Sistema de Controlo Interno

No decurso de 2008 o Instituto da Segurança Social, I.P. (ISS) levou a cabo o Programa SCORE – Serviços Comuns e Reengenharia de Processos, como meio de promover a simplificação, uniformização e automatização dos processos, o aumento da qualidade dos serviços prestados e a implementação de modelos organizativos e de gestão mais ágeis, flexíveis e eficientes.

Para o SCORE I, a implementar em 2008, foram identificadas as áreas de: Gestão de

Recursos Humanos; Documentação e Arquivo; Gestão do Património;

Aprovisionamento; Gestão Financeira; Identificação e Enquadramento, Cooperação com IPSS, e Rede Nacional de Cuidados Continuados Integrados.

Os resultados na implementação das recomendações produzidas no âmbito destes projectos saldou-se pelo cumprimento de seis delas, tendo apenas duas ficado um pouco aquém do previsto.

Gestão de Recursos Humanos

No âmbito do Projecto SCORE Recursos Humanos, constava em PAISS08 o objectivo de implementar 80% das recomendações aprovadas a curto prazo (1 ano). Não obstante não estarem reunidas algumas condições de base, nomeadamente, FTEs e implementação do Sistema de Informação (SIGRH, Contact Center dos RH, NEXUS e SmartDocs), não se verificou o incumprimento do objectivo previsto em PAISS08, conforme reporte dos interlocutores distritais e dos agentes de mudança do DRH.

Do nível de implementação verificado, destaca-se a não realização das tarefas de monitorização por falta de aplicação informática adequada. Procedeu-se também ao planeamento para 2009 dos sub-processos “Acolhimento e Integração” e “SHST”, bem como, da auditoria à implementação.

No âmbito das sugestões de melhoria deverá considerar-se nova reengenharia de processos para cerca de 50% dos sub-processos a realizar pelos agentes de mudança do DRH com a colaboração do GQA. Aquisição de serviços para “Gestão da Mudança” e reapreciação do modelo organizativo “Serviços Comuns” face às condições actuais.

Documentação e Arquivo

Para implementação das recomendações do projecto de reengenharia SCORE/POAP na área da documentação, o Conselho Directivo criou o Programa START- Gestão Documental e Arquivo, orientado para a melhoria da eficácia e eficiência da gestão do ciclo de vida documental e para a substituição progressiva do suporte de papel por outros tipos de suporte.

Das actividades previstas e realizadas em 2008, destacam-se as seguintes:

a) Projecto de Tratamento de Documentação Acumulada nos Arquivos

Intermédios e Históricos do ISS, IP

• Inventariação e classificação por séries documentais de 290.837.129 documentos

• Eliminação de 88.982.386 documentos;

• Concretização do projecto de Tratamento da Documentação Acumulada em 17 de 20 Serviços.

Principais benefícios alcançados:

• Maior conhecimento do espólio documental e da sua acessibilidade para consulta;

• Redução do nº de arquivos (82 para 59) e requalificação de 90% desses arquivos.

b) Projectos de Revisão do Regulamento Arquivístico (Portaria n.º 95/2006, de 30 de Janeiro) e Elaboração de Plano de Classificação.

• Fusão de 3 Tabelas de Selecção (1262 séries documentais) numa única Tabela de Selecção com 243 séries documentais;

• Integração do Plano de Classificação na proposta da Tabela de Selecção.

Principais benefícios alcançados:

• Definição e codificação da estrutura documental do ISS, IP

• Redução da necessidade de conservação permanente de 66,3% para 41%; • Diminuição do prazo médio para eliminação de 10 anos para 7 anos;

• Necessidade de 2ª edição do Projecto TDA para eliminação estimada de 190 milhões de documentos.

c) Projecto de Normalização de Procedimentos de Gestão Documental –

Aprovação dos Cadernos:

• N.º 2 – Organização dos Arquivos Locais e Centrais, Consulta e Eliminação da Documentação;

• Nº. 3 – Transferência de documentos dos Arquivos Locais para os Arquivos Centrais e dos Arquivos Centrais para os Centros de Substituição de Suporte; • N.º 4 – Processos de Subsituição de Suporte;

• Realização de 24 acções de formação envolvendo 380 colaboradores

Principais benefícios alcançados:

• Uniformização de procedimentos na gestão do ciclo de vida dos documentos; • Aumento da eficácia e eficiência na gestão do ciclo de vida da documentação.

Gestão do Património e Aprovisionamento

Com a centralização de procedimentos de obras e compras no DAP, o Departamento teve um acréscimo de trabalho que já se vinha a sentir desde o final de 2007, no entanto, com esta centralização foi conseguida para o Instituto uma poupança substancial tanto a nível de recursos como de tempo.

