Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna
Exercício 2008
ANEXO II - RECOMENDAÇÕES DA AUDITORIA INTERNA EM 2008
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REECCOOMMEENNDDAAÇÇÕÕEESSAATTEENNDDIIDDAASS:: •
• Regularizar o pagamento de horas extras (Fioprev).
• Que as Portarias de exercício provisório sejam publicadas no DOU, de acordo
com orientação da Diretoria de Recursos Humanos em sua página eletrônica.
• Os documentos ou processos de licença devem ser inseridos nas pastas
funcionais de forma a melhor organizá-las, uma vez que compõem o acervo da vida funcional do servidor.
• Quando os documentos forem encaminhados para a DIREH, deixar uma cópia
na Unidade para ser anexada à pasta funcional dos servidores.
• Verificar junto às empresas de transporte a emissão de bilhetes de passagem.
• Inserir mensalmente os bilhetes de passagem no processo a fim de instruir os
autos. Apurar, quando devido, os valores recebidos sem comprovação e proceder ao desconto.
• Verificar se existe processo aberto para concessão do auxílio-transporte, se os
bilhetes estão sendo inseridos e se os pagamentos efetuados estão de acordo com os bilhetes.
• Manter a pasta funcional organizada. Cobrar os bilhetes de passagem.
Arquivar na pasta funcional cópia do formulário de solicitação do auxílio-transporte a fim de instruir o dossiê.
• Realizar recadastramento periódico do auxílio-transporte.
• O pagamento do valor de cada assistência pré-escolar deve ser efetuado
mediante documentação comprobatória. Caso contrário, os valores recebidos indevidamente deverão ser ressarcidos pelos servidores.
• Anexar à pasta todos os documentos necessários à comprovação de
regularidade no recebimento da assistência.
• Inserir os processos referentes à titulação nas pastas funcionais dos servidores de
modo que o dossiê fique completo com todas as informações relativas a sua vida funcional.
• Anexar aos autos documentos emitidos até a etapa em que se encontra o
procedimento; Que as justificativas para as contratações sejam feitas pelas áreas responsáveis, pois são elas as conhecedoras da importância do objeto nas atividades a serem desenvolvidas.
• Os processos referentes a transporte/remoção de bens de servidores devem ser
instruídos corretamente, contendo a identificação do interessado direto dos serviços.
• Os pagamentos só devem ser realizados após verificação da validade da
documentação.
• Qualquer pagamento só pode se dar através da emissão de NF, que deve
conter os dados de acordo com a proposta emitida pela empresa vencedora.
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• Atentar para o cumprimento do prazo de entrega definido na proposta; Caso
os equipamentos ainda não tenham sido entregues, recomendamos que a Unidade adote as providências necessárias de cobrança e/ou penalidade à empresa.
• Adotar um controle mais eficiente e eficaz para dirimir tais pendências,
objetivando assegurar que os valores faturados sejam de imediato recebidos, bem como envidar esforços junto ao cliente que deu causa ao fato contábil, para receber os valores que perduram por muito tempo na conta contábil.
• Recomendamos que sejam feitas gestões para a disponibilização desse valor
para utilização em prol do projeto, além da necessidade de acerto contábil.
• Que os processos de licença sejam arquivados dentro do dossiê de cada
servidor.
• Apurar a situação do servidor e, se for o caso, proceder ao desconto devido.
• Realizar consulta à empresa responsável pelo transporte do servidor anexando
a resposta ao processo.
• Cadastrar no sistema SGA/RH-Web todos os bolsistas, mantidos por estágios
firmados e contemplados nos programas e cursos de capacitação profissional da Unidade, a fim de demonstrar a sua efetiva composição.
• Atenção nas informações prestadas para que a instrução processual seja
coerente.
• Elaborar, doravante, a cada procedimento iniciado, as justificativas necessárias
para aquisição de materiais de consumo e permanente.
• Todos os documentos emitidos devem ser assinados e carimbados pelo
profissional que o expedir, na forma do artigo 40 do Decreto nº 93.872/86.
• Promover, doravante, a indicação formal do fiscal do contrato, na forma do
artigo 67 da Lei nº 8.666/93.
• Preencher, doravante, os campos da ICNE com os dados e as informações
correspondentes ao objeto da contratação de forma que haja compatibilidade de informações.
• Buscar a autorização do OD para garantir a baixa realizada, desde que já
tenha um local certo para seu recebimento.
• Doravante baixar do estoque os materiais que estiverem, efetivamente
avaliados por uma comissão, autorizado pelo Ordenador de Despesas.
• Articular, doravante, a substituição de produtos através de procedimentos
formais que garantam a integridade da Administração e da Empresa, devendo inclusive autorizar a saída e a entrada do material com documentos hábeis.
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REECCOOMMEENNDDAAÇÇÕÕEESSRREEIITTEERRAADDAASS:: •
• Reavaliar o assunto para prestar novos esclarecimentos, e, sendo o caso,
providenciar a devolução do valor que foi denominado na folha de pagamento do FIOPREV como “devolução de custos com o FIO-SAÚDE”.
•
• Que seja feita a análise dos fatos demonstrados, passando pela revisão do
próximo Acordo Coletivo de Trabalho para expurgar alguns benefícios sociais (diminuição de custos), e da política de cargos e salários, até apuração de valores
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para devolução, se for o caso, seja por parte dos empregados enquadrados nas situações apresentadas ou até ao profissional que deu causa.
• Que nas próximas aquisições sejam feitos levantamentos de preços com o
intuito de adquirir materiais com valores melhores, bem como desvinculando os fornecedores dos profissionais credenciados, visto que esses profissionais podem indicar os fornecedores por conveniência e não com o intuito de realizar a melhor compra (especificação adequada X qualidade X preço) sob o ponto de vista da economicidade e da eficiência, devendo ser razoável, pois, nos casos emergenciais, não caberá levantamento de preços, o que não inviabiliza o FIO-SAÚDE manter cadastro próprio de fornecedores.
• Monitorar, quando couber, a manifestação dos interessados e/ou a
apresentação da GRU e realizar cobrança para os casos em que não houver resposta no tempo dado para este fim.
• Promover ações urgentes junto às empresas contratadas, constantes dos
processos nº 25380.000865/07-54 A e 25380.005487/07-03 A, a fim definir e/ou certificar-se da entrega definitiva dos produtos e no desatendimento aplicar as penalidades legais por descumprimento contratual, além da anulação do saldo de empenho, caso ainda não tenha adotado tais medidas.
• Adotar, a cada serviço externo realizado pela Unidade, um formulário de
requisição de veículos.
• Adotar único formulário de requisição de veículos, com todos os campos
preenchidos, para realização dos serviços internos ao Campus.
• A Unidade poderá manter os formulários relacionados aos serviços interno e
externo, sugeridos acima, em arquivo próprio, enviando ao final do expediente o veículo ao SETRAN/DIRAC com um formulário preenchido adequadamente.
• Manter controle efetivo de todos os veículos que estão à disposição da
Unidade.
• Observar a Lei nº 11.788, de 25/09/08, que trata das novas regras para estágios
de estudantes, devendo adequar, no que couber, os cursos e estágios oferecidos pela Unidade.
• Evitar definição ou inclusão de condições que caracterizam prestação de
serviços por contratação de mão-de-obra, tais como perfil do profissional, experiência profissional, etc, a fim de evitar os constrangimentos já ocorridos na Instituição pelo extinto Programa de Aperfeiçoamento Profissional – PAP.
• Os recursos diretamente arrecadados devem ser direcionados a Conta Única
do Tesouro Nacional, na forma do citado decreto e das orientações prestadas pela Controladoria Geral da União/CGU.
• Doravante instruir o processo com todas as informações relacionadas ao
contrato, registrando o que foi descumprido e por quem, as razões dos atrasos e as medidas adotadas pela Administração dentro da ordem cronológica dos fatos.
• Definir as unidades e as quantidades a serem adquiridas a partir do
levantamento da real necessidade e, quando não for possível, adotar uma estimativa a partir do consumo anterior e desde que os critérios definidos estejam demonstrados nos autos. Observar o artigo 15 da Lei nº 8.666/93, bem como decisões do TCU sobre o tema;
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• Nos pregões por registro de preços é necessário empenhar na forma e
condições em que cada solicitação for disparada ao contratado, bem como na forma dos termos contratuais e legislações vigentes.
• Consultar a situação do contratado a cada mês de pagamento, conforme
orientado na IN nº 05/95-MARE, e orientá-lo para imediata regularização quando a situação estiver vencida.
