Sistema de informações de controladoria

O sistema de informação pode ser definido, conforme Padoveze (2005, p. 43), como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais.

O mesmo autor classifica os sistemas de informações, conforme o quadro abaixo: Quadro 14: Sistemas de informações e suas definições

Sistemas de Informação Definição

Sistemas de Apoio às Operações

São aqueles que nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa, estão ligados ao sistema físico-operacional e surgem da necessidade de administração operacional. [...] têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executar suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimento,

pagamento, qualidade,

manutenção,planejamento e controle de produção etc.).

Sistema de Apoio à Gestão

São os sistemas ligados à vida econômico- financeira da empresa e às necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos. Eles são utilizados principalmente pelas áreas administrativas e financeiras da empresa e pela alta administração da companhia, com o intuito de planejamento e controle financeiro e avaliação de desempenho dos negócios.

Sistema de Informação de Apoio a Decisão

Com o refinamento dos sistemas de apoio à gestão, existem sistema específicos desenhados para o auxílio direto à questão das decisões gerenciais. São denominados normalmente de DSS – Decision Suport Systems ( Sistema de Suporte a Decisão), de EIS – Executive Information Systems (Sistema de Informações Executivas e de BI – Business Intelligence (Inteligência dos Negócios)

Fonte: Adaptado de Padoveze (2005)

Padoveze (2005, p.43 e 44) explica então como deve ser a ligação entre os sistemas e sua interdependência:

“ deve haver na organização uma perfeita interação entre os sistemas operacionais e os sistemas de Apoio à Gestão, ou seja, para que o sistema global de informações empresarias funcione adequadamente a um custo aceitável. