Segmentação do Mercado Internacional de Reuniões

O mercado internacional das reuniões pode ser apresentado por vários critérios, como a dimensão das reuniões, consoante o número de participantes e/ou congressistas, o próprio objetivo das reuniões, empresas ou associações, entre outros. Porém, a essência da segmentação advém da primazia da necessidade do principal fundador da ideia, ou seja, é a empresa/ associação que formula a ideia do evento, que irá determinar a categoria da reunião, definindo o seu propósito, objetivos a alcançar, os serviços necessários para sustentar o evento e toda a equipa de organização da reunião. Primeiramente, o mercado internacional das reuniões é segmentado por duas tipologias diferentes: o mercado das reuniões corporativas e o mercado das reuniões associativas (figura 1).

Fonte: ICCA – International Association Meetings Market - Statistics Report 2002-2011

Enquanto o mercado das reuniões corporativas está focada para uma reuniões direcionadas para a vertente empresarial tanto interna como externa, o mercado das reuniões associativas salienta os encontros de organizações e associações tanto governamentais como não-governamentais.

3.3.2.1. Reuniões Corporativas

Este mercado é composto por eventos como convenções, jornadas, seminários, apresentações, cursos, workshops, conselhos de administrativos, viagens de incentivos, entre outros eventos, sendo promovidos por corporações/ grupos de empresas, por companhias multinacionais e empresas. Estas reuniões são destinadas para três públicos distintos, o público interno, ou seja, para os colaborados da empresa, o público externo à empresa, isto é, estão focadas para um mercado mais vasto no qual atuam, envolvendo outros colaboradores, e para um público misto.

Conforme o PENT (2006, p.9), as principais características deste mercado consistem nas seguintes:

 Frequência dependente da necessidade;

 Homogeneidade dos participantes;

 Processo de decisão e preparação rápido;

 Curta duração e menor dimensão;

 Maior repetição no venue preferido;

 Importância aos equipamentos e serviços específicos.

3.3.2.2. Reuniões Associativas

As reuniões associativas são convocadas por organizações nacionais e/ou internacionais, associações e organismos públicos. Os seus eventos podem ser congressos, assembleias, conferências, encontros, fóruns, simpósios, entre outros, organizados por entidades governamentais e organizações não-governamentais.

De acordo com o PENT (2006, p.9), as principais características deste mercado associativo são as seguintes:

 Periocidade variável;

 Heterogeneidade dos participantes;

 Preparação longo;

 Duração do evento entre 3 a 5 dias;

 Maior dimensão;

 Variedade na escolha dos destinos e venues;

 As instalações da reunião são fatores significativos.

Relativamente à classificação do mercado das reuniões internacionais associativas, tanto a ICCA como a UIA evocam critérios que permitem fomentar a coerência na análise do meetings industry, sendo todos os dados obtidos aprovados pela OMT, que também os utiliza para organizar análises sobre as próprias tendências deste mercado.

Portanto, estas associações analisam as performances internacionais das conferências e dos congressos organizados consoante os países e cidade. Possibilitando monitorizar as tendências internacionais e disponibilizar informações sobre os países e cidades que estão a uma posição favorável ou desfavorável neste mercado.

A ICCA foi fundada em 1963, numa fase em que o meetings industry estava numa rápida expansão. Atualmente, esta associação compreende mais de 900 companhias e organizações em 87 países, sendo considerada como uma das mais importantes e a principal organização internacional na área do meetings industry. A sua missão consiste na criação e desenvolvimento de uma comunidade global para a indústria das reuniões internacionais, com o objetivo de estabelecer e manter vantagens comerciais e competitivas para todos os membros associados e promover e facilitar o relacionamento entre os profissionais de eventos. Também permite aos seus membros o acesso a banco de dados, em troca de informações sobre os seus eventos e o contacto com potenciais clientes.

Segundo o Relatório Estatístico da ICCA, Statistics Report 2002-2011, International Association Meetings Market (2011), este mercado é movido principalmente pelas reuniões médicas, o setor com maior peso, seguidamente pelas reuniões de caráter científico, outras vertentes académicas, organizações de comércio, associações profissionais e agrupamentos sociais.

Os critérios estudados para fins estatísticos, para a análise das reuniões ou dos congressos internacionais associativos são:

 Um mínimo de 50 participantes;

 Maior parte das associações realizam reuniões, de forma repetitiva em intervalos regulares, podendo ser anual, bianual, etc., eventos realizados uma vez não são considerados;

 Existe uma rotatividade entre os destinos, com um curto período de tempo, no mínimo de três países.

O mercado internacional das reuniões também é analisado pela UIA, porém, os seus critérios são ligeiramente diferentes dos da ICCA.

Desde 1949, a UIA assumiu um cargo desenvolver estudos estatísticos bianuais sobre as reuniões internacionais, baseando-se nas informações recolhidas pelo Departamento de Congressos e selecionados consoante critérios rigorosos.

As reuniões de organizações internacionais consistem em reuniões organizadas ou patrocinadas por organizações internacionais, ou seja, Organizações Não- Governamentais e Organizações Intergovernamentais distinguidas no anuário UIA’s Yearkook of International Organizations. Estas necessitam de no mínimo uma participação de 50 participantes ou eventos de qualquer dimensão em que o número de participantes é desconhecido e são realizadas num local fixo.

Outras reuniões internacionais de 3 dias ou de 2 dias são consideradas como reuniões não organizadas, nem patrocinadas por entidades internacionais, mas que tenham um carácter internacional importante e significativa, nomeadamente as que são realizadas por organizações nacionais e agências filiais nacionais de associações internacionais:

 No mínimo 40% de estrangeiros;

 Número mínimo de cinco nacionalidades;

 Duração mínima de três dias, ou duração desconhecida;

Porém, a UIA não considera as reuniões de negócios do segmento corporativo e incentivos, uma panóplia de eventos com um carácter inteiramente religioso, didático, político, comercial ou de uma natureza desportiva e reuniões com um limite de número de participantes. Tal definição permite apenas que os dados sejam recolhidos de um grupo selecionado de reuniões, não promovendo e proporcionando uma visão mais geralista desta indústria. Em alguns aspetos, esta definição é acompanhada por desvantagens, restringindo o meetings industry.

Apesar de haver uma grande aplicabilidade de dados estatísticas das reuniões realizadas, a principal diferença entre a ICCA e a UIA é sobre o local onde são organizadas, isto é, enquanto para a UIA, os eventos são realizados num local fixo, a ICCA considera que os eventos têm de rodar pelo menos, entre três países.