Apresentam-se de seguida todas tarefas e requisitos necessários desde o início do Projeto à sua implementação e lançamento final. A planificação do projeto estrutura-se em 15 meses com o lançamento final previsto para Maio de 2016.
Tabela 10 - Cronograma de implementação do projeto
Tarefas Custo 2015 2016
Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Criação do Grupo de Trabalho 19.200€ Business Plan e Implementação 8.000€ Formação de todos os envolvidos 38.800€ 1ª Fase de Testes com Colaboradores Fidelidade 10.272€ 2ª Fase de Testes com Clientes Empresa 500€ Divulgação e Comunicação 100.000€ Lançamento Final 5.250€ Custo Total 182.022€
Inicialmente, criar-se-á o Grupo de Trabalho que vai ficar como owner do Projeto e irá desenvolver o projeto de implementação da App. Esta organização implica que os colaboradores selecionados deleguem algumas das suas tarefas para que se possam dedicar a 100% a este Projeto. Esta é uma atividade com um custo anual de 19 200€.
Com a elaboração do Plano de Negócios vai ser possível identificar o potencial fornecedor, neste caso, a Hope Care, uma ação que se prevê ter uma duração de 5 meses contando com a implementação da App no site da Multicare. Este projeto será realizado pela Hope Care em conjunto com o Grupo de Trabalho, apresentando custos na ordem dos 8.000€.
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Em Fevereiro de 2016 importa dar início aos planos de formação para todos os intervenientes no processo.
Em 2014 eram 3.221 os colaboradores da Fidelidade, e 203 os colaboradores Multicare. Uma vez que se trata de um número elevado e que, de uma forma ou de outra, todas as áreas do Grupo estarão a par dos desenvolvimentos do Projeto, será suficiente a criação de uma Informação Interna e de um documento de formação e-learning sobre o novo serviço, a disponibilizar na intranet com uma chamada de atenção.
No que diz respeito à Rede Comercial, está previsto a realização de um plano de formação presencial, de 4 horas, para os supervisores das equipas dos contact centers Multicare e Fidelidade, dois elementos com um custo de 7 euros/hora. Ainda, todos os Gestores de Mediadores, cerca de 300 colaboradores, receberão também formação presencial com um custo de 15 euros/hora. A equipa de formadores será composta por quatro elementos, cada um com um custo de 15 euros/hora, e no total será necessário realizar 6 sessões de formação.
Por fim, os prestadores pertencentes à Rede Médica Multicare serão informados do novo serviço via e-mail com igual disponibilização da formação e-learning.
As atividades de formação, acima descritas, terão um budget de 38.800€ que incluirá também a criação dos materiais e disponibilização dos mesmos, e ainda as deslocações necessárias à realização das formações presenciais.
A realização de testes piloto com targets menores é crucial para a identificação de eventuais falhas ou pontos a melhorar.
Assim, e seguindo o conselho fornecido tanto pelo Dr. Nuno Espana como pelo Eng. Ramiro Martins, serão realizadas duas fases de testes, em que na primeira apenas será disponibilizada a App com o serviço de Monitorização para os colaboradores da Fidelidade e Multicare, e a segunda fase em que o serviço será apenas disponibilizado para os clientes Empresa, uma vez que são aqueles que poderão tirar maior vantagem e reconhecer melhor a mais-valias do mesmo.
A primeira fase terá uma duração de 2 meses, com início a Março de 2016. Faz parte desta etapa, a recolha e análise de sugestões, possíveis reclamações e anomalias do serviço, para que seja possível proceder-se às correções necessárias antes do lançamento da segunda fase.
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Tratando-se de um teste do projeto, o custo ficará a cargo da Fidelidade. De acordo com os valores médios apresentados pelo Dr. José Carvalho, esta fase irá ter um custo médio de 10.272€ (3€ * 3.424 colaboradores).
Após a primeira fase de testes, serão feitos os reajustes e as melhorias que se verificarem necessárias ao Projeto e só depois se passará para a 2ª fase de testes com clientes do tipo Empresa que possuam planos de saúde Multicare.
Este target será inicialmente enfocado nas empresas multinacionais onde os empregados viajam com frequência e têm vidas mais agitadas e mais ocupadas, não lhes restando muito tempo para poderem ir a consultas, realizar exames ou tratamentos. Nesta segunda fase de testes, uma vez que o número de utilizadores já será superior, e a própria aplicação já estará mais aperfeiçoada, bem como os prestadores já estarão a praticar os preços mais baixos, o custo de utilização da aplicação ficará totalmente a cargo dos clientes empresa.
O budget disponível para esta ação, contabilizando o número de Pessoas Seguras das empresas com planos de saúde será de 500€.
Por fim, após se realizarem os ajustes identificados na última fase do teste piloto, proceder-se- á ao início da comunicação e divulgação do novo serviço , cujo custo já foi apresentado anteriormente como situando-se nos 100.000€.
Como forma de dar a conhecer o novo serviço e promover a contratação das teleconsultas, será proporcionado aos primeiros 1.000 clientes que façam o download da App a oferta de 1 consulta virtual com prazo de um ano.
A redução do valor das consultas em cerca de 30%, no caso de serem realizadas via online, prevê um custo médio de 30€ com as mesmas, por serem experimentais. Prevê-se que apenas 15% dos clientes utilizem a oferta, totalizando o custo de 4.500€ mais 750€ a pagar à Hope Care pelo serviço de teleconsulta (5€*150 utilizações).
Em simultâneo, é feito o lançamento final para todos os clientes Multicare, atividade cujos custos se enquadram na ação de comunicação apresentada acima.
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