O Serviço do Sistema constitui o elemento unificador pois garante a implementação das regras fundamentais que governam todas as entidades e os outros Serviços. A arquitectura do MoReq2010®apoia-se num conjunto de requisitos funcionais essenciais para a actividade global, agrupados individualmente com a denominação do Serviço que integra.
No centro desta arquitectura deve estar o Serviço de Registo de Documentos, o único que não pode ser partilhado com outros subsistemas de informação pois constitui a função principal inalienável de qualquer Sistema de Gestão de Documentos Electrónicos. Existem dois outros serviços indispensáveis: o Serviço de Perfis e o Serviço de Metadados, sem os quais não será possível o funcionamento do mesmo.
Cada Serviço deve gerir as diversas entidades porque é constituído, as quais são sempre relativas a um tipo específico. Conforme já foi referido, os tipos de entidades previstos para os diferentes Serviços são as seguintes:
• Agregações (Serviço de Registo de Documentos); • Classes (Serviço de Classificação);
• Componentes (Serviço de Registo de Documentos);
• Definição de elementos de metadados (Serviço de Metadados); • Definição de funções (Serviço do Sistema);
• Eventos (Serviço do Sistema);
• Grupos (Serviço de Utilizadores e Grupos); • Lista de permissões de acesso (Serviço de Perfis); • Perfis (Serviço de Perfis);
• Prazos de retenção (Serviço de Retenção); • Registos (Serviço de Registos);
• Serviços (Serviços do Sistema);
• Tabela de Selecção (Serviço de Selecção e Eliminação); • Tipos de entidades (Serviço do Sistema);
Dos tipos de entidades referidos, todos incluem um histórico de eventos e a lista de entradas com a indicação dos acessos permitidos (Permissões). Assim, somente os tipos de entidade Lista de permissões e o Histórico não constituem entidades independentes.
O MoReq2010® torna possível a especificação de subtipos de cada tipo de entidade. Por exemplo, a ‘Definição de elementos de metadados’ pode ser dividida em ‘Definição de elementos de metadados do sistema’ e ‘Definição de elementos de metadados contextuais’. Os subtipos de entidades são elementos especificados pelos requisitos e constituem atributos adicionais do tipo de entidade. Nos serviços principais alguns dos
tipos de entidades são intencionalmente apresentados como base do subtipo de entidade, porque além das definições de elementos de metadados possuem outras entidades mais especializadas tais como sejam as Classes ou os Componentes
Uma entidade, independentemente das suas características, tem sempre associada a informação seguinte:
• Metadados – informação que descreve a estrutura, o conteúdo e o contexto da entidade; • Histórico das ações – informação sobre as funções executadas sobre a entidade e sobre
todos os acontecimentos a ela associados;
• Permissões de acesso – informação relativa aos utilizadores ou grupos de utilizadores autorizados a realizar ações sobre a entidade.
Cada serviço também deve ser considerado como uma entidade, com os seus próprios metadados, acontecimentos históricos e lista de permissões de acesso, herdados por todas as entidades existentes nesse serviço.
Figura 10. Composição das entidades e relações com um Serviço(adaptado de MoReq2010®).
Devido às inúmeras entidades existentes deve existir um identificador do sistema, que constitui o metadado mais importante de uma entidade, porque através da atribuição de um identificador universal e único (UUID) é possível manter a coerência temporal da entidade, mesmo que venha a migrar entre diferentes sistemas.
Na prática, isto significa que uma entidade pode ser exportada de um sistema para outro mantendo sempre o seu identificador, permitindo observar o seu o ciclo de vida no momento da criação no sistema de origem.
As entidades são usadas pelos utilizadores ou pelo próprio sistema através da execução de funções, como no momento em que cria um novo identificador de sistema para um Serviço. Esta regra implica a garantia da reconstrução histórica de cada acção efectuada sobre entidades do sistema, pelo próprio sistema. Saliente-se o facto de os utilizadores só poderem realizar funções sobre entidades para as quais tem permissões de acesso. A permissão para efectuar uma determinada função depende do perfil ao qual o utilizador, ou o grupo a que pertence, está
associado. Dessa forma, um perfil atribuído a um utilizador ou grupo consta da lista de permissões de acesso de cada entidade ou Serviço.
