Requisitos do Sistema de Gestão da Responsabilidade Social

O modelo de gestão da RS é baseado em dois ciclos interligados, nomeadamente Gestão Estratégia e Gestão Operacional, que podemos analisar de forma mais sintética na seguinte figura.

Figura 8 - Esquema do Modelo do Sistema de Gestão da Responsabilidade Social

Fonte: NP 4469-1:2008: Sistema de Gestão da Responsabilidade Social, Parte 1 (2008, p. 9).

No ciclo de gestão estratégica devem ser definidos os valores e princípios da organização, o compromisso da gestão de topo, a Política de Responsabilidade Social, e ser identificados os aspetos da responsabilidade social e a interação com as partes interessadas.

Neste ciclo, é fundamental a análise do contexto ambiental, económico e social e da própria organização, no sentido de efetuar uma primeira identificação das partes interessadas e dos aspetos da RS, os quais serão a base da definição da política da RS.

De acordo com a norma, o ciclo de gestão operacional permite concretizar a política da RS através de atividades de planeamento, implementação, verificação e revisão e melhoria do desempenho da organização em termos da RS. Este ciclo é baseado no ciclo de melhoria contínua, também conhecido por Ciclo Deming ou PDCA (Plan, Do, Check, Act)²⁸. Ilustramos, de seguida, a sequência de acontecimentos do Ciclo Demnig.

Figura 9 - Ciclo de Deming

Fonte: Baseado no Diagrama de Santos et al (2008).

As organizações devem estabelecer, documentar, implementar e manter um sistema de gestão da responsabilidade social e melhorar continuamente a sua eficácia, de forma a abranger toda a estrutura empresarial. De seguida, apresentamos os seguintes requisitos incluídos.

28 A norma ISO 9001 baseia-se de acordo com o Ciclo Deming.

2.5.2.1 Valores e Princípios da Responsabilidade Social

A organização deve definir, documentar e comunicar os valores que orientam a sua atuação, a nível interno e externo, assegurando que neste processo são consultadas as partes interessadas internas.

2.5.2.2 Compromisso da Gestão de Topo

A Gestão de Topo deve garantir a implementação dos valores a todos os níveis da organização e proporcionar evidências do seu comprometimento na definição, desenvolvimento e implementação do sistema de gestão da RS.

2.5.2.3 Política da Responsabilidade Social

A Gestão de Topo deve definir e manter a política da RS, tomando em consideração os pontos de vista das partes interessadas, e garantir:

• Adequação à natureza, escala e impactos da organização em termos da RS;

• Compromisso de envolvimento das partes interessadas;

• Compromisso de cumprimento dos requisitos legais e outros;

• Compromisso de respeitar os princípios da RS;

• Compromisso de melhoria contínua;

• O enquadramento para estabelecer e rever os objetivos da RS;

• A sua documentação, implementação, revisão e atualização;

• A sua comunicação a todos os colaboradores e disponibilização ao público.

2.5.2.4 Planeamento Operacional

O Planeamento Operacional permite concretizar a política da RS, para além do cumprimento dos requisitos legais, através de ações que contemplem o envolvimento das partes interessadas na identificação dos aspetos de RS, resultando no estabelecimento de objetivos e respetivos programas.

1. Requisitos legais e outros: devem ser identificados os requisitos legais e outros aplicáveis e determinada a aplicabilidade aos aspetos da RS;

2. Partes interessadas

• devem ser identificadas as partes interessadas, internas e externas, considerando determinados critérios, como vínculo, influência, proximidade, dependência e representação;

• a partir do conjunto das partes interessadas identificadas, devem ser determinadas quais as significativas;

• a organização deve assegurar que as partes interessadas significativas sejam envolvidas no estabelecimento, implementação e manutenção do seu Sistema de Gestão da Responsabilidade Social (SGRS).

3. Aspetos da responsabilidade social

• A organização deve identificar os aspetos da RS, das atividades e produtos que pode controlar e aqueles que pode influenciar;

• Devem ser determinados os aspetos que tenham ou possam ter impacto significativo sobre a RS.

4. Objetivos e programas: a organização deve estabelecer, implementar, manter e documentar os objetivos da RS, bem como programas para os atingir, com identificação das tarefas, responsabilidades e meios.

2.5.2.5 Implementação e operacionalização

1. Recursos, responsabilidade e autoridade: devem ser garantidos os recursos necessários para o estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria do SGRS e definidas as atribuições, responsabilidades e autoridade.

2. Competência, formação e sensibilização: deve ser assegurada a competência das pessoas que executam tarefas que potencialmente causem impacto significativo em termos de RS, a sensibilização dos colaboradores para os aspetos da RS e sistema de gestão associado, e identificadas as necessidades de formação neste domínio.

3. Seleção e controlo dos fornecedores: a organização deve estabelecer, implementar, manter e documentar procedimentos para qualificar e selecionar fornecedores, com base na sua capacidade para cumprir os princípios da RS e para garantir a sensibilização dos fornecedores para a importância da conformidade com os requisitos normativos.

4. Documentação, controlo dos documentos e registos: a organização deve documentar o SGRS, controlar os documentos e estabelecer e manter registos adequados.

5. Comunicação: deve ser assegurada a comunicação interna entre os vários níveis e funções da organização no que refere aos seus aspetos das RS e ao seu SGRS, bem como a comunicação com as partes interessadas externas no que respeita ao desempenho em termos da RS das suas atividades e produtos.

6. Controlo operacional: devem ser identificadas e planeadas as operações associadas aos aspetos da RS significativos, de forma a garantir que são realizadas sob condições especificadas.

7. Preparação e resposta a emergências: a organização deve identificar as situações de emergência e os acidentes potenciais que podem ter impacto em termos de RS, assim como as medidas de resposta.

2.5.2.6 Verificação

1. Monitorização e medição: devem ser estabelecidos, implementados e mantidos os métodos de monitorização, medição e análise da satisfação das partes interessadas, da consecução dos objetivos e da eficácia do SGRS.

2. Avaliação da conformidade: a organização deve avaliar periodicamente a conformidade com os requisitos legais e outros aplicáveis.

3. Preocupações: devem ser averiguadas, tratadas e respondidas as preocupações das partes interessadas, realizando ações de minimização dos respetivos impactos.

4. Não conformidades: as não conformidades devem ser averiguadas, tratadas e respondidas, realizando ações de minimização dos respetivos impactos.

5. Auditoria interna: devem ser planeadas e realizadas auditorias internas ao SGRS para determinar a sua conformidade e fornecer à Gestão informações sobre os resultados.

2.5.2.7 Revisão e Melhoria

1. Revisão pela Gestão: A Gestão de Topo deve efetuar a revisão do SGRS em intervalos planeados, de forma a assegurar a sua contínua adequação, suficiência e eficácia.

2. Melhoria: A organização deve melhorar continuamente o seu desempenho da RS e a eficácia do SGRS, identificar e implementar ações corretivas e preventivas.