Sensemaking (Criação de sentido)

Seguiu-se com o ciclo de atividades para sensemaking sugerido na abordagem de GI a fim de dar tratamento a cada sinal identificado (ver Figura 24). Nessa fase, a equipe definiu estratégias para minimizar ou anular esses sinais.

Figura 24 - Ciclo da Criação de Sentido Fonte Marinho (2015)

A equipe se reuniu, tendo o gerente do projeto como mediador. O gerente apresentou cada sinal detectado, estimulando a participação da equipe. Nessa etapa, a equipe não se mostrou muito interessada inicialmente. A pesquisadora, em conjunto com o gerente do projeto, decidiu então propor uma nova estratégia de forma a tornar o processo mais atrativo. Os sinais foram distribuídos em forma de cartas a grupos específicos selecionados de acordo com seu papel no projeto. Por exemplo: o membro responsável pelo atendimento a chamados com a equipe dos câmpus, recebeu os sinais referentes a esse contexto. Os sinais que não se conseguiu agrupar por afinidade, ficaram com o gerente do projeto.

Cada grupo de membros apresentava seus sinais e fazia a interpretação junto aos demais membros da equipe. Dessa forma, percebeu-se que, além de ter despertado um maior interesse por se tratar de eventos relacionados ao seu dia-a-dia, notou-se que o apresentador possuía maior conhecimento acerca do evento incerto.

Após a realização de todas as etapas da fase de Sensemaking, seguindo as orientações da abordagem, obteve-se para cada sinal precoce encontrado, uma orientação para lidar com as incertezas do projeto SUAP-EDU. Os riscos encontrados foram descritos na Tabela 32.

Tabela 32 – Sensemaking

ITEM SINAL PRECOCE INICIAL SINAL PRECOCE TRADUZIDO _{(SENSO COMUM)}

1 A equipe não possui total conhecimento das funcionalidades do novo sistema e nem dos processos do IFRN x IFMA

Falta de conhecimento de processos e funcionalidade do sistema

2 A grande maioria da equipe de desenvolvimento _{é recém concursada} Equipe recém ingressa na instituição com perfis _{heterogêneos}

3 A PROEN informou que não viu necessidade de _{envolvimento dos alunos no projeto} Os alunos não estão envolvidos no projeto

4 A PROEN não disponibilizou um responsável _{pelo projeto de implantação do SUAP-EDU} Não participação ativa da PROEN no projeto

5

Apesar de já terem sido treinados, parte da equipe não domina o framework de desenvolvimento nem os processos da área de

negócio

Desconhecimento de ferramentas e processos relacionados ao sistema

6 As rotinas de teste de software são realizadas sem _{roteiro e não são documentadas} Testes e métricas do sistema não realizados a _contento

7 Falta de entrosamento entre a Equipe A dificuldade de entrosamento entre as equipes _{de Sistemas e Infraestrutura}

8 Grande número de chamados relativos a perda de _{conectividade nos câmpus} Constantes falhas nos links de Internet

9 Muitos membros da equipe envolvidos em _{projetos de Mestrado e Doutorado} Envolvimento de membros da equipe com _{programas de Mestrado e Doutorado}

10

Muitos membros da equipe que já trabalharam com outras linguagens de programação,

apresentaram resistência a plataforma

Phyton/Django

Insatisfação de alguns membros da equipe a plataforma Phyton/Django

11 demonstraram um certo receio em relação a nova Nas entrevistas, os servidores mais antigos solução

Medo e Insegurança na adaptação da nova ferramenta

12 Nas reuniões de projeto, a maioria da equipe só _{participa das discussões se provocada} Equipe altamente reativa

13 Norma acadêmica institucional é alterada para _{atender legislação externa} Alteração de norma institucional

14 O Gestor de TI raramente participa das reuniões Pouco envolvimento do Gestor de Ti nas _{decisões do projeto}

15 acerca do Sistema, apenas alguns manuais, vídeo O IFRN não forneceu documentação detalhada aulas e alguns fluxos dos principais processos

