SISTEMÁTICA DE IMPLANTAÇÃO DO BSC

Cada organização deve traçar um caminho para a construção do seu

scorecard, de acordo com a realidade na qual está inserida. O Quadro 4,

Quadro 4 — ETAPAS E FASES DE CONSTRUÇÃO DO BSC

ETAPA FASES

1) Definição da Arquitetura de Indicadores

1º Selecionar a unidade organizacional adequada; 2º Identificar as relações entre a unidade de negócios e a corporação.

2) O Consenso em Função dos Objetivos Estratégicos

3º Realizar a primeira série de entrevista; 4º Sessão de Síntese;

5º Workshop Executivo: Primeira Etapa. 3) Escolha e Elaboração dos

Indicadores 6º Reuniões dos subgrupos;7º Workshop Executivo: Segunda Etapa. 4) Elaboração do Plano de

Implementação

8º Desenvolver o plano de implementação; 9º Workshop executivo: terceira etapa; 10º Finalizar o plano de implementação.

Fonte: Adaptado de Kaplan e Norton (1997).

Para que realmente se compreenda a sistemática do BSC é importante fazer um detalhamento mais aprimorado, de forma que todas as etapas sejam assimiladas pela equipe envolvida. A seguir serão detalhadas as etapas de acordo com a descrição de Kaplan e Norton (1997).

• ETAPA 1 – Definição da Arquitetura de Indicadores Essa etapa é composta de duas tarefas principais:

Tarefa 1 – Selecionar a unidade organizacional adequada

Os autores sugerem que se comece a implantar o BSC em uma única UEN, como projeto-piloto, porque essa tarefa é complexa em seu início. Antes disso é preciso fazer uma análise prévia (diagnóstico) da organização, buscando caracterizar a cultura, a missão, a visão, os valores, a estrutura organizacional, bem como a posição concorrencial no ambiente externo a que está sujeita.

Tarefa 2 – Identificar as relações entre a unidade de negócios e a corporação

o relacionamento dessa unidade escolhida (piloto) com as demais, verificando também a sua estrutura organizacional.

• ETAPA 2 – O Consenso em Função dos Objetivos Estratégicos Nessa etapa é importante levar em conta três tarefas:

Tarefa 3 – Realizar a primeira série de entrevistas

Após os executivos de cada unidade terem recebido as informações e o material informativo do BSC, segue-se para as entrevistas com cada um deles, onde será possível obter informações a respeito das ideias iniciais sobre o BSC, nas quatro perspectivas. Sugere-se entrevistas com os executivos com o objetivo de conhecer a relações com outras unidades, identificando quem são os clientes internos de cada uma das unidades, bem como as funções e atribuições de cada departamento ou setor e sua relação com as demais UENs.

Tarefa 4 – Sessão de Síntese

Terminadas as entrevistas, os membros da equipe do projeto poderão se reunir e discutir sobre as respostas obtidas, de forma a classificar os objetivos nas quatro perspectivas.

Tarefa 5 – Workshop Executivo: Primeira Etapa

Nessa fase, ocorre a reunião com a equipe da alta administração, dando início à geração de consenso em relação ao scorecard.

• ETAPA 3 – Escolha e Elaboração dos Indicadores

Nesse ponto do trabalho, é importante considerar as seguintes tarefas:

Tarefa 6 –Reuniões dos subgrupos

O arquiteto trabalhará com subgrupos individuais durante várias reuniões, nas quais cada grupo terá quatro objetivos principais:

1. Refinar a descrição dos objetivos estratégicos, de acordo com as intenções expressas no primeiro workshop executivo;

2. Para cada objetivo, identificar o indicador ou indicadores que melhor captam e comunicam a intenção do objetivo;

4. Para cada perspectiva, identificar as relações críticas entre os indicadores de cada uma delas, bem como entre ela e as outras perspectivas do scorecard. É preciso identificar de que maneira cada medida influencia a outra.

O resultado final dos subgrupos para cada perspectiva deve ser:

1. Uma lista de objetivos para cada perspectiva, acompanhada de uma descrição detalhada de cada objetivo;

2. Uma descrição dos indicadores para cada objetivo;

3. Uma ilustração de como cada indicador pode ser quantificado e apresentado;

4. Um modelo gráfico de como os indicadores se inter-relacionam dentro de uma perspectiva, e entre as quatro perspectivas.

Tarefa 7 –Workshop Executivo: Segunda Etapa

Os resultados dos subgrupos devem ser apresentados pelos executivos integrantes dos subgrupos, nunca pelo arquiteto ou por consultores internos ou externos do subgrupo. Os participantes, seja numa sessão plenária ou em grupos de trabalho, comentam os indicadores propostos e começam a desenvolver um plano de implementação.

• ETAPA 4 – Elaboração do Plano de Implementação

Kaplan e Norton (1997), nessa etapa consideraram três pontos sequenciais a serem desenvolvidos:

Tarefa 8 –Desenvolver o plano de implementação

Uma nova equipe, em geral, composta pelos líderes de cada subgrupo, formalizará as metas de superação e desenvolverá um plano de implementação para o scorecard.

Tarefa 9 –Workshop executivo: terceira etapa

A equipe executiva se reunirá uma terceira vez para chegar à decisão final sobre a visão, os objetivos e os indicadores desenvolvidos nos dois primeiros workshops, e para validar as metas de superação propostas pela equipe de implementação.

Tarefa 10 – Finalizar o plano de implementação

organização. Segundo Kaplan e Norton (1997), é recomendado que os executivos comecem a utilizá-lo no prazo de 60 dias.

Para que a implantação do BSC obtenha o sucesso almejado pela organização, existem alguns pré-requisitos para a sua implantação. Primeiramente, em relação à clareza na definição da missão, da visão e o dos objetivos estratégicos da organização. Depois, o comprometimento da alta gerência com o BSC, de forma que a equipe perceba que o sistema é prioridade na organização é outro pré-requisito, seguido do treinamento da equipe envolvida e da designação do líder que vai assumir a responsabilidade pelo projeto (CISLAGHI e FILHO, 2006, p.3).