As empresas utilizam, qualquer que seja a sua atividade, um conjunto de recursos para concretizar os seus objetivos. De entre todos eles, as pessoas assumem-se como o mais decisivo porque são elas com a sua imaginação, vontade, inteligência e saber que fazem a diferença entre o sucesso e o não sucesso das empresas.
30 Como se consegue tudo isto?
• Através de gestores inovadores e bem preparados que se rodeiam de colaboradores qualificados, dotados das competências e das atitudes necessárias à concretização dos objetivos das empresas;
• Garantindo um clima onde a comunicação seja aberta, os valores e as práticas sejam coerentes e alinhadas com os objetivos da empresa.
Porém, no que diz respeito às pessoas, as empresas estão obrigadas a um conjunto de formalismos de caracter administrativo que resultam de imposições legais e que não podem ignorar.
Aspetos administrativos da função recursos humanos Principais aspetos administrativos:
• Pagamento de salários;
• Imposto sobre o Rendimento das pessoas Singulares; • Taxa Social Única;
• Outras obrigações legais; • Ficheiro de pessoal.
A gestão técnica dos recursos humanos Recrutamento e seleção:
• Fases do processo de recrutamento e seleção;
• Identificar se de facto existe a necessidade de proceder a uma admissão;
• Definir as tarefas que constituem o posto de trabalho, bem como as competências necessárias para as executar e o perfil desejável do indivíduo a ocupar o posto;
• Definir o pacote salarial e de benefícios que a empresa está predisposta a oferecer;
31 • Tomada de decisão se o posto será preenchido internamente (promoção/transferência) ou a necessidade de publicar externamente a necessidade de admitir alguém (anúncio);
• Proceder à identificação dos candidatos que reúnam os requisitos pré-definidos; • Implementação de um processo de seleção que permita objetivamente suportar a decisão de escolha de um candidato através de técnicas como: análise curricular, testes profissionais/ psicológicos, entrevistas, centros de avaliação (simulação de situações reais), etc..
A gestão integrada de recursos humanos
A função recursos humanos, como se verifica pelo exposto nos pontos anteriores, assume- se como um apoio a toda a organização, isto é, a todas as restantes funções.
Para que este apoio seja efetivo é necessário que ela seja parte integrante na formulação dos objetivos da empresa e das estratégias desenhadas para os alcançar.
Estes objetivos devem ser partilhados pelas diferentes funções e pelos diferentes atores na organização, de forma clara e objetiva, para que cada um saiba o que se espera dele. Estará, agora, em condições de entender o que significa, avaliar o desempenho individual. Cada pessoa dentro da organização terá uma contribuição a dar que, somada às contribuições de todos os outros, concretizará as ações definidas com vista à concretização dos objetivos da empresa.
Ao avaliar o desempenho individual, a organização cria condições para o discutir e alterar. É deste processo que resultam os planos de desenvolvimento pessoal, a procura de novos lugares para pessoas que já não estão a realizar-se com as tarefas que desempenham, a tomada de consciência dos chefes dos pontos fracos da sua coordenação, etc..
32 Desenvolvimento individual e organizacional
Deste ciclo de gestão do desempenho individual resulta, como verificou, um diagnóstico das necessidades de mudança na organização. A empresa sabe o que pretende atingir, verifica se está, ou não, a consegui-lo, discute abertamente as razões dos desvios e estabelece planos de correção por forma a melhorar continuamente.
Se no final da avaliação do desempenho individual não existir esta fase de discussão (feedback) correr-se-á o risco de comprometer todo o processo. É preciso que o trabalhador fique com um conhecimento exato de como a empresa “vê” o seu desempenho, receba sugestões de melhoria e conceba, em conjunto com a sua hierarquia, um plano de desenvolvimento pessoal e profissional que lhe permita, no futuro, atingir melhores níveis de desempenho.
No final deste ciclo, a empresa terá um conhecimento detalhado das necessidades de desenvolvimento dos seus recursos humanos e estará em condições de desenhar um plano das ações a implementar com vista a obter as mudanças desejadas.