• A Área do Almoxarifado e do Patrimônio, bem como os fiscais de contratos,
devem encaminhar o processo, sobre seu controle, no dia seguinte ao vencimento do prazo de entrega a Área de Gestão de Contratos para as cobranças cabíveis em tempo hábil.
• As alterações contratuais devem ser formalizadas por solicitação do
requisitante ou fiscal do contrato, acompanhada de justificativa, do enquadramento do percentual permitido em lei, pesquisa de preços no mercado para demonstrar que os preços são vantajosos, autorização do Ordenador de Despesas e, quando o caso, submetido a PF para a análise do Termo Aditivo, devendo observar a Lei nº 8.666/93 e o Decreto nº 3.931/01.
• Promover orientações para que todos os profissionais da Unidade, que têm
competência para atestar documento fiscal, o façam dentro do prazo definido pela norma interna, ou seja, setenta e duas horas do seu recebimento.
• Exigir que a contratada forneça toda quantidade descrita no empenho do tipo
ordinário, este se caracteriza pela entrega imediata e em uma única vez, dentro do prazo definido, a fim de evitar a sua descaracterização e cometimento de descumprimento contratual.
• Analisar a situação de cada empenho citado e promover ações efetivas de
punição, em função do descumprimento contratual, caso ainda não tenham sido tomadas.
• Atender os pedidos, exclusiva e unicamente, em função dos saldos existentes, a
fim de evitar registros de quantidades e valores negativos, devendo observar o item 5 da IN nº 205/88-SAF/SEDAP. Retirar do Relatório de Estoque de Material, que é exclusivo para controle dos estoques de produtos químicos e inflamáveis, os materiais que não fazem parte dessa linha de estoque.
• Avaliar as metas propostas e executadas constantes do sistema SIIG com
àquelas informadas pelos laboratórios, Apresentar as justificativas das diferenças existentes, indicando as metas que tiveram caráter sazonal.
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REECCOOMMEENNDDAAÇÇÕÕEESS QQUUEE SSEERRÃÃOO OOBBJJEETTOO DDEE VVEERRIIFFIICCAAÇÇÃÃOO EEMM FFUUTTUURROOSS TTRRAABBAALLHHOOSS DDEE A
AUUDDIITTOORRIIAA::
• Manter medidas de austeridade e controle para reduzir o nível da
inadimplência dos empréstimos, inclusive para garantir sua concessão aos participantes devendo ocorrer acompanhamento por parte dos Conselhos Deliberativo e Fiscal do FIOPREV.
• Acompanhamento e controle da evolução dos gastos com a Policlínica.
• Recomendamos que os bens sejam inventariados por intermédio de uma
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• Nos casos de materiais indicados para desfazimento que seja elaborado um
formulário próprio, com campo específico destinado à assinatura do responsável pela indicação de descarte, contendo as justificativas que balizaram a sua conceituação.
• Localizar a área de compras numa sala independente do almoxarifado e
patrimônio.
• Adotar procedimentos para realizar alienações de bens.
• Adotar procedimentos para alienação da churrasqueira e encaminhamento
da decisão ao conselho Deliberativo, a fim de avaliar o ressarcimento da despesa. Realizar contatos com a empresa, a fim de regularizar a situação apresentada.
• Revisão da norma interna, bem como do Manual Básico da Organização de
1994, o que não foi providenciado pelo FIOPREV. Sugerimos ao Conselho Fiscal do FIOPREV promover análise nos processos de concessão de diárias, passagens e hospedagem para propor, se assim julgar conveniente, ao Conselho Deliberativo do FIOPREV a revisão do citado manual.
• Arquivar toda a documentação em processo único e sob a responsabilidade
da Contabilidade; Redefinir fluxo para retenção adequada dos diversos impostos (pessoa física e pessoa jurídica), tendo em vista que o montante de pagamento mensal de Notas Fiscais e Recibos de Pagamento Autônomos (RPA) é relevante. Anexar, ao processo de pagamento, o documento que comprove a isenção tributária de um prestador de serviço, a fim de resguardar o FIOPREV de problemas futuros, evitando assim a responsabilidade solidária na forma do Código Tributário Nacional.
