15.1. Definição
O Recibo Provisório de Serviços é o documento que deverá ser usado por emitentes da NFS-e na eventual impossibilidade de conexão imediata com o sistema para emissão “on-line” da NFS-e.
O RPS deverá ser convertido em NFS-e diretamente no sistema (individualmente, um RPS de cada vez), ou mediante transmissão em lote dos RPS emitidos, alternativa recomendada quando houver quantidade expressiva de RPS.
15.2. Prazos
O RPS ou a nota fiscal convencional utilizada como RPS deverão ser substituídos por NFS-e até o vigésimo dia subseqüente ao de sua emissão, não podendo ultrapassar o dia 8 (oito) do mês subseqüente ao da prestação de serviços ou ao em que houver o recebimento, sinal ou pagamento antecipado (o prazo inicia-se no dia seguinte ao da emissão do RPS, não podendo ser postergado caso vença em dia não útil).
Os documentos fiscais em modelos anteriormente admitidos (notas fiscais convencionais,etc), emitidas até a data do deferimento da autorização para emissão de NFS-e, devem ser substituídas até o vigésimo dia subseqüente ao do deferimento da autorização, não podendo ultrapassar o dia 8 (oito) do mês subseqüente ao do deferimento.
O prazo inicia-se no dia seguinte ao do deferimento da autorização para emissão de NFS-e, não podendo ser postergado caso vença em dia não-útil.
Os RPS cancelados deverão ser guardados por cinco anos contados da data de sua emissão.
15.3. Requisitos para emissão do RPS
Modelo de RPS
O RPS poderá ser confeccionado ou impresso em sistema próprio do contribuinte, sem a necessidade de solicitação da Autorização de Impressão de Documento Fiscal - AIDF.
Não existe modelo padrão de RPS, mas o mesmo deverá ser confeccionado ou impresso contendo todos os dados que permitam a sua conversão por NFS-e, em especial o CPF ou CNPJ do tomador de serviços.
Numeração do RPS
O RPS será numerado em ordem crescente sequencial a partir do número 1 (um). Para quem já é emitente de nota fiscal convencional, e fez uso desta nota em qualquer dia do mês em que for autorizada a emissão da NFS-e, o RPS deverá manter a sequência numérica do último documento fiscal convencional emitido.
Quantidade de vias de um RPS
O RPS deve ser emitido em 2 vias de igual teor, sendo uma delas entregue ao tomador de serviços e a outra mantida pelo prestador até a conversão em NFS-e.
Séries de RPS
É permitido o uso de uma ou mais séries na emissão do RPS. Caso o estabelecimento utilize, simultaneamente, mais de um talonário ou equipamento emissor de RPS, a numeração deverá ser precedida de até 5 caracteres alfanuméricos capazes de individualizar os talonários ou equipamentos
O prestador de serviço que possua mais de um tipo de RPS deverá atribuir séries diferentes para cada modelo utilizado.
Tipos de RPS:
Notas Fiscais Convencionais
A critério do contribuinte, os documentos fiscais autorizados em modelo anterior à obrigatoriedade da NFS-e (as notas fiscais convencionais) já confeccionados poderão ser utilizadas como RPS até o término dos blocos impressos mediante aposição de carimbo contendo a expressão: "RECIBO PROVISÓRIO DE SERVIÇOS – RPS. OBRIGATÓRIA A CONVERSÃO EM NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA – NFS-e – NOTA CARIOCA EM ATÉ VINTE DIAS. CONSULTE https://notacarioca.rio.gov.br". Deverá manter, para o RPS, a sequência da numeração daqueles documentos.
Neste caso, os RPS emitidos após a utilização do último documento fiscal autorizado em modelo anterior deverão seguir a numeração sequencial crescente dos documentos até então utilizados como RPS.
Ficam automaticamente canceladas as notas fiscais convencionais já impressas e não utilizadas, ressalvada a sua utilização como RPS.
A conversão fora do prazo do RPS ou da nota fiscal convencional por NFS-e sujeitará o prestador de serviços às penalidades previstas na Legislação em vigor.
Notas Fiscais Conjugadas (serviços + mercadorias) (Misto)
É permitido o uso de notas fiscais estaduais convencionais conjugadas (mercadorias e serviços), inclusive as eletrônicas impressas, no lugar do RPS. O contribuinte poderá optar por:
1) emitir “on-line” a NFS-e para os serviços prestados e utilizar as notas fiscais estaduais convencionais, inclusive as eletrônicas, apenas para registrar as operações mercantis; ou
2) na impossibilidade de emitir “on line” a NFS-e, emitir RPS a cada prestação de serviços e utilizar as notas estaduais convencionais apenas para registrar as operações mercantis, convertendo os RPS em NFS-e (individualmente ou mediante transmissão em lote). Neste caso, a numeração do RPS deverá iniciar do nº. 1; ou
3) emitir as notas fiscais estaduais convencionais conjugadas (mercadorias e serviços), inclusive a eletrônica impressa, sem a necessidade de solicitação da Autorização de Impressão de Documento Fiscal – AIDF municipal. A parte referente a serviços deverá ser convertida em NFS-e (individualmente ou mediante transmissão em lote). No campo referente à discriminação dos serviços, deverá ser impressa a seguinte frase: “O REGISTRO DAS OPERAÇÕES RELATIVAS À PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, CONSTANTE DESTE DOCUMENTO, SERÁ CONVERTIDO EM NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA – NFS-e – NOTA CARIOCA. CONSULTE https://notacarioca.rio.gov.br.”. Neste caso, admite-se a descontinuidade da numeração do RPS.
Uso de cupons fiscais em substituição ao RPS (Cupom)
O prestador de serviços deverá adequar o sistema de emissão dos cupons fiscais de maneira a permitir o registro do nº do CPF/CNPJ do tomador dos serviços, a expressão “Recibo Provisório de Serviços – RPS” e demais informações obrigatórias previstas na legislação que regulamenta a NFS-e.
Em seguida, os cupons fiscais emitidos deverão ser convertidos por NFS-e, individualmente ou mediante transmissão em lote.
15.4. Penalidades pela não conversão do RPS em NFS-e
A não-conversão do RPS ou da nota fiscal convencional pela NFS-e equipara-se à não-emissão de documento fiscal e sujeitará o prestador de serviços às penalidades previstas na Legislação em vigor.