Satisfação e Impressões dos Usuários

As frases e informações citadas abaixo foram coletadas nas entrevistas realizadas no período de 16/03/2012 a 10/04/2012 com os usuários de sistemas nas Diretorias, Gerências e Núcleos da TERRACAP. O objetivo deste item é simplesmente relatar as satisfação e impressões a respeito dos sistemas disponibilizados pela CODIN, não sendo aplicado nenhum tipo de regra ou avaliação dos dados coletados.

Obs: As frases estão relatadas da forma como foram ditas em reunião. Não há correções ortográficas ou ajustes na concordância.

a) Em relação aos sistemas:

1. “De forma geral os sistemas necessitam de um acompanhamento de um comitê que busque o entendimento das áreas para desenvolvimento de processos, com sistemas integrados. Este trabalho deverá envolver os gerentes das áreas, para que os sistemas representem a realidade de atividades e também a necessidade real da automação de processos. Não há continuidade de processos e continuidade de Gestão, isto afeta o período em que foi desenvolvido o sistema e para o que ele se propõe”;

2. “É Necessário o controle de atividades/ eventos com datas de ocorrência e acompanhamento de ações, que funcionasse online e que melhorasse a comunicação entre os gerentes e diretoria. Ex: Uma ferramenta como o Project ou outra que conectasse a equipe as suas atividades e o monitoramento”;

3. “Existem 3 sistemas, (se referindo aos 3 sistemas utilizados pela área) mas um só atenderia se as informações estivessem integradas. As informações são colocadas em pedaços em cada sistema, e é necessária a consulta completa”;

4. “A área entende que não há uma regra para criação de sistemas/telas. Existem diversos sistemas e subsistemas com finalidades parecidas e muitas vezes desconectados um do outro, ocasionando falta de informação dependendo do tipo de pesquisa”.

5. “A dificuldade percebida pela área, é que não é possível montar relatórios específicos para atender as solicitações feitas dentro do departamento. Quando isto ocorre, acaba-se solicitando uma nova tela para CODIN, muitas vezes este desenvolvimento será utilizado somente uma vez”;

6. “É Necessária uma ferramenta para registros de controles de gastos com publicidade. Antigamente usava-se o sistema ACP – Controle de Publicidade que existia na intranet, porem na migração da CODEPLAN para a TERRACAP não houve mais disponibilidade da ferramenta. Atualmente é utilizada uma planilha de controle”;

7. “A área utiliza muito editoração para realização do Boletim informativo. Atualmente é utilizado o Photoshop, mas não há licença”;

8. “Os sistemas muitas vezes não criticam determinados campos como CPF/CNPJ. Isto ocasiona erros diferentes para diversas áreas”;

9. “Existem diversos cadastros para o mesmo cliente ou fornecedor. Necessária uma limpeza e organização nas bases de dados”;

10. “O problema é quando fica fora do ar ou trava (se referindo aos sistemas e ao DEPART), isso gera muita reclamação dos clientes da TERRACAP”;

11. “É importante que haja treinamento para o GPT-NUDOC. Existem muitos erros de digitação e indexação, isto provoca o armazenamento incorreto de informações. Apesar de não serem alimentadas por nos, precisamos fazer consultas, e muitas vezes os documentos não são localizados por erro de digitação na sua indexação”;

12. “A pasta de rede “DEPART” fica constantemente indisponível”;

13. “Não há cultura de uso da ferramenta de e-mail, desta forma, se não houver uma ligação ou uma visita pessoalmente o assunto fica parado sem ação”.“redigitar”

b) Em relação ao atendimento das necessidades de negócio:

1. “Atendem Parcialmente. Os sistemas estão sempre no ar com exceção do GPA2, que apresenta indisponibilidade constante”;

2. “Se houver o desenvolvimento do sistema de forma integrada, poderia atender, mas os gerentes da área entendem que deveria ser adquirida uma ferramenta especialista de mercado para realização da gestão financeira da companhia”;

3. “Não há informações estratégicas. É necessário um cruzamento feito por fora para se conseguir montar a informação desejada. Em alguns sistemas, existe falta de dados, ou seja, alguns dados que poderiam estar lá, não se encontram, talvez pela falta da não especificação quando o sistema foi

montado. Ex: Gestão financeira e Orçamentária - A parte da receita é melhor do que da despesa, que não colabora com algumas análises”. (os usuários estavam se referindo ao fato de que recupera as informações em vários sistemas e aglutina em uma planilha para poder ter a informação que interessa)“ ”

4. “A gestão do site da TERRACAP (se referindo a Intranet e internet) é ruim, não temos como disponibilizar informações nem serviços para comunidade”.

c) Em relação à Infraestrutura:

1. “Não há espaço no site interno para publicações e ou divulgações da área, portanto utilizam-se hospedagens externas para publicação de conteúdo ou guarda de arquivos de trabalho”;

2. “A capacidade de armazenamento de imagens para que se possa atender a demanda da área, obriga a constantes pedidos de aumento de espaços. Nós temos dificuldades de prever a quantidade de espaço que precisaremos nos próximos meses”.

3. “Os computadores, apresentam constantemente a necessidade de atualização, porem os usuários não tem permissões para instalar as atualizações, ocorrendo parada do serviço, travamento do equipamento ou indisponibilidade de algum aplicativo”.

d) Em relação ao Suporte (HelpDesk):

4. “Existe atendimento e é satisfatório. Atendimento é feito em prazo razoável e ocorre também um pós-atendimento para avaliar se realmente foi solucionado o chamado”;

5. “Os técnicos responsáveis pelos sistemas, muitas vezes ao atenderem um chamado, desconhecem o funcionamento do sistema”;

6. “Existe atendimento, mas o tempo de atendimento é muito grande. Alguns chamados são urgentes e envolvem prejuízos financeiros para TERRACAP” (ex: renovação de certificado para envio de documentos);

7. “Existe atendimento e é satisfatório. Porém lento os prazos longos para atendimento. Prejudica o atendimento ao público. Há muita reclamação dos clientes por demora”.

e) Em relação ao treinamento:

1. “Muitos usuários finais desconhecem a potencialidade de cada sistema, e portanto não exploram suas capacidades”;

2. “Desconheço uma politica de treinamento, principalmente para novos funcionários”; (esta observação foi feita pela maioria das áreas)

3. “Não há documentação, nem há uma orientação de onde encontrá-la caso seja necessário”.