• Efetuar análise das contas contábeis, com o intuito de regularizar os saldos que
se encontram em aberto, bem como realizar os estornos que se fizerem necessários, devendo ser esta atividade acompanhada pelo Conselho Fiscal do FIOPREV.
• Recomendamos que seja revisto o contrato firmado com o MENTALPREV, bem
como reavaliados todos os outros que contenham serviços afins, ou seja, pagamentos a pessoas jurídicas concomitantes a pessoas físicas, cujo objeto possua a mesma finalidade, a fim de diminuir custos, principalmente, referentes aos gastos com contribuições sociais previdenciárias, devendo ser esta questão ser objeto de acompanhamento pelo Conselho Fiscal do FIOPREV.
• Analisar a conta contábil, verificar a veracidade dos lançamentos contábeis e
efetuar o pagamento com os encargos moratórios necessários, caso constate o débito. Conciliar as contas contábeis na forma do inciso I – Objetivo do Anexo E – Normas de Procedimentos Contábeis da Resolução MPAS/CGPC nº 05/02.
• Recomendamos, para o exercício seguinte, realizar a classificação contábil
para facilitar o controle e poder conhecer a origem do fato contábil. Salientamos, ainda, a necessidade de constar nos históricos a maior quantidade possível de informações, assegurando maior transparência no lançamento contábil.
• Cumprir os princípios, regras e práticas de governança, gestão e controles
internos, na forma do parágrafo 1° do artigo 1° da Resolução CGPC n° 13 de 01/10/04, bem como efetuar análise das contas contábeis que integram a referida demonstração financeira, caso a Instituição entenda que houve o equilíbrio
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• Realizar a correção monetária dos valores provisionados e não pagos,
conforme disposto no artigo 8° da Resolução CFC n° 750/93, devendo ser acompanhado pelo Conselho Fiscal do FIOPREV.
• Solicitar a concordância da Unidade quanto ao retorno antecipado de
servidores.
• Solicitar o retorno da servidora tendo em vista que a licença deveria ter
terminado em 01/01/2008. Atentar para o prazo de concessão das licenças determinado na legislação.
• Verificar se houve a devolução dos valores recebidos indevidamente,
anexando ao processo os documentos comprobatórios. Caso não tenha havido devolução, proceder à cobrança ao servidor (depósito na conta única do Tesouro) e anexar aos autos.
• Verificar se existe processo aberto; Proceder, se for o caso, desconto dos
valores não comprovados.
• Anexar ao processo os bilhetes de passagem mensalmente. Apurar o
pagamento sem a comprovação dos bilhetes e proceder ao desconto devido. Verificar se o servidor fez o recadastramento. Caso positivo, anexar na pasta funcional cópia do formulário. Caso negativo, solicitar o recadastramento.
• Atentar para a abertura de processo somente quando o transporte for
intermunicipal.
• Proceder à nova diligência e informar o tempo gasto pela servidora. Instruir o
processo com as novas informações.
• Atentar para o correto preenchimento dos formulários inseridos nas pastas
funcionais a fim de não gerar divergências na análise.
• Que a Unidade providencie os termos de responsabilidade desses bens e
realize levantamento de outros bens que não tenham seus respectivos termos.
• Recomendamos que a Unidade continue com o trabalho de cadastro desses
bens com suas devidas especificações. Que sejam adotadas as providências de alienação para os bens considerados inservíveis, principalmente para os bens adquiridos junto com a fábrica que não estão mais em condições de uso.
• Envidar esforços para o acompanhamento e cadastro da execução das metas
de todas as áreas da Unidade de forma a refletir os resultados alcançados de acordo com o planejado; Justificar a não execução ou baixa execução de metas estipuladas para o exercício, principalmente daqueles programas que são refletidos no PPA; Envolver todas as áreas da Unidade no planejamento anual de forma a estimular o comprometimento ao longo da execução das atividades.
• Que a Unidade continue a monitorar e baixar os valores de materiais e bens
móveis adquiridos através de importações que tenham sido recebidos na Unidade, a fim de cumprir a recomendação da CGU.
• Que seja feito um esforço para a criação de um relatório que identifique todas
as fases de produção com seus respectivos saldos para que o Setor Financeiro possa contabilizar os registros dos estoques de produção e os custos indiretos, visando à alimentação do SIAFI.
• Anexar aos autos cópia da publicação do Extrato da Nota de Empenho em
quadro de avisos, em substituição à publicação no DOU, para os casos de entrega imediata.
