16. INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA
16.1 RECOMENDAÇÕES DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO OU DE AUDITORIA INTERNA
Quadro LXIV – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.1.2 - Relatório nº 01/2011 – Proap (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 1
Data do Relatório de Auditoria 31/08/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.1.2
Comunicação Expedida/Data CI 075/2011 – 31/08/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas
Descrição da Recomendação Instruir adequadamente os processos individuais de concessão, juntando
aos autos despacho fundamentado a decisão do responsável.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAP - Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas
Síntese das providências adotadas
Folha de Despacho a ser anexada em todas as Fichas de Solicitação ou renovação de Bolsas
Síntese dos resultados obtidos
Processo padronizado e mais clareza nas informações prestadas aos órgãos pertinentes.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Não foram encontradas dificuldades para a implementação da recomendação
Quadro LXV – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida no
exercício – Item 2.1.4 - Relatório nº 01/2011 – Proap (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 1
Data do Relatório de Auditoria 31/08/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.1.4
Comunicação Expedida/Data CI 075/2011 – 31/08/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas Descrição da Recomendação
Formalizar seus processos através da elaboração de normas internas ou portarias, a partir das resoluções dos conselhos superiores, dando-lhes a necessidade publicidade através dos meios de comunicação disponíveis.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAP - Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas
Síntese das providências adotadas
O processo seletivo para concessão e/ou renovação de Bolsas está em consonância com a a Resolução ConsUni nº 59, publicada no Boletim de Serviços nº 157 de 30/03/2011, que institui os Programas de Apoio ao Estudante de Graduação da UFABC e estabelece o seu regulamento e funcionamento, e também com Editais próprios, como o Edital PROAP 001/2011 de 01/06/2011, que disciplina os requisitos e os procedimentos para a concessão de Bolsas do tipo Permanência e Moradia. Tais documentos foram publicizados nos meios de comunicações oficiais – Boletim de Serviços e site da UFABC (página PROAP), respectivamente.
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Síntese dos resultados obtidos
Informação acessível a toda comunidade acadêmica.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Esta providência é adotada desde a criação dos Programas de Apoio da UFABC.
Quadro LXVI – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.1.5 - Relatório nº 01/2011 – Proap (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 1
Data do Relatório de Auditoria 31/08/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.1.5
Comunicação Expedida/Data CI 075/2011 – 31/08/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas
Descrição da Recomendação Formalização dos procedimentos, conceitos e controles através de normas
escritas.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAP - Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas
Síntese das providências adotadas
O processo seletivo para concessão e/ou renovação de Bolsas está em consonância com a a Resolução ConsUni nº 59, publicada no Boletim de Serviços nº 157 de 30/03/2011, que institui os Programas de Apoio ao Estudante de Graduação da UFABC e estabelece o seu regulamento e funcionamento, e também com Editais próprios, como o Edital PROAP 001/2011 de 01/06/2011, que disciplina os requisitos e os procedimentos para a concessão de Bolsas do tipo Permanência e Moradia. Tais documentos foram publicizados nos meios de comunicações oficiais – Boletim de Serviços e site da UFABC (página PROAP), respectivamente.
Síntese dos resultados obtidos
Informação acessível a toda comunidade acadêmica.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Esta providência é adotada desde a criação dos Programas de Apoio da UFABC.
Quadro LXVII – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.1.7 - Relatório nº 01/2011 – Proap (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 1
Data do Relatório de Auditoria 31/08/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.1.7
Comunicação Expedida/Data CI 075/2011 – 31/08/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas Descrição da Recomendação
Esclarecer, através de despacho fundamentado, o entendimento da área de que permite o exercício de atividade remunerada, por ocasião da análise da solicitação pelo interessado.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAP - Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Políticas Afirmativas
Síntese das providências adotadas
O Edital 001/2011, de 01/06/2011, que disciplina os requisitos e os procedimentos para a concessão de Bolsas do tipo Permanência e Moradia, em seu item 11.3 estabelece que “será permitida a inscrição de estudante que exerça
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Síntese dos resultados obtidos
O Edital 001/2011 prevê a condição descrita na recomendação.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Visto que a providência foi implementada a partir do Edital 001/2011, entendemos que esta recomendação foi contemplada com clareza de entendimento a toda comunidade acadêmica.
Quadro LXVIII – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.1 - Relatório nº 01/2011 – Prograd (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 2
Data do Relatório de Auditoria 30/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.1
Comunicação Expedida/Data CI nº 066/2011 - 01/07/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Graduação Descrição da Recomendação
Recomendação no sentido de que sejam arquivados no setor os documentos referentes ao processo de seleção feito pelos professores por disciplina ofertada.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROGRAD – Divisão de Estágios e Monitorias
Síntese das providências adotadas
A área, em resposta ao relatório final, afirmou que mudou o procedimento quanto à guarda dos documentos. Do Plano de Providências tem-se: “A Divisão de Estágios e Monitorias elaborou uma proposta de modelo de uma ficha de
seleção para uso dos docentes no ato de seleção dos monitores (...) a ficha será enviada à Comissão de Graduação para análise e sugestões (...). Após isso será enviada para análise e regulamentação no Conselho de Pesquisa e Extensão (Consepe). Após esta tramitação, a ficha será utilizada pelos docentes na seleção dos monitores, que passarão a utilizá-las e enviá-la junto com os nomes dos candidatos selecionados da monitoria para a Divisão de Estágios e Monitoria da Prograd”.
