Sistema de informação e operação do antigo depósito

Para melhor compreensão, foi pesquisado como era o sistema de informação e a operação durante a fase em que a empresa focal manteve o depósito alugado. Dessa forma, foi realizado um levantamento das operações antes do uso do WMS, a fim de conhecer e perceber problemas ocultos no processo logístico e entender a situação existente. Este levantamento abordou as grandes áreas do antigo depósito, como recebimento de mercadorias, movimentação de materiais, estocagem, separação e expedição.

No recebimento de mercadorias, o motorista, ao chegar ao antigo depósito, estacionava seu veículo na própria rua próximo à portaria e se dirigia até a portaria, munido da documentação pessoal e da mercadoria. A portaria, então, avisava ao pessoal do escritório de recebimento e expedição de mercadorias que buscava a documentação na portaria e realizava a verificação dos documentos apresentados com os pedidos solicitados pelo departamento de compras, através de telas específicas do ERP. Os dados constantes nos documentos eram digitados em telas específicas do ERP, a fim de dar início ao recebimento das mercadorias caso não houvesse divergência. O motorista, dessa forma, era avisado pela portaria para que entrasse nas dependências do depósito. As três divergências que podiam acontecer (e frequentemente aconteciam), estão listadas no Quadro 29.

No escritório do recebimento as NF eram passadas para o encarregado do depósito, a fim de distribuí-las aos conferentes para servir de guia para o recebimento. Os conferentes, em acordo com o encarregado do depósito, determinavam o local cuja mercadoria ficaria estocada dentro do depósito (neste momento vale salientar que neste depósito as mercadorias eram estocadas empilhadas umas nas outras, sem uso de paletes e tão pouco movimentadas por equipamentos), e reuniam uma turma de pessoas (terceirizadas) para a descarga do caminhão. Os ajudantes (terceirizados) retiravam então as mercadorias do caminhão e transportavam sobre suas cabeças até o local determinado. Neste local um conferente ia coordenando e informando a melhor forma de empilhamento, além de conferir a mercadoria ao mesmo tempo.

DIVERGÊNCIA SÍNTESE

Divergência de valor:

Tratava-se de quando os valores descritos na Nota Fiscal (NF) das mercadorias eram diferentes dos acordados no ato da compra. Era feita uma verificação da NF com a Ordem de Compra (OC), que continha também a informação de preço acordado e, constatado o erro, o fornecedor era acionado para que enviasse uma carta de correção, contemplando os valores corretos. Somente após o recebimento dessa carta, que podia ser através de fax, é que a NF era lançada no sistema ERP, e era feita a liberação para descarregamento.

Divergência de quantidade:

Caso a quantidade da OC fosse maior que a da NF, a baixa na OC era parcial, ficando pendente a quantidade faltante, que deveria ser entregue no próximo carregamento. Caso a quantidade da NF fosse maior que a da OC, era baixada a OC por completo, e ainda parte de outra OC, referente ao restante que veio a mais. Em qualquer um dos casos, o fornecedor era comunicado para que se programasse, ou para enviar a mercadoria faltante da OC ou para enviar uma quantidade menor da OC subseqüente, sempre informando o número da OC que se estava trabalhando.

Divergência na descrição do produto:

Caso o fornecedor enviasse a NF com a sua descrição, impossibilitando saber qual mercadoria estava sendo entregue (ex: alguns fornecedores enviam discriminadas as cores do produto, em forma de códigos), deveria ser solicitada ao fornecedor a descrição da mercadoria, através de envio de fax. Somente após o recebimento desse fax, era possível saber qual mercadoria estava sendo entregue e, conseqüentemente, liberar para o descarregamento.

