SICAP – Sistema Integrado de Controle e Acompanhamento de Processos

O SICAP entrou em operação em 1997, ele foi o sistema interativo da Anatel utilizado como suporte para registrar o controle da distribuição, movimentação, anexação e arquivamento dos documentos e processos físicos (em papel), relativos às solicitações dos cidadãos. Esse sistema foi substituído pelo SEI em dezembro de 2014, quando foi iniciado um período de adaptação que durou aproximadamente um ano, durante o qual perduraram os dois sistemas. Algumas áreas registraram seu último documento no SICAP no início de 2016, ano em que passou a funcionar somente para consulta.

Para o atendimento de uma solicitação de autorização de serviço no SICAP, por exemplo o SLP, visto no item 2.2, o regulamento exige uma série de documentos, como cópia do contrato social da entidade, cópia do documento de identificação dos responsáveis legais, certidão de regularidade fiscal perante a Anatel e projeto técnico da rede. Antes do SEI, as solicitações eram entregues em papel pela entidade, ou pessoalmente em alguma unidade da

Anatel²⁴, ou ainda encaminhadas pelo correio; os servidores da área do protocolo as recebiam, inseriam o número do protocolo SICAP²⁵, verificavam o cabeçalho e encaminhavam-nas para a área responsável pela análise do pedido.

Na hipótese da área responsável pela análise localizar-se em outro estado, a área de protocolo empacotava fisicamente os documentos referentes ao pedido, junto de outros que estavam na mesma situação, para envio pelo malote²⁶ à área de análise; em ato contínuo, para garantir o controle do envio, era registrada a movimentação do documento no SICAP. Por sua vez, a área destinatária recepcionava o documento físico (por tramitação interna ou pelo malote), registrava esta ação no SICAP, para efeito de controle da tramitação, e, após uma triagem prévia, verificava se a solicitação: a) referia-se à entidade que não possuía nenhuma solicitação anterior, instaurando um novo processo; b) era nova, mas referenciada a um processo existente anterior; c) era uma resposta a um ofício de exigências encaminhado pela Anatel, em virtude de solicitação já analisada.

Para o caso a), a área destinatária da análise solicitava à área de protocolo uma resistente pasta de papelão, com um grampo ao centro, que servia de repositório para esta documentação; para os casos b) e c), a pasta já existia, por serem pedidos referenciados a demandas anteriores, as folhas eram apenas anexadas a ela.

Nos três casos, a área destinatária da análise furava, carimbava e numerava sequencialmente todas as folhas da solicitação, colocando-as na pasta. A esse conjunto, capa + folhas numeradas, atribuía-se o nome de processo, o qual, em seguida, era colocado à disposição da equipe de análise. É importante ressaltar que toda essa tramitação do processo em papel (físico) sempre era acompanhada do registro no SICAP, para efeitos de controle e rastreabilidade²⁷.

As etapas do atendimento documental pelo SICAP podem ser visualizadas conforme indicado abaixo (de INÍCIO a FIM). A primeira informação de cada linha indica o local ou a

24 Os locais de atendimento são a sede no Distrito Federal (DF), as Gerências Regionais (GRs) para alguns estados, e as Unidades Operacionais (UOs) para outros estados. Frisa-se que essa divisão é apenas operacional, o protocolo do cidadão é encaminhado de forma transparente para a área destinatária da solicitação, independentemente do local onde tenha sido protocolizado o documento.

25 O número do protocolo SICAP, carimbado na folha de rosto do documento entregue pelo cidadão, tem o formato 535XX.NNNNNN/AAAA-DV, onde XX = a unidade da Anatel receptora do protocolo; NNNNNN = número de ordem do protocolo, AAAA = ano; DV = dígitos de controle. Essa estrutura de formato foi mantida no SEI.

26 O malote é o instrumento de tramitação de documentos em meio físico (papel) utilizado pela Anatel, formalizado por meio de um contrato firmado entre a Agência e os correios.

27 Nos órgãos públicos que trabalham com atendimento e que geram milhares de processos contendo as solicitações dos cidadãos, torna-se fundamental garantir sua rastreabilidade, ou seja, a garantia de encontrar de forma rápida e segura o repositório onde o processo foi arquivado, seja por sua continuidade, ou para proporcionar ao interessado uma eventual vista de processo.

