ORDEM-DE-SERVICO 4.089 DE 14.9.2005
Estabelece procedimentos a serem observados na condução de projetos no âmbito do Banco Central e na gestão e utilização dos recursos da Redi-BC.
O Diretor de Administração, no uso de suas atribuições conforme disposto no Art. 14, Inciso XIV, do Regimento Interno do Banco Central e no Art. 3º do Regulamento para Gestão de Projetos Estratégicos e para a Administração da Reserva para o Desenvolvimento Institucional do Banco Central (Redi-BC), de que trata a Portaria nº 31.247, de 1º.7.2005, e considerando o aperfeiçoamento do planejamento institucional do Banco Central e necessidade de adoção de diretrizes uniformes no âmbito desta Autarquia, estabelece os seguintes procedimentos a serem observados na condução de projetos nesta Instituição.
2. Com a finalidade de possibilitar uma gestão mais eficaz do planejamento institucional, os projetos são classificados em funcionais e estratégicos:
I - projetos funcionais são aqueles decorrentes das funções das unidades e, como tal, voltados para o aperfeiçoamento ou desenvolvimento de processos de trabalho internos às mesmas;
II - projetos estratégicos contribuem para o aprimoramento e o desenvolvimento organizacionais do Banco Central do Brasil, devendo estar alinhados à missão institucional e concorrer para o alcance dos objetivos estratégicos, bem como para o atendimento da visão de futuro, ou que visem ao atendimento de expressa determinação legal.
3. A Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Banco Central (MGPro) é o conjunto de conhecimentos, habilidades e técnicas de uso obrigatório para a condução dos projetos estratégicos e recomendável para os projetos funcionais, que tem o objetivo de nortear a atuação dos gerentes na condução dos projetos sob sua responsabilidade.
4. Com vistas a possibilitar uma gestão integrada da carteira de projetos do Banco Central, indispensável à execução do planejamento institucional, os projetos estratégicos devem ser incluídos e mantidos atualizados no Sistema de Informações para Gerência de Projetos e Atividades - GPA, pelas unidades executoras, sendo recomendável o mesmo procedimento com relação aos projetos funcionais.
5. Visando a integrar de forma sistemática os projetos com os processos de planejamento e orçamento, facilitando as decisões estratégicas da Instituição, e tornando a utilização dos recursos mais transparente, previsível e coordenada, a Diretoria Colegiada em sessão de 11.5.2005 estabeleceu calendário permanente com indicação dos prazos de realização das respectivas etapas, que está disponível na Intranet, no item -Planejamento, Orçamento e Gestão- . Nesse sentido, para a aprovação de projetos estratégicos no âmbito do Banco Central, custeados por quaisquer fontes de recursos, deve ser observado o disposto no citado calendário. 6. É de inteira responsabilidade da unidade executora o acompanhamento, o controle e a avaliação dos projetos funcionais, independentemente de qualquer manifestação do
Departamento de Planejamento e Orçamento - Depla, e da Gerência Executiva de Projetos - Gepro.
7. Cabe à Gepro prestar assessoria na elaboração dos projetos estratégicos e funcionais, quando demandada.
8. As unidades interessadas em apresentar projetos estratégicos devem elaborar, inicialmente, a Proposta de Projeto Estratégico (PPE) que, após ser validada e priorizada pela Diretoria da Área, é encaminhada à Gepro para análise e manifestação quanto aos aspectos metodológicos.
9. Após a análise e manifestação da Gepro, as unidades podem iniciar a elaboração do correspondente Estudo Preliminar de Projeto (EPP).
10. Para que se proceda ao exame e à aprovação das PPEs, dos EPPs e dos respectivos planos de projetos estratégicos, financiados com recursos de qualquer fonte é indispensável que os projetos estratégicos em andamento na unidade estejam com os seus registros devidamente atualizados no Sistema GPA.
11. Com vistas ao adequado tratamento do assunto, a unidade responsável por projeto estratégico deve instruir processo específico, ao qual será apensada toda a documentação relativa ao projeto, protocolando-o no Sidoc de acordo com a fonte do recurso que custeará as respectivas atividades.
12. O registro dos projetos estratégicos é feito pela unidade responsável pela sua execução, mediante o preenchimento da PPE e do EPP, disponível no Sistema GPA, observando-se que:
I - todos os campos da PPE e do EPP devem ser devidamente preenchidos;
II - deve ser anexada ao processo uma cópia da PPE devidamente preenchida e assinada pelo chefe da unidade;
III - da mesma forma, quando se tratar do EPP, deve ser anexada ao processo uma cópia devidamente preenchida e assinada pelo chefe da unidade;
IV - caso o projeto envolva atividades de competência de outras unidades, deve constar no EPP a manifestação dos respectivos chefes quanto à viabilidade, aspectos técnicos envolvidos, recursos a serem alocados ao projeto e possíveis alternativas, se for o caso;
V - em se tratando da utilização de recursos financeiros provenientes de fonte diferente da Redi-BC, quando do encaminhamento do EPP deve constar do processo manifestação favorável do gestor daqueles recursos; e
VI - o processo devidamente instruído é encaminhado à Gepro após a manifestação do Diretor responsável pela área.
13. Cabe à Gepro avaliar os EPPs, verificando os aspectos formais e metodológicos dos documentos encaminhados pelas unidades, elaborar parecer resumindo suas conclusões e encaminhar o assunto para deliberação do Comitê de Projetos Corporativos - CPC, ao qual compete aprovar o parecer e propor escala de prioridades para a execução dos projetos.
14. O CPC deve se manifestar submetendo à Diretoria Colegiada do Banco Central, por meio de voto, suas deliberações e a respectiva escala de prioridade para a execução dos projetos. Após a manifestação favorável da Diretoria as unidades executoras providenciarão, de imediato, a elaboração do plano do projeto.
15. A proposta não aceita pode ser reapresentada, a qualquer tempo, para reavaliação, desde que a ocorrência de novos fatos modifique as circunstâncias anteriormente existentes.
Nesse caso, a unidade interessada deve encaminhar correspondência à Gepro, contendo exposição dos motivos alegados para a nova apreciação. Se a unidade interessada entender conveniente, poderá desenvolver o projeto como funcional, utilizando os seus próprios recursos.
16. Aprovado o EPP, cabe à Gepro providenciar o encaminhamento do processo à unidade de origem para a elaboração do plano do projeto, o qual deve ser desenvolvido com base nos dados do respectivo EPP, devendo ser preenchido no sistema GPA, observando-se que:
I - o plano deve conter todas as informações julgadas necessárias para o seu pleno entendimento, com vistas a permitir a sua caracterização e o seu dimensionamento, sendo indispensável a indicação do gerente responsável pela condução do projeto;
II - todos os campos devem ser devidamente preenchidos;
III - na elaboração da previsão de desembolso de recursos financeiros, deve ser preenchido o respectivo cronograma de desembolso, observando-se que a liberação dos recursos financeiros é efetuada segundo tal cronograma e desde que não haja pendências relativas à entrega e conformidade de produtos de etapas anteriores;
IV - caso o projeto envolva atividades de competência de outras unidades, deve constar do processo a concordância dos respectivos chefes de unidade quanto a sua participação, conforme detalhado no plano do projeto, observado o disposto no parágrafo 18;
V - em se tratando da utilização de recursos financeiros provenientes de fonte diferente da Redi-BC, o gestor daqueles recursos deve reiterar ou não a manifestação anterior, constante do EPP; e
VI - uma cópia do plano do projeto devidamente preenchido e contendo as assinaturas dos chefes das unidades citadas no item V deve ser anexada ao processo do projeto.
17. Em seguida, o processo é encaminhado à Gepro para análise e manifestação.
18. Na elaboração do EPP e do plano de projeto os gerentes do projeto devem observar os seguintes procedimentos - além das disposições legais e regulamentares, notadamente a Lei nº 8.666, de 21.6.1993 - caso o projeto envolva qualquer dos itens a seguir relacionados:
I - capacitação: deve ser elaborado juntamente com a equipe da UniBacen, o Plano Educacional do Projeto (PEP), o qual deverá ser anexado ao plano do projeto.
II - contratação de consultoria, aquisição de livros e periódicos, aquisição de equipamentos - exceto informática, aquisição de mobiliário, traduções, reformas e construções: deve ser mantido contato com o Demap/Dilic, componente organizacional responsável pelo assunto.
III - desenvolvimento de sistema e aquisição de software e equipamento para informática: deve ser mantido contato com o gerente de negócio do Deinf que atende à Unidade solicitante.
IV - realização de eventos, ações de publicidade, pesquisas de opinião, execução de serviços gráficos, etc: a Secre/Surel, como componente encarregado de tais assuntos, deverá ser previamente consultada.
19. Após aprovar o plano, em se tratando de projeto custeado pela Redi-BC, cabe à Gepro efetuar o registro da dotação dos recursos do projeto no Sistema ORCAR e solicitar ao Depla a inclusão do projeto no Sistema de Custos e Informações Gerenciais - SCIG, expedindo comunicação ao gerente do projeto para que possam ser efetuados os apontamentos dos servidores que atuarão na execução do empreendimento.