Quadro 29: Divergências que podem acontecer no recebimento Fonte: Empresa focal

O controle de qualidade também era acionado para realizar os devidos procedimentos de controle e garantia da qualidade dos produtos recebidos. Era responsabilidade desse setor controlar e verificar se a quantidade de volumes de um determinado produto estava de acordo com as informações do setor da logística. Porém, isso não era feito com freqüência, pois existia a alegação de que esse procedimento travava a operação do recebimento e prejudicava a conferência. Quando o procedimento era realizado eram escolhidos aleatoriamente três produtos completos, que eram levados ao controle de qualidade para análise de superfície, cor, textura, furação, ferragens, montagem, entre outros, averiguando a qualidade dos produtos. Caso a mercadoria estivesse fora da especificação, o Controle de Qualidade podia reprovar inclusive devolvendo-a ao fornecedor, se justificado. Em qualquer um dos casos, aprovado ou reprovado, a mercadoria era novamente embalada e devolvida ao recebimento, a fim de não ter divergência de quantidade no momento da conferência.

A conferência da mercadoria era feita confrontando-se ao recebimento físico com os itens da NF (o conferente realizava a conferência com a NF do fornecedor, ou seja, através de conferência aberta). Caso não houvesse divergência na conferência, o conferente encaminhava a NF de volta para a sala de recebimento

físico para que fosse dada entrada (confirmação) das mercadorias no ERP. Caso a conferência física, através de contagem, fosse diferente do lançado a partir da NF, o conferente realizava outra contagem. Persistindo a divergência, o conferente informava no verso da NF e a devolvia para o escritório do recebimento físico, para conciliação de quantidades com o ERP.

Ao final do descarregamento, era verificada se havia devolução ao fornecedor. Caso houvesse devolução ao fornecedor, as mercadorias eram separadas e carregadas no caminhão do fornecedor. O motorista era convidado (obrigado) a retirar a NF de devolução e também o canhoto assinado das mercadorias descarregadas na sala do recebimento físico. Após esse procedimento, o motorista era liberado. Caso não houvesse devolução de mercadoria ao fornecedor, era entregue o canhoto assinado da NF, na própria doca onde se encontrava e então liberado.

O controle e o acompanhamento das mercadorias eram realizados pelo pessoal responsável pela organização do depósito, sem o uso de sistemas informatizados. O responsável por um turno informava ao responsável pelo próximo turno através de bilhetes em linguagem informal e não padronizada sobre a localização das mercadorias recebidas, uma vez que o depósito não era endereçado com ruas. Existia uma organização mínima, sendo alguns galpões direcionados para determinados grupos de produtos, como: mesas e cadeiras; guarda-roupas e similares; camas em geral; colchões; balcões, estantes e similares; cozinhas e brindes em geral. No entanto, em casos extremos, mercadorias de um grupo podiam ser estocadas em áreas de outros grupos de mercadorias, como, por exemplo, camas estocadas no setor de guarda-roupas, cozinhas estocadas no setor de mesas e cadeiras, colchões estocados no setor de balcões, estantes e similares, e assim por diante. Isso acontecia quando havia um descompasso entre compras e vendas ou entre vendas e distribuição e, segundo a empresa focal, era muito freqüente (ver Apêndice C).

No tocante à separação das mercadorias, é importante entender que as lojas da organização e o depósito são interligados por um sistema corporativo (ERP) que recebe diariamente informações das vendas, reservando as mercadorias vendidas no estoque do depósito, para que novas vendas possam se orientar com relação às quantidades e prazos oferecidos aos clientes. Todos os dias, no período noturno, é feita uma consolidação das vendas e, com isso disponibiliza informações de

produtos, quantidades, rotas de entrega, entre outras informações logísticas, para montagem do carregamento de entrega a ser realizado durante a madrugada.

A separação era realizada por pessoas denominadas separadores, através de listagens de mercadorias, sendo que esta listagem trazia somente o nome e a quantidade da mercadoria a ser separada e para onde o separador devia levá-la. Muitas vezes o separador não encontrava a mercadoria nos setores específicos, o que ocasionava demora na separação ou até liberação da expedição com falta da mercadoria. No entanto, se não houvesse problemas ela era separada e enviada a expedição correspondente.

Na expedição, as cargas separadas eram conferidas através de listagens por funcionários da empresa focal e disponibilizadas para os motoristas e seus ajudantes terceirizados. Caso houvesse divergências, estas eram tratadas pontualmente.

Com o levantamento das operações e do sistema de informação do antigo depósito, constatou-se que a situação existente era precária e que havia necessidade de um novo depósito e da utilização de TI para melhorar os processos, a acuracidade e as informações gerenciais.