Além de ter havido uma concentração de competências que já vinham do ano de 2007, em 2008, o DAP consolidou os procedimentos que daí advieram, através da nova plataforma electrónica de contratação e de agregação e desenvolveu diversos procedimentos centralizados, após agregação das diversas necessidades. Iniciou o lançamento de concursos electrónicos e desenvolveu o processo de inventariação de bens móveis que ainda irá decorrer durante o ano de 2009.

Gestão Financeira

Na sequência da definição do modelo futuro de organização e de processos da Área de Gestão Financeira, resultou do Programa SCORE o projecto de Reengenharia de Processos da Área de Gestão Financeira e um plano de acção composto por diversas medidas ou sub-projectos, a maioria dos quais concretizados no decorrer do ano 2008. Afigura-se oportuno referir as medidas implementadas que se julgam mais importantes, pois traduziram-se num conjunto de transformações e impactos abrangentes e muito relevantes para o funcionamento da Gestão Financeira do ISS, IP e para a implementação de Serviços Comuns pretendida durante o ano de 2008.

A partir de 2008 passou a existir apenas uma empresa em SIF-SAP, a empresa

2001 do ISS – Serviços Centrais, onde foi centralizado o orçamento.

A empresa 2001 passou a ter uma nova estrutura de orçamento, desagregada

por sub-orgânicas que identificam os Centros Distritais e o Centro Nacional de Pensões (2001.11; …, 2001.60).

As operações a realizar descentralizadamente pelos Centros Distritais/CNP

passaram a ser efectuadas na empresa 2001, salvo duas excepções que, em sistema, se mantiveram nas empresas distritais (2011 a 2051) em 2008, com operação descentralizada nos Distritos:

 Comparticipações às IPSS (despesa);

 Comparticipações de utentes de Estabelecimentos Integrados, Amas e

Famílias de Acolhimento (receita).

Em 2009 estas duas situações já estão ultrapassadas e todas as operações que lhes estão subjacentes, já são realizadas na empresa 2001.

O controlo do orçamento e da disponibilidade passou a ser efectuado ao nível

da orgânica superior na empresa 2001. Este facto não inviabilizou no entanto a distribuição do orçamento pelos Centros Distritais para as rubricas

consideradas relevantes, para efeitos de controlo e acompanhamento por parte destes.

A execução orçamental (da despesa e da receita) passou a ser realizada ao

nível da sub-orgânica, com excepção para os abastecimentos, cuja execução orçamental se fez ao nível da orgânica superior.

Passou a ser centralizado no Departamento de Gestão Financeira (DGF) a

aprovação e registo de todos os cabimentos a efectuar na empresa 2001, incluindo os resultantes da prestação mensal de contas de fundos fixos.

O cabimento, compromisso e processamento das despesas de Administração,

independentemente do fundo, passou a ser realizado centralmente. Continuou como responsabilidade dos Centros Distritais/CNP efectuar as liquidações e pagamentos e aferir da regularidade dos lançamentos realizados.

Foi centralizado na Unidade de Prestações e IPSS do Departamento de Gestão

Financeira descentralizado no Porto, a execução automática do interface SICC-SIF, o seu registo numa única empresa SIF-SAP (2001), e todo o trabalho subjacente à análise dos logs de pagamentos e recebimentos, respectivas correcções e contabilizações.

A Tesouraria Única de Pagamentos, no âmbito dos pagamentos às IPSS,

permitiu uma centralização de todos os pagamentos dos Centros Distritais do ISS, IP em contas bancárias tituladas pelo IGFSS, IP. Em Janeiro de 2008 concluiu-se, com êxito, o teste no Centro Distrital do Porto. Em Fevereiro realizou-se a 1ª fase do alargamento que abrangeu os Centros Distritais de, Coimbra, Braga, Aveiro, Évora, Castelo Branco, Faro, Leiria e Santarém, alargando-se em Março, aos restantes Centros Distritais. A partir desta data o pagamento às IPSS passou assim a ser da responsabilidade do IGFSS, IP ficando o Sector Financeiro da Unidade de Prestações e IPSS do DGF localizado no Porto, com a responsabilidade do processamento e execução de todo o processo. Na prática as áreas financeiras dos distritos só verificam no final do processo, após pagamento, se os documentos gerados são os correctos, não necessitando de realizar o pedido de abastecimento. A receita e a despesa são registadas automaticamente, pelo que os Centros Distritais assumiram, uma vez mais, a função de acompanhamento, verificação e controlo.

Centralização no Núcleo de Orçamento e Contas das IPSS do DGF Porto, a

distrito do Porto, Santarém, Setúbal, Braga e parte de Lisboa. Uniformização dos procedimentos de elaboração dos estudos económico-financeiros, solicitados no âmbito dos pedidos de financiamentos extraordinários por parte de instituições, ou enquanto condição necessária à celebração ou revisão dos acordos de cooperação.