20. Para o adequado acompanhamento da execução do projeto, devem ser apresentados relatórios periódicos sobre o seu andamento, por meio do preenchimento do formulário "Relatórios de Situação do Projeto" no GPA, nos intervalos indicados no plano do projeto. Cabe à Gepro fazer o acompanhamento dos registros e a análise do conteúdo das citadas inclusões.
21. A liberação dos recursos da Redi-BC para fazer face às despesas do projeto é feita pela Gepro, obedecidos os seguintes procedimentos:
I. a solicitação de liberação de financeiro deve ser feita por meio de expediente ou correio eletrônico, onde deve constar a etapa do projeto a que refere, o valor do pagamento, e a data constante do cronograma prevista para o desembolso;
II. o expediente citado no inciso anterior deve ser acompanhado de cópia do documento fiscal pertinente (nota fiscal, recibo de prestação de serviços ou invoice - no caso de compras no exterior);
III. a solicitação deve ser assinada pelo ordenador de despesas da Unidade e contar com a sua expressa concordância com o pagamento pretendido;
IV. os pedidos feitos por correio eletrônico somente são atendidos após a Gepro receber a cópia do documento fiscal pertinente e contar com a expressa manifestação do ordenador de despesas da Unidade;
V. a liberação de recursos para o pagamento de taxas de inscrição pode ser feita antecipadamente (MPA 2-9-9-13-a), com a obrigatoriedade de encaminhamento posterior, à Gepro, da cópia do documento fiscal;
VI. cabe ao gerente do projeto ou ao responsável pelo Projeto na Unidade executora providenciar a documentação acima solicitada;
VII. as liberações de recursos estão condicionadas à inexistência de pendência documental ou de informações e relatórios no GPA;
VIII. as solicitações de liberação de financeiro efetuadas em desacordo com os registros constantes no GPA somente são atendidas após a atualização do referido Sistema.
22. No caso de diárias e passagens é feita liberação mensal de recursos da Redi-BC, baseada tanto no cronograma de desembolso do plano de projeto como também na análise, por parte da Gepro, da efetiva utilização dos recursos liberados anteriormente para o mesmo fim.
23. As solicitações de liberações de recursos da Redi-BC devem ser formuladas com antecedência, mínima, de 48 horas.
24. Cabe à unidade responsável pela execução do projeto anexar ao processo todos os documentos referentes aos pagamentos efetuados.
25. Toda proposta de alteração de projeto deve ser previamente submetida à Gepro, por meio do GPA. A proposta deve conter as justificativas para as alterações pretendidas e a discriminação dos reflexos das modificações sobre os prazos, produtos, custos, recursos e escopo do projeto, assim como a manifestação formal das unidades envolvidas nas alterações.
26. As alterações propostas que implicarem acréscimos do prazo final previsto ou do custo total aprovado, bem como alteração do escopo, são encaminhadas pela Gepro à apreciação do CPC, para decidir quanto à necessidade de encaminhamento para decisão pela Diretoria Colegiada.
27. O projeto somente pode ser encerrado após a elaboração de relatório contendo as lições aprendidas e a indicação do responsável pelo monitoramento do resultado depois do encerramento
do projeto, aferido por meio do(s) indicador(es) de desempenho constante(s) do plano do projeto, observado o prazo estipulado para a medição.
28. No prazo máximo de 60 dias após o encerramento do projeto, é realizada reunião destinada a avaliar a execução do projeto, da qual devem participar a equipe responsável pela sua execução e os representantes da Gepro.
29. A Gepro pode propor ao CPC a reavaliação ou a suspensão de projetos que venham a enquadrar-se em qualquer das condições a seguir:
I - permanecer com seus registros no GPA desatualizados por prazo superior a três meses e sem que tenha sido suficientemente justificado o atraso, por meio de comunicação formal à Gepro;
II - cujos custos, em qualquer das etapas, ultrapassem o valor aprovado, sem que tenha sido solicitada alteração do projeto, nem comunicada formalmente à Gepro a correspondente compensação do valor em outra etapa; e
III - ocorrência de fatos constatados no decorrer do projeto que possam constituir-se em causa para o não atingimento do objetivo proposto.
30. Fica revogada a Ordem-de-Serviço 3.920, de 11.12.03.
Esta Ordem-de-Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 31 de agosto de 2005. João Antônio Fleury Teixeira Diretor