Resultados da Dimensão 4 – Informação e Comunicação

4.4.1 Resultados da Subdimensão 4.1 – Sistema de Informação da Entidade

4.4.1.1 Resultados da Variável 4.1.1 – Relevância e Qualidade da Informação Quadro 64 – Resultados da Variável 4.1.1 – Relevância e Qualidade da Informação

(0) Incipiente (1) Inicial (2) Em Formação (3) Estabelecido

Ausência de diagnóstico dos processos para a disponibilização das informações necessárias para apoiar o funcionamento o controle interno da entidade. Processo formalmente estabelecido para identificar e documentar as necessidades de informações para apoiar o funcionamento do controle interno da entidade. Processos formalmente estabelecidos para produzir ou coletar, tratar, armazenar, processar e descartar os dados e informações que apoiam o funcionamento do controle interno da entidade. A entidade estabelece um programa de governança para a manutenção da qualidade dos dados e informações que apoiam o

funcionamento da estrutura de controle interno.

MAPA Não Não Não

Incra Não Não Não

Conab Não Não Não

Fonte: Dados da pesquisa.

Para a análise da maturidade nesta variável foram solicitados às entidades estudadas os seguintes documentos: Normas e regulamentos referentes a processos para identificar e documentar as informações necessárias para apoiar o funcionamento do controle interno; Mapas dos processos para identificar e documentar as informações necessárias para apoiar o

funcionamento do controle interno; Normas e regulamentos referentes a processos de produção, coleta, tratamento, armazenamento, processamento e descarte dos dados e informações que apoiam o funcionamento do controle interno; Mapas dos processos para a produção, coleta, tratamento, armazenamento, processamento e descarte dos dados e informações que apoiam o funcionamento do controle interno; Normas e regulamentos referentes a processos de governança de dados.

Nenhuma das entidades estudadas apresentou evidências de cumprimento dos critérios da variável.

O funcionamento da estrutura de controle interno depende da disponibilização tempestiva de informações relevantes e confiáveis. Nesse sentido, é relevante que seja estabelecido o sistema de informação da entidade, incluindo processos para realizar uma ampla identificação de necessidades de informações, coletando ou produzindo a informação, cuidando da sua qualidade e distribuindo às pessoas corretas, da forma correta e em nível de detalhe adequado, conforme suas tarefas e responsabilidades (GAO, 2001; GAO, 2014). A ausência ou desconexão desses processos pode afetar a eficácia da estrutura de controle interno, prejudicando a realização dos objetivos da entidade.

4.4.1.2 Resultados da Variável 4.1.2 – Comunicação Interna e Externa Quadro 65 – Resultados da Variável 4.1.2 – Comunicação Interna e Externa

(0) Incipiente (1) Inicial (2) Em Formação (3) Estabelecido

Ausência de diagnóstico dos processos de comunicação interna e externa. Processos formalmente estabelecidos para comunicar tempestivamente ao público interno e externo as informações

necessárias e esperadas.

Processos de

comunicação interna e externa incluem a seleção dos métodos de comunicação, levando em consideração a tempestividade, audiência, natureza da comunicação e requisitos, expectativas legais, regulatórias e contratuais, e a relação custo x benefício.

A entidade define canais de comunicação internos e externos múltiplos e bidirecionais para evitar a perda de informações relevantes, incluindo canal de denúncias com garantia de anonimato para a comunicação de questões significativas relacionadas ao controle interno.

MAPA Não Não Não

Incra Não Não Não

Conab Parcial Não Não

Fonte: Dados da pesquisa.

Para a análise da maturidade nesta variável foram solicitados às entidades estudadas os seguintes documentos: Normas e regulamentos referentes a processos de comunicação interna e externa; Mapas dos processos para comunicação interna e externa; Normas e regulamentos referentes a canais de comunicação internos e externos.

O MAPA e o Incra não apresentaram evidências de cumprimento dos critérios da variável. A Conab possui o mapa de um “Macroprocesso de Geração e Disseminação de Informações e Conhecimento”, que inclui os processos: “8.1 Definir / planejar escopo”, “8.2 Analisar e registrar”, “8.3 Coletar dados (fonte Conab ou terceiros)”, “8.4 Tratar dados e atualizar Base de Dados”, “8.5 Elaborar trabalhos e estudos técnicos”, “8.6 Concluir geração de informação e conhecimento”, “8.7 Disponibilizar e divulgar”. Ao final do macroprocesso, os produtos são entregues a “Usuários de informações e conhecimentos”, “Sociedade” e “Inteligência de governo, nas áreas Agrícola, Abastecimento e Segurança Alimentar e Nutricional”. Apesar disso, não há mapeamento dos processos mencionados e não foram identificadas outras evidências de seu estabelecimento formal. Entende-se que a Conab atente apenas parcialmente ao critério do nível de maturidade (1) Inicial.

O estabelecimento de processos de comunicação interna e externa é importante para o funcionamento adequado da estrutura de controle interno da entidade. Os processos devem assegurar que as informações necessárias para o funcionamento dos controles sejam disponibilizadas de maneira tempestiva; os canais de comunicação devem permitir que as partes interessadas internas e externas relatem problemas para a alta gerência e o corpo diretivo da entidade (COSO, 2013). A ausência de processos de comunicação pode diminuir a eficácia dos controles internos na resposta aos riscos da entidade.