área onde ocorre a transação; a segunda (quando há) é a equipe responsável; a terceira é a descrição da ação que foi realizada na área. No exemplo, a Área de análise será a Coordenação de outorga.

INÍCIO

Cidadão Elaboração do documento.

Cidadão Transporte até o correio do município.

Correios Transporte do município aos correios em São Paulo.

Correios Transporte do correio de São Paulo à Anatel.

Protocolo/Expedição Recepção do documento na GR01 (Anatel/SP).

Protocolo/Expedição Cadastro do documento no SICAP (número SICAP, serviço, nome, endereço, tipo de solicitação).

Protocolo/Expedição Triagem - para a outorga, fiscalização, atendimento a consumidores (reclamações, denúncias elogios e pedidos de informação) ou administrativos.

Protocolo/Expedição Movimentação do documento para cada área no SICAP e físico.

Coordenação de Outorga (Equipe Apoio) Recepção do documento no SICAP e físico.

Coordenação de Outorga (Equipe Apoio) Triagem 1 – por tipo de serviços: SLP, radiodifusão, radioamador, radio do cidadão, móvel marítimo, móvel aeronáutico.

Coordenação de Outorga (Equipe Apoio) encaminhado à equipe técnica correspondente ao serviço dentro da área de outorga.

Coordenação de Outorga (Equipe Apoio) Triagem 2 – solicitação nova (abertura de um novo processo, com uma nova capa – prepara a etiqueta da capa, com os dados da entidade, CNPJ, Serviço, etc. fura e carimba todas as folhas recebidas da solicitação, com o carimbo da Anatel, numera as folhas desde o número 1); solicitações referentes a processos já existentes (fura e carimba todas as folhas recebidas do pedido, com o carimbo da Anatel, anexa o documento ao processo existente, numerando suas folhas a partir do número da última folha do processo).

Coordenação de Outorga (Equipe Apoio) Acesso ao SICAP para arquivamento do processo no armário “aguardando análise”.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) desarquiva processo no SICAP e no físico e analisa.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) se a solicitação estiver com toda a documentação regulamentar completa e correta, dá andamento ao cadastramento técnico da estação de telecomunicações ou radiodifusão no sistema técnico correspondente (SRD, STEL, SMA, SMM, SCRA, etc.), digitando os dados da estação, ou por autocadastramento.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) elabora um ofício no Word indicando os próximos passos ao usuário-cidadão interessado.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) imprime duas vias do ofício e as encaminha para assinatura do coordenador da área de outorga

Coordenação de Outorga (Coordenador) assina os ofícios e os devolve ao analista.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) fura um dos ofícios e o inclui ao final do processo, carimbando o logotipo da Anatel no canto superior da

folha, numerando-o na sequência e carimbando “em branco” no verso.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) escreve os dados do usuário-cidadão interessado no envelope que será enviado ao correio.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) escreve os dados do usuário-cidadão interessado no Aviso de Recebimento (AR) que será colocado

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) Deposita o envelope com o ofício na caixa de saída, com destino ao protocolo/expedição.

Protocolo/Expedição recolhe o envelope com o ofício na caixa de saída.

Protocolo/Expedição envia o envelope com o ofício ao correio de São Paulo.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) Se o pedido NÃO estiver com toda a documentação regulamentar completa e correta, elabora um ofício informando as exigências para a continuidade do atendimento ao usuário-cidadão interessado.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) imprime duas vias do ofício e as encaminha para assinatura do coordenador da área de outorga.

Coordenação de Outorga (Coordenador) assina os ofícios e os devolve ao analista.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) fura um dos ofícios e o inclui ao final do processo, carimbando o logotipo da Anatel no canto superior da folha, numerando-o na sequência e carimbando “em branco” no verso.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) escreve os dados do usuário-cidadão interessado no envelope que será enviado ao correio.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) escreve os dados do usuário-cidadão interessado no Aviso de Recebimento (AR) que será colocado no envelope.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) inclui o outro ofício no envelope e cola o AR no envelope.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) Registra a movimentação do processo no SICAP, e o processo físico para o armário “EXIGÊNCIA”.

Coordenação de Outorga (Equipe de Análise) Deposita o envelope com o ofício na caixa de saída, com destino ao protocolo/expedição.

Protocolo/Expedição recolhe o envelope com o ofício na caixa de saída.

Protocolo/Expedição envia o envelope com o ofício ao correio de São Paulo.

FIM