Conforme foi já referido, as entidades têm um histórico de eventos relativo ao conjunto de acontecimentos ocorridos sobre as mesmas. Quando uma função é executada, seja por um utilizador ou pelo sistema, é criado e adicionado um acontecimento à história da entidade. Assim, cada acontecimento num histórico de eventos está relacionado com uma função. Para evitar o armazenamento excessivo de informações no histórico de uma entidade é possível a um utilizador autorizado configurar ou mesmo inibir a criação de acontecimentos para determinadas funções.
Os eventos propriamente ditos não têm histórico, mas os seus metadados devem ser criados pelo sistema e não podem ser alterados pelos utilizadores. Os diferentes acontecimentos têm metadados diferentes dependendo da função executada para criar o evento. Isto torna possível um acontecimento aparecer no histórico de eventos de diversas entidades.
Para melhor compreensão destes conceitos apresentam-se alguns exemplos:
• se um utilizador autorizado alterar o nome de uma agregação, então só há uma entidade e o acontecimento aparecerá apenas no histórico de eventos da agregação;
• se um utilizador autorizado criar um documento numa agregação, então existem duas entidades envolvidas (o documento e a agregação) e o acontecimento aparecerá no histórico de eventos de ambas as entidades;
• se um utilizador autorizado mover um documento de uma agregação para outra, então existirão três entidades envolvidas (o documento, a agregação de origem e a agregação de destino) e o acontecimento aparecerá no histórico de eventos de todas as entidades; • um documento é uma entidade que está sempre condicionada pelas funções executadas
sobre os seus componentes o que implica que estes acontecimentos apareçam sempre, tanto no histórico de eventos do documento como dos seus componentes.
Figura 11. O mesmo acontecimento pode aparecer no histórico de eventos de várias entidades(adaptado de MoReq2010®).
Para a coerência da descrição histórica deve ser obrigatória a aplicação de marcas do dia certificadas, usadas como um metadado inerente a cada acontecimento gerado. Por exemplo, quando uma entidade é criada é-lhe associada uma marca do dia com essa indicação. As marcas do dia devem conter um conjunto de informações suficientes para manter a sequência ordenada e cronológica dos acontecimentos: data, hora, fuso horário, etc., e prever uma precisão até ao milésimo de segundo para acomodar ocorrências que possam existir em intervalos de tempo muito curtos.
O uso de marcas do dia é uma das características que permite a um sistema de gestão documental empregar a interoperabilidade a um nível internacional. Apoiam a interoperabilidade ao possibilitarem a transferência de entidades entre sistemas com fusos horários distintos, garantido sempre a data e hora real em que um facto realmente ocorreu.
No que respeita aos elementos de metadados das entidades, estes devem seguir o formato Unicode e ser acompanhados pelo identificador do idioma. Quando apenas é possível suportar um número limitado de idiomas o identificador de idioma deve ser capturado para todos os metadados textuais.
Todas as entidades de um sistema têm um ciclo de vida idêntico. O primeiro evento corresponde sempre ao momento da sua criação no sistema, depois a entidade permanecerá activa até ser eliminada, ocasião em que será gerado um evento de eliminação, após o qual se transforma numa entidade residual comprovativa a sua anterior existência no sistema.
Figura 12. Ciclo de vida de uma entidade.
Importa aqui destacar o que se entende por eliminação e destruição das entidades, aproveitando o esquema da figura 12. Aplica-se o termo eliminação para o caso em que uma entidade é apagada, mas deixa informação residual. De forma distinta a destruição, corresponde à ação de apagar a entidade, anulando-a para sempre.
Nunca será possível eliminar entidades, como se nunca tivessem existido, excepto se isso ocorrer antes da sua utilização em que podem ser destruídas. Como consequência, as entidades já utilizadas nunca podem ser destruídas e, quando eliminadas, devem originar uma informação residual a qual nunca desaparecerá do sistema.
Algumas entidades, em particular os documentos e os seus componentes (mas também entidades como eventos, permissões de acesso, definições de elementos de metadados, etc.) não possuem a marca do dia da primeira utilização pelo que nunca podem ser destruídas. Uma vez criados, a sua eliminação só é possível mediante a garantia da transformação numa entidade residual.