Resultados obtidos

Apesar da implantação do Programa não estar completamente estabelecida, já é possível observar os resultados positivos obtidos. O Programa contribuiu para a melhoria do ambiente de trabalho nos sentidos físico e mental. O programa mudou o comportamento e as atitudes das pessoas pelo envolvimento, engajamento e comprometimento que surgem com a implantação e manutenção dessas ações.

Para o senso de utilização estabeleceu-se que todos devem criar o hábito de antes de guardar

qualquer material avaliar se ele é necessário e se será reutilizado. Devem ser mantidos nos setores apenas os equipamentos, móveis e utensílios que de fato são utilizados. Todo excesso deve ser colocado à disposição de outros setores e o que não possui utilidade para o CenTev deve ter a correta destinação. Os materiais descartados devem ser separados de acordo com a sua composição (recicláveis e não- recicláveis). Para isso existem lixeiras para a Coleta Seletiva binária no CenTev.

A Figura 1 ilustra o antes e o depois da implantação desse senso e do senso de ordenação, no Almoxarifado. A Secretaria do CenTev controla esse setor e todo material que é retirado ou acrescentado deve ser registrado, seguindo os procedimentos estabelecidos. Inicialmente, foi definido que um material desnecessário é aquele que não está adequado ao uso ou que já não é utilizado. Para materiais de escritório inadequados ao uso, foi feito o descarte adequado, assim como para os materiais de divulgação que se encontravam obsoletos.

Figura 1 – Almoxarifado antes e depois da aplicação dos sensos de utilização e ordenação.

Nos escritórios e espaço de trabalho administrativo de cada funcionário, além dos materiais, os documentos e informações úteis, tanto físicos quanto eletrônicos, também foram separados dos inúteis, a fim de liberar espaços e facilitar a organização. Além de realizar o descarte adequado, disseminou-se a ideia de que tudo o que é usado sempre deve ser colocado mais próximo ao local de trabalho para facilitar o seu acesso. Para o senso de ordenação, estabeleceu-se que todos devem desenvolver o hábito de guardar os objetos em seus devidos lugares após utilizá-los. Ao final do expediente, todos devem organizar seus postos de trabalho. Todos os materiais devem ser guardados em locais apropriados, com as identificações necessárias, através de rótulos e símbolos, sendo agrupadas por tipo, natureza, função ou aplicação. As mesas de trabalho devem permanecer sempre limpas e organizadas, apenas com os materiais necessários para a execução das tarefas.

Foi realizado o levantamento e aquisição de materiais cruciais para a limpeza do ambiente e bem-estar dessas pessoas, portanto essa ação também está relacionada aos sensos de limpeza e de saúde e integridade. Alguns dos materiais adquiridos foram: lixeiras para banheiros, escritórios e áreas de circulação, com um tipo diferente para cada ambiente; toalheiros; saboneteiras e porta papel higiênico para os banheiros.

No Almoxarifado, os materiais, móveis e equipamentos foram identificados e ordenados para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa. Os móveis e objetos que impediam os acessos e atrapalhavam a locomoção foram retirados e destinados a locais mais adequados. Para a conscientização da manutenção da organização do local e dos outros depósitos, foi inserida uma placa, conforme a Figura 2. Figura 2 – Placa de sinalização do Almoxarifado e depósitos

Foi estabelecido procedimento para controle dos documentos necessários à execução das atividades e realização de alterações/atualizações nos mesmos, evitando o uso de documentos obsoletos. Cada setor possui uma Lista Mestra de Documentos contendo o nome de todos os documentos relacionados a um setor ou departamento da organização. Tem como objetivo auxiliar no gerenciamento e controle dos documentos. Criou-se uma Biblioteca do CenTev, onde foram unificados os acervos de livros do tecnoPARQ e da Incubadora de Empresas. Para isso, se registrou, catalogou e identificou todos os livros com base no Método de Classificação Decimal de Mevil Dewel (CDD). Foi elaborado um Regimento Interno, a fim de padronizar os procedimentos. Foi selecionado um software para o controle da alocação dos livros.

Foram posicionadas as placas de indicação, de acordo com a localização das salas, banheiros e demais áreas do CenTev, sendo destacadas uma cor para cada setor. Dessa forma, o quadro de chaves, Figura 3, foi substituído por um novo quadro de chaves, cujas cores dos adesivos e dos chaveiros remetem às cores de cada setor, melhorando a visualização e localização das chaves.