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• Assinar todos os documentos constantes do processo que assim necessitem,
com carimbo de identificação do servidor responsável pela informação.
• Caso os equipamentos ainda não tenham sido entregues, recomendamos que
a Unidade adote as providências necessárias de cobrança e/ou penalidade à empresa.
• As propostas devem sempre corresponder à realidade do que foi solicitado.
• Os documentos que comprovem a exclusividade devem ser expedidos ou
reconhecidos pelos órgãos competentes, em atendimento ao inciso I do artigo 25 da Lei nº 8.666/93.
• Proceder sempre à negociação, uma vez que no caso analisado a empresa
contratada apresentou o valor superior ao da proposta de menor preço e não entregou no prazo.
• Proceder conforme determinações do TCU que tratam do número mínimo de
três propostas para comparação e escolha do menor preço ou, ainda, apresentar justificativas pela inclusão de menos de três propostas.
• Que as áreas de logística e informática da Unidade aprimorem o módulo de
almoxarifado com relatórios que auxiliem no planejamento, execução e controle das atividades de gestão de suprimentos.
• Que a Unidade faça uma verificação geral nos dois almoxarifados de forma a
manter os itens de segurança em níveis satisfatórios e de acordo com a legislação.
• Avalie a possibilidade de um intercâmbio entre as áreas de RH e Patrimônio,
viabilizando um maior controle em relação à responsabilização sobre os bens patrimoniais, mais especificamente quanto aos servidores que assumem cargos de chefia dentro da Unidade ou são exonerados dos referidos cargos com responsabilidade sobre bens.
• Emitir a SDPA com antecedência mínima de 10 dias, conforme o subitem 2.5 da
Portaria 271/2003-PR, caso contrário, constar justificativa aprovada pelo Ordenador de Despesas.
• Instruir os processos com o máximo de documentos que possam justificar e
comprovar a concessão da diária, para fins de cumprir as exigências da Portaria nº 271/2003-PR.
• Cumprir o disposto na Portaria nº 271/2003-PR.
• Não autorizar reembolso quando a mudança de vôo for do interesse particular
do servidor.
• Emitir empenho para servidores, na modalidade estimativo, em cumprimento
ao subitem 8.1 da Portaria n° 271/03-PR;
• Efetuar, pelo setor competente, um controle mais eficiente na cobrança das
prestações de contas, respeitando o prazo estipulado no item 10.0 da Portaria nº 271/2003-PR;
• Efetuar o pagamento das diárias com antecedência mínima de 05 dias,
conforme o subitem 8.5 da Portaria nº 271/2003-PR, caso contrário, justificar.
• Rubricar e numerar todas as páginas.
• Preencher a SDPA com todos os campos específicos, tendo em vista que a
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• Anexar a Nota de Empenho aos autos do processo, em atendimento ao
subitem 8.1 da Portaria 271/03-PR.
• Servidores ou colaboradores só poderão realizar nova viagem, após a
liquidação da prestação de contas da anterior, conforme subitem 4.7 da Portaria 271/03-PR;
• Cumprir o disposto na Portaria n° 271/2003-PR, tendo em vista que as alterações
de trechos previamente marcados e seus respectivos horários de vôos, somente podem ocorrer em estrita necessidade do serviço ou circunstância que o justifique;
• Recomendamos que a Unidade nos envie informações/documentos que
comprovem o pagamento do adicional de insalubridade dos profissionais contratados pela empresa SERES.
• Inserir na pasta funcional cópia dos formulários de benefícios, declaração de
Imposto de Renda e processos de titulação de modo que o dossiê fique completo com todas as informações relativas a vida funcional do servidor;
• Dar ciência aos servidores conforme as orientações da DIREH nos processos de
adicionais de titulação.
• Efetuar medidas tempestivas e corretivas para obter os valores que
ocasionaram dano ao Erário, bem como apurar responsabilidade daquele que deu causa ao descumprimento da legislação.
• Que verifique a origem do fato contábil e providenciar o ressarcimento dos
valores pagos indevidamente junto aos órgãos competentes ou verificar se os valores lançados já foram ressarcidos, porém não foram baixados da conta contábil.
• A DIRAD deve monitorar o julgamento da Tomada de Contas Especial pelo