Síntese dos resultados obtidos
A ficha de seleção dos monitores já está sendo utilizada. Houve boa aceitação por parte dos docentes envolvidos no Programa de Monitoria Acadêmica.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Não temos registros de pontos negativos.
Os pontos positivos foram percebidos com a clareza dos critérios utilizados, bem como a segurança da Divisão de Estágios e Monitorias em explicar os critérios para futuros questionamentos.
Sem mais, nos colocamos à disposição.
Quadro LXIX – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.2 - Relatório nº 01/2011 – Prograd (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 2
Data do Relatório de Auditoria 30/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.2
Comunicação Expedida/Data CI nº 066/2011 - 01/07/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-reitoria de Graduação Descrição da Recomendação
Anexação às planilhas de pagamento de documentos que justifiquem os eventuais valores lançados a maior ou menor no SIAFI, providenciando para os próximos pagamentos, caso necessário, suplemento ou estorno, planilha adicional para a justificativa desses lançamentos.
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Outra recomendação é a adoção de providências para a capacitação de servidor para utilização do SIAFI.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROGRAD – Divisão de Estágios e Monitorias
Síntese das providências adotadas
Capacitação de um servidor para operar o SIAFI e mudança no procedimento para lançamentos adicionais e possíveis estornos de valores.
Síntese dos resultados obtidos
O servidor da Divisão realizou o curso sobre SIAFI Gerencial no período de 22/08 à 24/08/2011.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Não temos registros ainda de fatores positivos e negativos.
Quadro LXX – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida no
exercício – Item 2.3 - Relatório nº 01/2011 – Prograd (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 2
Data do Relatório de Auditoria 30/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.3
Comunicação Expedida/Data CI nº 066/2011 - 01/07/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-reitoria de Graduação Descrição da Recomendação
Esta AUDIN recomenda que se continue a dar andamento ao manual do aluno visando possibilitar ao discente uma visão mais clara dos procedimentos da UFABC, principalmente no que tange à concessão de bolsas.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROGRAD – Divisão de Estágios e Monitorias
Síntese das providências adotadas
Foi entregue aos alunos da Graduação o "Manual do Aluno 2011", onde consta um resumo de todas as atividades da UFABC, inclusive das relativas à monitoria acadêmica, e do endereço e contato da Divisão, para maiores esclarecimentos.
Síntese dos resultados obtidos
Os alunos estão procurando bem mais a Divisão para obter informações sobre bolsa de Monitoria Acadêmica.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor.
Não temos registro de fatores negativos.
Os fatores que facilitaram a adoção dessa providência foi a realização do trabalho interligado das áreas demandantes deste Manual do Aluno 2011.
Quadro LXXI – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.4 - Relatório nº 01/2011 – Prograd (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 2
Data do Relatório de Auditoria 30/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.4
Comunicação Expedida/Data CI nº 066/2011 - 01/07/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-reitoria de Graduação
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normativo) procedimento-padrão (em conjunto com demais setores concedentes de bolsas) para a averiguação de possíveis denúncias relacionadas às concessões de bolsas da UFABC.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROGRAD – Divisão de Estágios e Monitorias
Síntese das providências adotadas
A divisão manifestou-se informando que “(...) disponibiliza ficha de solicitação, na qual os alunos comparecem na
Divisão e a preenchem, solicitando alguma documentação ou procedimento, inclusive relatando alguma ocorrência, contrariedade ou descontentamento”.
Síntese dos resultados obtidos
Não temos registros desse tipo de ocorrência.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Não temos registros de fatores negativos e positivos.
Quadro LXXII – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.1 - Relatório nº 01/2011 – Propes (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 3
Data do Relatório de Auditoria 27/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.1
Comunicação Expedida/Data CI 62/2011 – 27/06/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Pesquisa Descrição da Recomendação
Divulgar os dados relativos às atividades de acompanhamento das pesquisas realizadas e trabalhos já publicados. Como também, implementar esforços para realizar avaliação do programa de bolsas na UFABC (*).
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPES - Pró-Reitoria de Pesquisa
Síntese das providências adotadas
Divulgação do Manual da Iniciação Científica com a recomendações da AUDIN na página da Iniciação Científica.