Documentação do sistema insuficiente ou não fornecida pelo IFRN

ITEM SINAL PRECOCE INICIAL SINAL PRECOCE TRADUZIDO _{(SENSO COMUM)} 16

Observou-se a falta de indicadores relativos ao SUAP-EDU no PDI da instituição. Há referência

apenas a versão administrativa do ERP

A falta de indicadores do SUAP-EDU no PDI da instituição

17 Os funcionários da empresa proprietária do sistema acadêmico atual têm feito questionamentos acerca do SUAP-EDU

A empresa pode criar dificuldade no processo de migração de plataforma afim prolongar o

contrato

18

Tem-se percebido que com a indefinição de cargos comissionados, ocasionada pela mudança

de gestão, uma certa falta de comprometimento do atual gestor de determinadas áreas do projeto,

em virtude da possibilidade de sua não continuidade na equipe

Mudança de Gestão com indefinição de cargos comissionados

19 brincadeira, que já tinha certeza de tudo e podia Um integrante da equipe relatou, em tom de

acabar a reunião Falta de credibilidade na abordagem de GI

20

Um membro antigo da equipe comentou, no fechamento do calendário do projeto, que o mesmo seria só formalidade, que na prática numa

era cumprido

Cronograma otimista ou com falta de tarefas necessárias;

21 administrativa, perguntou se a equipe Um membro da Alta Gestão, da área “abandonaria” o SUAP administrativo

Conflito de interesse entre as Pró-Reitorias

22 Um usuário comentou: Esse vai prestar? A descrença de usuários na nova solução

23 Sistema solicitaram uma serie de requisições não Usuários dos DRCAs descontentes com o antigo contempladas pelo SUAP-EDU IFRN

Solicitação de novos requisitos por parte de usuários chave

24 Vários câmpus iniciaram a implantação do sistema legado e abandonaram, deixando

períodos em aberto, alunos sem nota, etc. Inconsistência de dados no sistema legado.

Assim, a partir deste contexto, torna-se possível estabelecer a inter-relação entre as fontes de incertezas identificadas nas etapas anteriores e os sinais precoces conforme mostra a Tabela 33.

Tabela 33 - Relação entre fontes de incertezas e sinais precoces no projeto SUAP-EDU

ITEM FONTE DE INCERTEZA SINAL PRECOCE

1 Dependência da empresa proprietária do sistema _legado;

A empresa pode criar dificuldade no processo de migração de plataforma afim prolongar o contrato

Inconsistência de dados no sistema legado. 2 Indefinições a respeito do volume de informações a _{serem tratadas e armazenadas.} Falta de conhecimento de processos e _{funcionalidade do sistema}

3 As pessoas adequadas não serem envolvidas no _{levantamento.} Os alunos não estão envolvidos no projeto

4

As pessoas envolvidas não levantarem todas as suas necessidades por receio da perda do

conhecimento ou da própria função;

Não participação ativa da PROEN no projeto

Medo e Insegurança na adaptação da nova ferramenta

5 Competitividade entre áreas de negócio distintas Conflito de interesse entre as Pró-Reitorias 6 A falta de comprometimento com o cronograma do _projeto Cronograma otimista ou com falta de tarefas _{necessárias;}

7 Falta de Apoio da Alta gestão A falta de indicadores do SUAP-EDU no PDI da _{instituição}

8

Impactos no projeto decorrentes de novas solicitações e/ou mudanças de requisitos por parte

do usuário.

Solicitação de novos requisitos por parte de usuários chave

9 considerando a quantidade, perfil e conhecimentos Indisponibilidade de recursos humanos, necessários;

Equipe recém ingressa na instituição com perfis heterogêneos

Insatisfação de alguns membros da equipe a plataforma Phyton/Django

Testes e métricas do sistema não realizados a contento

10

Resistências decorrentes das mudanças culturais introduzidas pela nova gestão e pelo novo processo

de desenvolvimento;

A descrença de usuários na nova solução Falta de credibilidade na abordagem de GI

11 A solução e arquitetura escolhida, considerando aspectos de hardware, software, segurança e comunicação é a melhor?

Documentação do sistema insuficiente ou não fornecida pelo IFRN

Desconhecimento de ferramentas e processos relacionados ao sistema

12 _{especialmente relacionada a conectividade} Infraestrutura inadequada nos câmpus, Constantes falhas nos links de Internet

13 Problemas de liderança Pouco envolvimento do Gestor de Ti nas decisões _{do projeto}

14 Problemas legais ou Políticos

Mudança de Gestão com indefinição de cargos comissionados

Alteração de norma institucional 15 Falta de comprometimento da equipe do projeto Envolvimento de membros da equipe com _{programas de Mestrado e Doutorado}

ITEM FONTE DE INCERTEZA SINAL PRECOCE

A dificuldade de entrosamento entre as equipes de Sistemas e Infraestrutura

Equipe altamente reativa

Fonte: Autora (2017)