Nas empresas as pessoas, terão assim, consciência do que se espera delas, sentem que têm todo o apoio necessário para a concretização dos seus objetivos, acreditam que têm a possibilidade de crescer e de se desenvolverem pessoal e profissionalmente. Por outro lado, a empresa contará com pessoas motivadas capazes de desempenhos excelentes e será, também, beneficiada.
3.7.Financeira
A função Financeira tem a seu cargo conseguir o equilíbrio entre a obtenção dos recursos financeiros necessários à atividade da empresa e a sua aplicação, pelo que lhe cabe um papel privilegiado na análise do desempenho da empresa.
33 A função financeira necessita de informação, que permita ter uma visão global e particular da situação financeira da empresa. A contabilidade surge como um apoio da função financeira, pois é da sua responsabilidade a elaboração das demonstrações financeiras fundamentais - O Balanço e a Demonstração de Resultados, entre outros.
Vejamos alguns mapas, em que a função financeira se apoia para a tomada de decisão: O balanço é um documento que revela, a posição patrimonial da empresa, expressa nos bens e direitos (Ativo) que a empresa possui e nas obrigações (Passivo), isto é, o que a empresa deve a outras entidades. Os capitais próprios ou seja o valor líquido da empresa, são dados pela diferença entre o valor dos bens e direitos e o valor das obrigações.
A equação fundamental do balanço é a seguinte:
Ativo = Passivo + Capitais Próprios Donde se obtém o valor liquido da empresa:
Capitais Próprios = Ativo - Passivo Balanço na Perspetiva Financeira
34 A Demonstração de Resultados, é um documento que, tal como o nome indica, explica como surge o resultado liquido da empresa, pois discrimina, por um lado os custos, por outros os nproveitos, em determinado período de tempo.
A equação é a seguinte:
35 Objectivos da Função Financeira
A função financeira tem como finalidade a maximização da rentabilidade dos activos e a minimização do custo dos passivos, proporcionando aos detentores do capital acréscimo de valor.
Para atingirem estes propósitos, os responsáveis pela função financeira das empresas devem prestar especial atenção aos seguintes aspectos:
• Prever os movimentos financeiros a curto prazo para a determinação do grau de liquidez da empresa;
• Escolher os projectos de investimento para os excedentes financeiros; • Elaborar planos financeiros de curto, médio e longo prazo.
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4.Fluxos de informação organizacional
O conceito de informação deriva do latim e significa um processo de comunicação ou algo relacionado com comunicação, mas na realidade existem muitas e variadas definições de informação, cada uma mais complexa que outra.
Podemos também dizer que Informação é um processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente, Informação é tudo o que reduz a incerteza... Um instrumento de compreensão do mundo e da ação sobre ele.
A informação tornou-se uma necessidade crescente para qualquer sector da atividade humana e é-lhe indispensável mesmo que a sua procura não seja ordenada ou sistemática, mas resultante apenas de decisões casuísticas e/ou intuitivas.
Uma empresa em atividade é, por natureza, um sistema aberto e interativo suportado por uma rede de processos articulados, onde os canais de comunicação existentes dentro da empresa e entre esta e o seu meio envolvente são irrigados por informação.
Atualmente as empresas estão rodeadas de um meio envolvente bastante turbulento com características diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em alguns casos, a mudança é a única constante.
Por conseguinte, o turbilhão de acontecimentos externos obriga as organizações a enfrentar novas situações, resultado de mudanças nas envolventes do negócio e que constituem ameaças e/ou oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decisões hoje, exija a qualquer empresário ou gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia.
37 O aumento da intensidade da concorrência e da complexidade do meio ambiente fazem sentir, no mundo empresarial, a necessidade de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de otimizar a sua utilização.
O aumento do comércio internacional, fruto da crescente interligação entre nações, a expansão do investimento no exterior e a tendência da homogeneização dos padrões de consumo fazem com que o mundo seja encarado como um só mercado, em que as empresas têm de conviver com a competição internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos mercados externos por forma a aproveitar as novas oportunidades de negócio.
Assim, a empresa ao atuar num mundo global está em estado de "necessidade de informação" permanente, a vários níveis, pelo que a informação constitui o suporte de uma organização e é um elemento essencial e indispensável â sua existência.
A aceitação deste papel, pelos dirigentes de uma organização, pode ser um facto perentório para se atingir uma situação de excelência: quem dispõe de informação de boa qualidade, fidedigna, em quantidade adequada e no momento certo, adquire vantagens competitivas mas a falta de informação dá aso a erros e á perda de oportunidades.
A informação tornou-se tão importante que se defende o primado da informação como a base e a razão para um novo tipo de gestão, em que a curto prazo se perspetiva a troca do binómio capital/trabalho pelo binómio informação/conhecimento como fatores determinantes no sucesso empresarial.
Caminha-se para a sociedade do saber onde o valor da informação tende a suplantar a importância do capital. A informação e o conhecimento são a chave da produtividade e da competitividade.
38 A gestão moderna exige que a tomada de decisão seja feita com o máximo de informação. O conhecimento adquirido pelo savoir faire deixa de ser suficiente, uma vez que o meio ambiente empresarial onde as empresas operam apresenta características diferentes daquelas a que estavam habituados e é bastante turbulento. Se em ambientes mais estáveis a informação assumia o papel de redutora de incerteza, cada vez mais a atualização se apresenta como um fator crítico de sucesso.
A informação é considerada como o ingrediente básico do qual dependem os processos de decisão", mas se, por um lado, uma empresa não funciona sem informação, por outro, é importante saber usar a informação e aprender novos modos de ver o recurso informação para que a empresa funcione melhor, isto é, para que se torne mais eficiente.
Assim, quanto mais importante for determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto mais rápido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poderá atingir os seus objetivos.
Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informação e os dados donde ela provém, são, para a organização, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constitui o objetivo da Gestão da Informação.
A gestão da informação tem como objetivo apoiar a política global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem; apoia os gestores na tomada de decisões; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequação às exigências concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organização, do seu projeto e dos seus produtos, através da implantação duma estratégia de comunicação interna e externa.
39 Em suma, a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação.
Na gestão de uma unidade económica, que tem por base a obtenção e utilização de recursos de forma eficiente, para se atingir os objetivos organizacionais, é necessário informação a três níveis: estratégico, operacional e tático.
Neste sentido, à medida que descemos na pirâmide hierárquica organizacional a especificidade aumenta, pois é necessário resolver problemas mais específicos de determinada tarefa, enquanto que ao nível de topo as preocupações são mais gerais, afetando a generalidade das funções da organização:
Nível Estratégico (nível de topo)
São tomadas decisões estratégicas; são complexas e exigem informação bastante variada e ao nível das relações da organização/meio envolvente, não se exige muita especificidade.
Estão incluídas nela a definição dos objetivos e a elaboração de políticas gerais da organização. A informação provém de fontes externas à organização e também dos outros níveis hierárquicos.
Nível Tático (nível intermédio)
Onde têm lugar as decisões táticas e que exigem informação pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretação da informação, que provém de fontes internas e sendo obtida com alguma frequência.
40 Aqui são tomadas as pequenas decisões ou as decisões operacionais. Decisões para problemas bem definidos cuja resolução é, muitas vezes, baseada em dados factuais programáveis e através da aplicação de rotinas informáticas.
São necessárias informações pormenorizadas e bem definidas, provenientes essencialmente do sistema interno, com vista a ações imediatas.
A gestão da informação deve assentar num Sistema de Informação desenvolvido à medida das necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulação dos vários subsistemas que a constituem (entendida como um sistema global) e os sistemas envolventes, na medida em que efetua o processamento de dados provenientes de múltiplas fontes, gerando informação útil e em tempo real à gestão e à tomada de decisão na empresa por forma a criar vantagens competitivas do mercado.
A gestão da informação, sendo uma disciplina relativamente nova que tenta fazer a ponte entre a gestão estratégica e a aplicação das Tecnologias de Informação nas empresas, procura, em primeiro lugar, tentar perceber qual a informação que interessa à empresa, para de seguida, definir processos, identificar fontes, modelar sistemas.
E as novas Tecnologias de Informação são os instrumentos que vieram permitir gerir a informação em novos moldes, agilizando o fluxo das informações e tornando a sua transmissão mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a tomada de decisão.
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