4.4.1.3 Análise Comparativa da Subdimensão 4.1 – Sistema de Informação da Entidade

Quadro 66 – Análise Comparativa da Subdimensão 4.1 – Sistema de Informação da Entidade

Variáveis MAPA Incra Conab

4.1.1. Relevância e Qualidade da Informação

Não apresentou evidências de processos para a disponibilização das informações necessárias para apoiar o funcionamento da estrutura de controle interno.

Não apresentou evidências de processos para a disponibilização das informações necessárias para apoiar o funcionamento da estrutura de controle interno.

Não apresentou evidências de processos para a disponibilização das informações necessárias para apoiar o funcionamento da estrutura de controle interno. 4.1.2. Comunicação Interna e Externa

Não apresentou evidências de processos de

comunicação interna e externa.

Não apresentou evidências de processos de comunicação interna e externa. Definição de um macroprocesso de geração e disseminação de informações e conhecimento. Fonte: Dados da pesquisa.

A ausência de planejamento e investimento é um dos principais fatores que prejudicam a eficácia da comunicação interna nas organizações (CHMIELECKI, 2015). A ausência de um sistema de informações planejado, construído com embasamento num diagnóstico de necessidades informacionais, incluindo processos para o tratamento da

qualidade da informação e para sua comunicação às partes interessadas, pode afetar o funcionamento dos controles, deixando os riscos da entidade sem a resposta esperada e prejudicando a realização de seus objetivos. Destaca-se ainda a relevância dos processos de informação e comunicação para a transparência e a accountability necessárias para o controle social (IFAC, 2001).

O quadro a seguir apresenta os riscos identificados com embasamento nas características da subdimensão, diagnosticadas pela aplicação do modelo de maturidade desenvolvido neste trabalho, e as respectivas recomendações para o aprimoramento das estruturas de controle interno das entidades estudadas.

Quadro 67 – Riscos e Recomendações da Subdimensão 4.1 – Sistema de Informação da Entidade

Riscos Recomendações

(MAPA, Incra, Conab) As atividades de controle da entidade não disponham das informações necessárias para o seu funcionamento adequado.

(MAPA, Incra, Conab) As informações

disponibilizadas para as atividades de controle da entidade são possuam a qualidade necessária. (MAPA, Incra, Conab) Perda das informações necessárias para o funcionamento adequado das atividades de controle da entidade.

(MAPA, Incra, Conab) Estabelecer processos formais para a identificar, produzir ou coletar, tratar,

armazenar, processar e descartar os dados e informações necessários para o funcionamento do controle interno da entidade, incluindo um programa de governança para a manutenção da qualidade dos dados e informações.

(MAPA, Incra, Conab) As informações necessárias ao funcionamento da estrutura de controle interno da entidade não sejam comunicadas às partes

interessadas, ou sejam comunicadas de forma intempestiva.

(MAPA, Incra, Conab) O método ou canal de comunicação utilizado pela entidade não seja adequado para as características da mensagem ou do público receptor.

(MAPA, Incra, Conab) O método ou canal de comunicação utilizado pela entidade não propicie uma relação adequada entre custo e benefício. (MAPA, Incra, Conab) Indisponibilidade de canal de comunicação adequado para a transmissão da mensagem pela entidade, ou para o fornecimento de feedback.

(MAPA, Incra, Conab) A falta de confiança na capacidade da entidade de proteger a identidade do comunicante resulte em perda de informações relevantes para a identificação de problemas na estrutura de controle interno da entidade.

(MAPA, Incra, Conab) Estabelecer processos formais para comunicar ao público interno e externo as informações necessárias para o funcionamento da estrutura de controle interno da entidade, incluindo procedimentos para a seleção dos métodos de comunicação, a definição de canais de comunicação internos e externos, múltiplos e bidirecionais, e canal de denúncias com garantia de anonimato.

4.4.2 Avaliação do Nível de Maturidade das Entidades na Dimensão 4 – Informação e Comunicação

O quadro a seguir apresenta o resultado dos procedimentos de avaliação do nível de maturidade das entidades estudadas na dimensão Informação e Comunicação, considerando o peso de cada nível de maturidade, definido pela média dos pesos estabelecidos pelo atendimento dos critérios dentro das variáveis da dimensão, conforme o apêndice J deste trabalho.

Quadro 68 – Avaliação do Nível de Maturidade das Entidades na Dimensão 4 – Informação e Comunicação

Nível de Maturidade MAPA Incra Conab

(0) Incipiente 100,0% 100,0% 50,0%

(1) Inicial 0,0% 0,0% 25,0%

(2) Em Formação 0,0% 0,0% 0,0%

(3) Estabelecido 0,0% 0,0% 0,0%

Avaliação (0) Incipiente (0) Incipiente (0) Incipiente Fonte: Dados da pesquisa.

Os procedimentos de avaliação conferiram a todas as entidades estudadas o nível de maturidade (0) Incipiente. Nesse sentido, a implantação de um sistema de informação, incluindo processos para identificar as necessidades de informações e disponibilizar as informações necessárias para o funcionamento da estrutura de controle interno, conforme conceituado pelo GAO (2014), é a principal recomendação para o aperfeiçoamento das estruturas de controle interno de MAPA, Incra e Conab.