Foram elaboradas e instaladas placas de aviso e de conscientização quanto ao uso dos recursos e dos espaços individuais e coletivos, incentivando a organização do ambiente. As placas possuem a função de auxiliar na conscientização das pessoas, pois as faz lembrar daquilo que precisar ser feito.

Figura 3 – Quadro de chaves, antes e depois do senso de ordenação.

Para o senso de limpeza, é importante frisar que o mais importante não é o ato de limpar, mas o de não sujar. No CenTev estabeleceu-se que cada um é responsável pela manutenção da limpeza em seu local de trabalho. Não deve existir excesso de material sobre armários e mesas, que dificulte a limpeza e acumule poeira e microrganismos. Cartazes, panfletos e informações não devem ser afixados em portas e paredes. Para a divulgação de informações utilizam-se os locais próprios como quadros de avisos e murais.

Foi determinado um cronograma de limpeza que melhor atendesse às necessidades do local. Para esse senso também foram instaladas placas de sinalização e de conscientização nas copas a fim de incentivar e

recordar sobre a otimização do uso de recursos e a manutenção da limpeza, conforme a Figura 4.

Figura 4 – Placa de sinalização das Copas

Apesar do interesse dos funcionários em implantar a Coleta Seletiva, eles não a praticavam nem no trabalho, nem em casa. Considerando a sua importância, ela

está sendo implantada no CenTev em parceria com o Serviço Autônomo de Água e Esgoto (SAAE) de Viçosa. Inicialmente, um profissional do SAAE realizou um diagnóstico qualitativo e quantitativo dos resíduos sólidos gerados no Centro Tecnológico. No estudo, observou-se que 69,1% dos resíduos são constituídos de materiais potencialmente recicláveis, 19,4% de matéria orgânica e 11,5% de rejeitos.

Em seguida, foi realizada uma palestra aos funcionários, colaboradores e empresas vinculadas, para as apresentações do diagnóstico, da coleta seletiva e da sua relação com o Programa 5S, com o objetivo de despertá-los e conscientizá-los quanto à importância da sua implantação. Foi elaborada uma cartilha da Coleta Seletiva, que apresenta princípios de educação ambiental.

Para a implantação da coleta seletiva, foram adquiridas lixeiras adequadas à coleta realizada pelo SAAE, que é binária, sendo o resíduo separado entre reciclável e não reciclável. Para o incentivo dessa prática, foi desenvolvido o conceito de um mascote e um espaço para colagem de informações, dicas e notícias que despertem sempre o interesse em praticar a coleta seletiva e a racionalização de recursos tanto no trabalho quanto em casa.

Nesse senso, ainda disponibilizou-se canecas para cada funcionário, com o intuito de racionalizar o uso de copos plásticos, e bandejas para que sejam colocadas as folhas de papel que podem ser reutilizadas. Essas ideias ainda serão disseminadas nas empresas inseridas no CenTev, para que também possam adotá- las.

Para o senso de saúde e integridade, definiu-se que todos devem contribuir para um ambiente de trabalho com condições físicas e mentais favoráveis à saúde. Todos devem cuidar de sua aparência física e higiene pessoal no posto de trabalho. Foram instaladas placas educativas nos banheiros para conscientização e manutenção de um ambiente mais limpo e agradável, conforme a Figura 5. Todas as áreas devem ter iluminação, ventilação e nível de ruídos adequados à execução das atividades. A disposição do mobiliário deve ser funcional e segura, garantindo que a

movimentação das pessoas, materiais e equipamentos seja desimpedida, sem perdas de tempo ou risco de acidentes.

Figura 5 – Placa de sinalização dos banheiros

No Mezanino, foram instaladas placas com informações de segurança. Na Copa Administrativa foi colocada uma placa com uma frase de incentivo ao bem-estar no trabalho. Na Biblioteca, foi feito um estudo do ambiente e propostas de melhoria, tais como melhor iluminação (cortinas nas janelas e troca de lâmpadas) e ventilação, espaço para circulação de pessoas, posição estratégica de equipamentos e materiais e boa disposição e ergonomia de mesas e cadeiras. Para o CenTev, ter senso de autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física. Para o senso de autodisciplina, todos devem assumir uma atitude proativa para promover os aspectos positivos do CenTev e buscar soluções para os negativos.

