, o fluxo de informações deve ser claro e ágil para que problemas desse tipo não atrapalhem todo o processo de recebimento de mercadorias no supermercado.

Uma boa negociação e clara comunicação entre o comprador (supermercado) e o fornecedor (distribuidor) é indispensável para que seja proveitosa para ambos a sua relação comercial. Isso pode servir de base para aperfeiçoamento da gestão de processos do recebimento de mercadorias, favorecendo ambos. Sendo assim:

Um conjunto de processos de definição de preço, entrega e pagamento se faz necessário, junto com indicadores para monitorar e melhorar a relação com parceiros (JACOBS e CHASE, 2012, p. 6).

Além da comunicação, outro fator que afeta o processo de entrada de mercadorias em redes supermercadistas é o tempo. Para Paletta e Marin (2014), a grande maioria dos supermercados de médio e grande porte possuem cronograma e agendamento de horário para realizar o recebimento de mercadorias. Essa disposição de hora e data deve levar em consideração o tipo de produto a ser recebido, sua quantidade, urgência, data do pedido e qual o tipo da entrega realizada pelo fornecedor. Também deve ser considerado o tempo de descarregamento, conferência e alocação dos produtos varia de acordo com suas características, acondicionamento e quantidades. Conforme citado acima, indicadores são importantes para mensurar o tempo de cada processo de recebimento de mercadorias.

O primeiro contato do supermercado com o fornecedor na entrada de mercadorias se dá na recepção de fornecedores da empresa. Nesse setor os fornecedores apresentam os documentos referente à entrega e é feita uma conferência primária para autorizar o descarregamento. Como descreve (VIANA, 2012, p 22), o principal objetivo dessa primeira conferência é avaliar:

a. se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;

b. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista, estando no prazo de entrega contratual;

c. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal; d. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de Recebimento.

Segundo Lucinda (2009), o esquema dos processos de recebimento de mercadorias em supermercados é muito semelhante, e algumas operações são comuns entre as mais diversas redes no país. Após a recepção dos fornecedores, primeiramente é efetivado o cadastramento dos produtos e dos documentos nos sistemas do supermercado, de maneira geral essas operações envolvem a entrada da nota fiscal no sistema financeiro da empresa, entrada de boletos no sistema de contas a pagar, atualização da agenda e baixas do processo de compras no sistema de pedidos e entrada dos produtos no sistema de gestão de estoques.

Uma vez finalizado o cadastramento dos dados, a descarga das mercadorias é autorizada. Iniciam-se então as etapas de conferência dos produtos, essa operação pode ser constituída de duas fases: a conferência quantitativa e a conferência qualitativa. Na conferência quantitativa são comparadas as quantidades da mercadoria descarregada com aquelas que são apresentadas na nota fiscal, as unidades de medidas podem variar de acordo com o produto em questão, podendo ser contabilizada por peso, unidades, volume, caixas, paletes etc. Já a conferência qualitativa, avalia se a mercadoria está em conformidade com os padrões acordados entre supermercado e fornecedor, são analisadas as condições das embalagens, condições físicas do produto, características e prazos de validade (PARENTE, 2014).

Ao fim de todo esse processo, se as mercadorias entregues ao supermercado não estiverem de acordo com o que fora pedido e houver devolução da mesma ao fornecedor, o transportador recebe de volta a mercadoria, os documentos, como nota fiscal e boleto, além de um documento explicando o motivo da recusa. No caso de o descarregamento da mercadoria já haver sido realizado e estiver tudo em conformidade, o transportador é liberado ao receber os com canhotos de nota fiscal, boleto e, caso haja, recibo do conhecimento de transporte rodoviário de carga.

O autor deixa claro que, uma sequência de passos deve ser seguida e exigências atendidas para que, finalmente, seja efetivada a troca comercial entre

supermercado e fornecedor. Conforme explicado acima, as operações de entrada de produtos em supermercados são semelhantes às demais formas de varejo, porém apresentam algumas particularidades, o grande número de fornecedores a serem atendidos e a grande variedade de produtos recebidos, com as mais diversas especificações. Essas particularidades fazem com que haja grande organização dos processos de recebimento de mercadorias, buscando agilidade e prevenção de perdas e prejuízos.

5 METODOLOGIA

Esse estudo realizou uma pesquisa aplicada buscando entender como os gargalos formados nos processos de recebimento de mercadorias de supermercados varejistas do litoral leste do Ceará afetam seus fornecedores.

A pesquisa pode ser considerada descritiva pois busca descrever particularidades de determinada população ou fenômeno com o intuito de entendê-las e correlacionar essas variáveis (GIL, 2008).

Para a realização dessa pesquisa, a população foi composta de funcionários de quinze empresas distribuidoras, que realizam entregas nos supermercados varejistas do litoral leste do Ceará. As equipes de entrega de todas essas distribuidoras são formadas por dois entregadores e um motorista, e os questionários foram aplicados apenas aos entregadores, atendendo às exigências dos supermercados quanto à operação de descarregamento de produtos nos seus estabelecimentos. As empresas distribuidoras selecionadas possuem, em média, duas equipes de entrega atuando na região, portanto, para o estudo calcula-se uma população em torno de 60 pessoas, representada pelos entregadores. Essa população foi selecionada por realizar o atendimento das principais redes supermercadistas regionais e conhecer seus processos e deficiências.

A amostra deste estudo é composta por 30 entregadores que trabalham em uma das quinze distribuidoras selecionadas. A seleção dessa amostra objetivou obter indicadores de alguns dos maiores supermercados da região para que o estudo pudesse coletar dados das redes supermercadistas das maiores cidades do litoral leste do Ceará.

Para a aplicação da ferramenta de pesquisa, foram selecionados apenas entregadores que trabalham em uma das quinze distribuidoras selecionadas para este estudo, quando esses estavam realizando entregas no Supermercados A na cidade de Aquiraz, no Supermercado B em Pindoretama e no Supermercado C em Cascavel. Para alcançar a amostra de 30 pessoas das 15 empresas selecionadas, a pesquisa abordou dois entregadores de cada distribuidora, visando coletar dados de diferentes pontos de vista e relatos de experiências distintas.

Através de uma pesquisa descritiva qualitativa foi aplicado um questionário que foi estruturado com doze perguntas abertas, focadas em obter a avaliação dos entregadores sobre como são realizados e gerenciados os processos de recebimento de mercadorias nas redes de supermercado as quais eles atendem.

Os questionários foram aplicados aos entregadores entre os dias cinco e quinze de setembro de 2020, no Supermercado A situado na cidade Aquiraz, no Supermercado B em Pindoretama e no Supermercado C em Cascavel. No Apêndice A está exposto o questionário aplicado nesse estudo.

Os dados da pesquisa foram tabulados e analisados para a apreciação das respostas obtidas pelos questionários. Foi realizado um tratamento das informações e para uma boa compreensão dos indicadores coletados na pesquisa, as respostas são apresentadas e dispostas de maneira que facilite sua comparação, buscando elencá-las, separá-las em categorias de acordo com suas similaridades e contrapor essas as respostas obtidas na coleta de dados, além de entender as informações de acordo com os objetivos do estudo (VERGARA, 2003).