Secretariado

O Secretariado do Centro de Arbitragem Comercial é composto apenas por dois elementos: o Dr. Francisco Monteiro Pacheco, secretário-geral do centro, e a Dra. Alexandra Fernandes. O Dr. Francisco Pacheco concilia o papel de secretário-geral do centro com outras atividades laborais pelo que não se encontra todos os dias no centro. Apenas quando está marcada alguma sessão arbitral marcada ou quando se requer alguma preparação específica para determinada sessão é que será necessária a sua presença.

As funções do secretário-geral do centro centram-se, na prática, na preparação das audiências arbitrais e de apoio no decorrer das mesmas. A sua presença é fundamental ao nível formal e logístico, garantido que se encontram reunidas todas as condições para que a audiência decorra sem contrariedades e que o tribunal e as partes se foquem na resolução do litígio.

O apoio no decorrer das sessões consiste na gravação das mesmas, certificação que a sala se encontra em condições com todos os elementos necessários, na redação da ata da reunião e em qualquer suporte que o Tribunal ou as partes necessitem.

48 _{Ver Infra Cit. 39, p. 33.}

Durante as sessões arbitrais é comum o Secretário-Geral do Centro estar presente para fornecer todo o apoio necessário de modo a que a arbitragem prossiga sem contrariedades. Antes de iniciada a sessão é devidamente preparada a sala com todo o suporte electrónico necessário e pedido pelas partes ou pelo tribunal.

Todas as sessões arbitrais são gravadas e depois, a pedido, são enviadas para ambas as partes e para o tribunal. As gravações são importantes na medida que permitem ao tribunal esclarecer alguma dúvida ou recordar algum aspeto relevante que decorreu numa sessão arbitral.

Relativamente ao decorrer da sessão, quem está a representar o Centro na arbitragem têm de se assegurar que toda a prova documental que está a ser discutida se encontra em sua posse, de modo a facultar o meio de prova a alguma das partes ou ao tribunal. Normalmente o Centro prepara um dossier que contêm todos os documentos e todos os anexos do processo. Desde os articulados aos requerimentos, da ata de instalação a todos os despachos do tribunal (despacho saneador ou outras respostas às partes), ao pagamento de preparos às notificações feitas às partes. O dossier contêm tudo o que é de relevante no processo e quem está a representar o Centro na arbitragem têm de o ter consigo no momento da realização das audiências arbitrais.

No dossier também se encontram as atas de todas as reuniões relativas ao processo arbitral. O Centro de Arbitragem Comercial trata da redação de atas de todas as audiências que decorrem no centro, que são anexas ao processo e, a pedido, enviadas para as partes ou para os árbitros. As atas são importantes pois ajudam na organização de todo processo e fazem um apanhado cronológico das sessões, comprovando o que se tratou na sessão arbitral.

Quanto ao seu conteúdo, as atas contém: o dia, a hora e a data da sessão, quem está presente na sessão; refere sucintamente o que se vai discutir na sessão (seja uma tentativa de conciliação ou por exemplo uma produção de prova); a ordem de participação dos intervenientes; as intervenções relevantes;

e tudo o que de novo o tribunal decide que possa afetar o decorrer de futuras sessões, como por exemplo a prorrogação de um prazo ou a dispensa de um meio de prova. As questões de direito discutidas nas sessões não são transcritas: as atas não contêm tudo o que se falou nas sessões, circunscrevendo -se apenas a aspetos formais não se alongando no conteúdo das intervenções. No decorrer da realização do estágio auxiliei na redação das mesmas por diversas vezes.

De resto o funcionário do centro está presente para dar apoio a tudo o que seja necessário de modo a garantir que a arbitragem decorra sem incidentes. Se necessário poderá esclarecer o tribunal ou as partes sobre algum aspeto do processo.

A Dr. Alexandra Fernandes está encarregue de toda a parte administrativa da arbitragem. É ela que gere o processo, sendo muitas vezes o canal de comunicação entre as parte e o tribunal. Trata de todas notificações necessárias para que o processo prossiga.

Trata também da parte essencial de pagamento de preparos e da sua administração, garantindo que os árbitros são pagos pelo serviço que prestam e que as diligências processuais se realizem.

Todas as notificações, se as partes nada disserem, estão a cargo do centro que se encarrega que tudo o que as partes ou o tribunal acrescentem ao processo seja do conhecimento de todos os intervenientes. Com a notificação, envia-se em anexo uma cópia de forma a que as partes saibam logo do que se trata. A notificação feita pelo centro é, em regra, feita por carta registada com aviso de recepção, mas nos processos ad hoc é, desde há relativamente pouco tempo, comum que a notificação seja feito por email (que também têm um aviso de leitura). Mas as partes e o tribunal podem definir outros meios de comunicação e outras formas de notificar na ata de instalação. As diferenças neste aspeto, entre uma arbitragem ad hoc ou institucional, não são muto relevantes dado que o artigo 47º nº3 do Regulamento não é muito exigente, contentando -se com “qualquer meio que proporcione prova de recepção”.

No decorrer do estágio as minhas funções centraram-se mais no apoio ao Secretariado, observando de perto todos os processos que deram entrada ou que estavam a decorrer no Centro.