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10. Conversas de corredor: são entre nós reduzidas ao mínimo civilizado, isto é, não muitas e não rigidamente poucas. A sala comum D. Henrique, O Navegador deve poder ser utilizada tranquilamente e deixando margem para grupos e/ou pessoas diferentes. A sala D. Henrique O Navegador deve ser usada sobretudo para leitura e não para convívio, excepto após o almoço e à hora do chá. Os alunos devem ser habituados a esperar por reuniões ou audiências na zona de estar do corredor e não na sala D. Henrique. Os professores e convidados externos ao IEP devem ser recebidos na Sala D. Henrique e aí convidados a aguardar, se for caso disso. Na porta da Sala D. Henrique está afixado o seu regulamento de utilização. O som na sala comum não deve prejudicar quem se encontra nos gabinetes. Não é permitido o uso de telemóveis na sala D. Henrique.
11. Reuniões: são reduzidas ao mínimo, curtas e bem preparadas: uma reunião de 60 minutos é longa. Nos horários de cada um estão previstas as reuniões regulares. As pessoas que têm de reunir entre si introduzem essas reuniões no horário, mesmo que a sua periodicidade seja quinzenal, mensal, ou superior.
12. Toda a comunicação não urgente entre os colaboradores do IEP é feita através dos cacifos ou de e-mail. Em casos mais urgentes, é utilizado o telefone interno e só em último caso se vai directamente ao gabinete de quem se pretende contactar. Não é considerada normal forma de contacto a entrada pelo gabinete de outrem, a menos que este seja aberto ao público ou que o visitado reporte ao visitante, no âmbito da hierarquia do Instituto, mas não o contrário.
GESTÃO
13. Horários: Todas as pessoas têm horários de trabalho bem definidos e do conhecimento de todos, sendo para este efeito afixados nas portas dos gabinetes. Existindo atendimento ao público, este tem horário próprio e não ocupa todo o horário de trabalho. O horário de atendimento é também divulgado, ou nos anúncios públicos, ou em gravações telefónicas. Em caso algum pode haver alterações de horário sem a aprovação explícita da Direcção. Durante os horários de atendimento ao público são expressamente proibidas ausências do local de atendimento. Quando alguém surge no corredor do IEP e se mostra hesitante sobre a quem se dirigir, consideramos nosso primeiro dever ajudar essa pessoa – em vez de continuar uma conversa com outro colaborador.
14. Férias: Todos os colaboradores do IEP submetem a sua proposta de férias à Direcção, carecendo da aprovação expressa desta. Não consideramos apropriados que sejam gozadas férias por responsáveis de sectores quando esses sectores se encontrem em períodos de particular actividade, sobretudo envolvendo o público. Casos excepcionais carecem sempre de aviso prévio e autorização expressa da Direcção.
15. Calendários: todos os membros da equipa IEP têm agendas próprias. Marcamos nas nossas agendas todos os compromissos e prazos para conclusão de tarefas, pelo menos
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numa base semestral. Se existem dias ou partes de dias da semana usualmente destinados a uma função (aula, reunião, atendimento). Inscrevemos desde logo nos dias correspondentes nas agendas de cada um.
16. Planeamento: o planeamento é essencial para quem tem prazos. Fazemos uma lista das tarefas ou funções imprescindíveis para atingir o prazo. A seguir, elas são calendarizadas retrospectivamente a partir do prazo até ao presente (e a operação é repetida até “caber”). Isto é indispensável para evitar o hábito de fazer tudo nas vésperas dos prazos e, finalmente, não os cumprir.
17. Rotinas: todas as pessoas muito ocupadas sabem que uma das chaves da produtividade reside em transformar em rotina o que é susceptível de o ser, “and then forget about it”. Um horário é um pequeno passo; ler o correio de manhã e antes de sair, outro; ter tempos para atendimento, também; criar tempos de estudo, outros para correspondência, telefonemas, etc. são outras formas importantes. Mais do que isso, e por vezes mais trabalhoso ao princípio, é traduzir em rotinas certas funções: criar cartas tipo, dossiers de informação tipo, etc. Quando são necessários, basta enviá-los, não é preciso fazê-los de novo. Se existem tarefas sazonais, estas são imediatamente marcadas na agenda até ao final do semestre ou ano lectivo. Tudo isto significa que algum tempo tem de ser investido em planeamento e planeamento de rotinas. Esse tempo não é perdido: é um investimento valioso.
18. Cada Coordenador de pelouro é responsável pela elaboração dos anúncios da sua área, que deve depois submeter a aprovação superior. O calendário anual dos anúncios, a definir pela Direcção, deve ser do conhecimento de todos os colaboradores. 19. O IEP está aberto aos sábados de manhã durante o período escolar, dado que temos
aulas nesses dias. Durante a semana, nos dias de aulas, o IEP está aberto até às 20h30 e não é de todo admissível que os responsáveis pelo atendimento nesse horário se ausentem antes da hora anunciada ao público.
20. O acesso às revistas e livros na sala D. Henrique, O Navegador é livre. Para requisitar livros, deve-se deslocar à Biblioteca da UCP.
21. Na porta da sala de reuniões Sir Winston Churchill está afixado um calendário mensal com especificação horária e diária. Aí são marcadas todas as reuniões. 22. No IEP-UCP, pensamos que o tempo é dinheiro e orgulhamo-nos de seguir a máxima
de Sir Winston Churchill de que “unpunctuality is a vile habit”. Por isso, orgulhamo-nos de começar a horas e acabar a horas.
PARTE VI
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