A execução orçamental passou a ser controlada exclusivamente em SIF,

promovendo-se a dispensa dos ficheiros Excel utilizados em anos anteriores, tendo contribuído de forma crucial o fecho atempado de períodos contabilísticos, quer nas empresas distritais, quer na empresa 2001 (onde os Centros Distritais/ CNP passaram a realizar operações de forma descentralizada).

Este processo tal como todos os outros previstos no âmbito do projecto de

centralização, libertaram as áreas financeiras dos Centros Distritais de lançamentos contabilísticos das tarefas rotineiras, e deu-lhes uma maior responsabilização ao nível da verificação e controlo. Numa lógica de Serviços Comuns e no médio prazo, prevê-se que o Departamento de Gestão Financeira preste um serviço aos Centros Distritais, com indicadores de desempenho bem definidos, ficando os Centros Distritais mais focalizados nas áreas de negócio do ISS, IP.

Sistemas de Informação

Os Sistemas de Informação cobrem a quase totalidade das áreas de negócio do ISS, IP com um nível de integração elevado garantido pela existência de um sistema nacional e do NISS (número de Identificação da Segurança Social). Os sistemas de informação já integrados no SISS agrupam-se pelas áreas de negócio de Identificação Qualificação e Contribuintes, Prestações e Atendimento, Desenvolvimento Social e Apoio Especializado.

De referir que está em curso o desenvolvimento de sistemas de Gestão dos Riscos Profissionais e de Gestão de Acordos Internacionais que se destinam a substituir os existentes, sendo que as novas aplicações estarão completamente integradas no SISS. Estas aplicações operacionais alimentam um sistema de Suporte à Decisão que está disponível aos dirigentes e chefias do ISS e que produz indicadores de gestão e informação que alimenta os processos de decisão.

Para suporte às actividades de Administração Geral existem sistemas de informação que suportam a gestão de RH e salários, a formação interna e externa, o controlo de assiduidade e um sistema que suporta a área Financeira, Compras e Património.

Para garantir a segurança no acesso à informação foi definida, aprovada e implementada uma política de Gestão de Acessos aos Sistemas de Informação. Neste âmbito foi realizada ainda em 2008 uma auditoria por amostragem ao cumprimento dos procedimentos definidos na referida política.

Em 2008 entraram em produção 14 novas Aplicações, nomeadamente:

No Sector de Apoio Especializado, as aplicações de Apoio Judiciário, Sistema

de Apoio à Fiscalização, Gestão de Ilícitos Criminais e Contra Ordenações.

No Sector de Identificação, Qualificação e Contribuintes, a aplicação Sistema

de Execução Fiscal e Regime Público de Capitalização (esta aplicações não são do ISS mas o apoio aos utilizadores é assegurado pelos Coordenadores Nacionais de Aplicação – CNA).

No Sector de Desenvolvimento Social, as aplicações Adopção, Programa de

Protecção a Crianças e Jovens, Comissão de Protecção de Crianças e Jovens, Linha Nacional de Emergência Social e Rede Social.

No Sector de Prestações e Atendimento, as aplicações Gestão e Registo de

Atendimentos, Gestão Integrada de Exposições do Cidadão, Via Segurança Social.

No Sector Administração Geral a aplicação Programa Comunitário de Apoio

Alimentar a Carenciados.

Foram colocadas em produção 172 novas versões das aplicações resultantes da correcção de situações anómalas, alterações legislativas e Medidas Simplex, novas funcionalidades que concorreram para a adequação dos Sistemas de informação às necessidades das áreas de negócio do ISS bem como para a melhoria da qualidade dos mesmos.

A Qualidade de Dados foi durante 2008 uma prioridade que se materializou em vários projectos, sendo os mais importantes:

A redução em 75% do nº de declarações de remuneração com erro

A redução da percentagem de declarações de remuneração com erro recebidas em 2008, para um valor inferior a 2%.

A redução em mais de 80 % do nº de incoerências e de registos duplicados de

beneficiários com NISS iniciado por 1200 ou 119, relativamente ao stock em 31.12.2007

No núcleo de Organização foram:

Desenvolvidos 6 processos centralizados de impressão e “finishing”, para

envio de comunicação escrita a beneficiários ou contribuintes

Codificados/uniformizados mais de 550 formulários

Desencadeados e concluída a parte procedimental dos projectos de

Centralização de recepção e envio de ficheiros para a Banca e de impressões Distritais. Estes projectos não entraram em produção pois obrigam a alterações aos sistemas de informação que não foram concluídas.

Plano de Auditorias

Quanto à avaliação interna, no âmbito do sistema de Auditoria, ela foi integralmente cumprida, pois todas as acções de auditoria determinadas pelo Conselho Directivo, foram realizadas.