Síntese dos resultados obtidos
Até o momento não tivemos retorno da atitude adotada.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Na Pró- Reitoria de Pesquisa é elaborado o relatório com os dados de toda a Pró- Reitoria o que viabilizou a elaboração do Manual da Iniciação Científica.
Quadro LXXIII – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.2 - Relatório nº 01/2011 – Propes (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 3
Data do Relatório de Auditoria 27/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.2
Comunicação Expedida/Data CI 62/2011 – 27/06/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Pesquisa
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a acumulação de trabalho remunerado e bolsa por parte do discente.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPES - Pró-Reitoria de Pesquisa
Síntese das providências adotadas
Os itens III, X e XII do Termo de Outorga que é assinado pelo aluno e orientador citam os compromissos em relação a vínculo empregatício no período de vigência da bolsa. Sendo assim, torna-se desnecessário a elaboração de uma auto declaração do discente.
Item III: O OUTORGADO não poderá acumular a bolsa de que trata este Termo com outra bolsa ou auxílio de outras instituições nem prestar quaisquer tipos de serviços remunerados ou não, ressalvado o caso de expressa autorização
da OUTORGANTE.
Item X: O OUTORGADO fica obrigado a comunicar imediatamente à Pró-Reitoria de Pesquisa da UFABC a efetivação de qualquer contrato de trabalho ou alteração das condições.
Item XII: O outorgado declara estar ciente do conteúdo deste termo e responsabilizar-se civil e criminalmente pelas informações contidas neste.
Síntese dos resultados obtidos
Ao assinar o Termo de Outorga o discente se compromete com a veracidade das informações contidas no documento, à atendendo a recomendação da AUDIN.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
O fator positivo é que ao assinar o Termo de Outorga, o aluno se compromete com as informações ali contidas.
Quadro LXXIV – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.3 - Relatório nº 01/2011 – Propes (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 3
Data do Relatório de Auditoria 27/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.3
Comunicação Expedida/Data
CI 62/2011 – 27/06/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Pesquisa Descrição da Recomendação
Promover a inserção no manual das informações concernentes a cronogramas, requisitos e normas para concessão de bolsas além de outras pertinentes.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPES - Pró-Reitoria de Pesquisa
Síntese das providências adotadas
As informações sugeridas foram inseridas no manual.
Síntese dos resultados obtidos
Até o momento não tivemos retorno da atitude adotada.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Na Pró- Reitoria de Pesquisa é elaborado o relatório com os dados de toda a Pró- Reitoria o que viabilizou a elaboração do Manual da Iniciação Científica.
Quadro LXXV – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.4 - Relatório nº 01/2011 – Propes (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 3
Data do Relatório de Auditoria 27/06/2011
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Comunicação Expedida/Data CI 62/2011 – 27/06/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Pesquisa
Descrição da Recomendação Estabelecer canal de comunicação institucional para tratar possíveis
denúncias.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPES - Pró-Reitoria de Pesquisa
Síntese das providências adotadas
Até esse momento, não recebemos nenhuma denúncia a respeito da concessão de bolsas. No entanto, o procedimento padrão para a averiguação de possíveis denúncias é o seguinte:
1 – As denúncias chegam ao CPIC através de e-mail (cpic@ufabc.edu.br) ou são feitas diretamente aos seus membros ou à Pró-Reitoria de Pesquisa, sendo que todos esses canais estão abertos tanto aos alunos quanto aos orientadores; 2 – Todos os casos são discutidos pelo CPIC em conjunto, em reuniões presenciais.
3 – No caso de denúncia que não puder ser resolvida pelo referido Comitê, a mesma será encaminhada ao Pró-Reitor de Pesquisa para arbitração”.
Síntese dos resultados obtidos
Até o presente momento não houve denúncias.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
O método está funcionando bem, não gerando problemas de gestão nem queixas do público atendido.
Quadro LXXVI – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida
no exercício – Item 2.2 - Relatório nº 01/2011 – Proex (Quadro A.16.1 – Port. TCU nº 123/11) Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria Relatório nº 01/2011 - 5
Data do Relatório de Auditoria 07/06/2011
Item do Relatório de Auditoria 2.2
Comunicação Expedida/Data CI 0056/2010 – 08/06/2011
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Extensão
Descrição da Recomendação
Estabelecer canal de comunicação institucional para averiguação de possíveis denúncias.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROEX - Pró-Reitoria de Extensão
Síntese das providências adotadas
No site da PROEX será colocado um aviso de informação constando o email institucional para ser utilizado, dentre outras ações, para o envio de denúncias relacionadas às bolsas de extensão, Além disso, a área solicitará ao Fale Conosco da UFABC para incluir um campo para denúncias que serão encaminhadas aos setores responsáveis.
Síntese dos resultados obtidos
Foi criado no site da PROEX, no item “Contatos”, um canal de comunicação que indica email e telefone para que qualquer pessoa possa fazer uma denúncia em relação às bolsas de extensão. Além disso, iremos sugerir à PROPLADI