Os problemas relativos à execução das tarefas, insatisfações e outros desta natureza devem ser discutidos de forma franca nas reuniões de trabalho. É fundamental que todos devem promover o respeito mútuo, agindo com polidez e criando um ambiente propício ao relacionamento interpessoal. Todos devem ser pontuais quanto aos seus horários de chegada, saída e intervalos, bem como quanto ao horário das reuniões e outros compromissos, externos e internos ao CenTev.

Para o estabelecimento desse senso uma questão fundamental é a manutenção dos treinamentos e reuniões, com a finalidade de discutir e melhorar o Programa, bem como promover o envolvimento de

todos e a mudança de hábitos. É necessária uma mudança de comportamento de todos para utilizar corretamente os padrões adotados. Assim todos são responsáveis pelo cumprimento dos cinco sensos e melhoria contínua do Programa 5S no CENTEV.

Nesse senso devem ser realizadas as auditorias internas para verificação do cumprimento das atividades do Programa 5S em cada setor e dos seus objetivos, conforme a terceira etapa do ciclo PDCA (Check). Para a última etapa do PDCA (Act) será elaborado um plano de ação com os resultados obtidos nas auditorias. O intuito é estabelecer novas metas a serem atingidas, utilizando como princípio o PDCA e a melhoria contínua.

5. CONCLUSÃO

A implantação do Programa 5S no CenTev tem mostrado resultados positivos tanto para a execução das tarefas no trabalho quanto para o bem estar dos funcionários e colaboradores. Isso se dá principalmente pelo envolvimento das lideranças, da equipe facilitadora e dos colaboradores. Apesar de ser um programa com conceitos simples, na prática encontram-se dificuldades e barreiras para a sua implantação, principalmente nas questões comportamentais envolvidas, já que envolve a mudança de hábitos de todos.

Os treinamentos realizados foram muito importantes para o desenvolvimento do programa, além de contribuir para a melhoria do relacionamento entre os colaboradores. Todos os indivíduos precisam sentir- se motivados para que, conhecendo com clareza os objetivos e as metas da organização, possam contribuir para o alcance dos mesmos.

O Manual, que estabelece as normas e os procedimentos a serem seguidos, é requisito importante para a manutenção do Programa 5S no CenTev. Nesse mesmo sentido, é fundamental o estabelecimento dos processos de auditoria interna, cujos resultados devem ser analisados criticamente pela direção. Planos de ação devem ser estabelecidos para que os resultados sejam alcançados.

O ambiente do CenTev se apresenta mais limpo, agradável e organizado, os funcionários se mostram mais dispostos à cooperação e preocupam-se em buscar a melhoria contínua, procurando sempre encontrar soluções. Outra melhoria observada foi na comunicação, que se apresenta mais efetiva entre os funcionários, o que beneficia inclusive no convívio entre eles.

O Programa 5S estabeleceu um senso de urgência para a criação de uma coalizão administrativa, a partir de uma visão estratégica, o que permitiu a mudança na cultura da organização. A principal dificuldade é a mudança de paradigmas organizacionais criados no decorrer da história da organização, o que provoca a resistência quanto às mudanças.

Os principais resultados obtidos foram: o desenvolvimento de lideranças; aumento no envolvimento de todos da organização; liberação de espaços, reaproveitamento de recursos, redução de custos; otimização de tempo, por meio do acesso rápido e fácil aos itens necessários para desempenhar as tarefas; melhoria no relacionamento interpessoal e consolidação da visão e valores da Instituição; disseminação e consolidação da cultura da qualidade; e aumento do comprometimento dos colaboradores com o futuro da organização, a ser construído diariamente.

6. AGRADECIMENTOS

Agradecemos à Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais (FAPEMIG) pelo apoio e investimento para a realização desta pesquisa e que possibilitou a elaboração deste artigo.

Agradecemos à Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior e à Secretaria de Ensino Superior (SESu) do Ministério de Educação (MEC) pelo apoio ao Programa de Educação Tutorial (PET) do Curso de Engenharia de Produção da Universidade Federal de Viçosa (UFV), que também possibilitou na realização desse trabalho.

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Capítulo 13

FERRAMENTAS DA QUALIDADE: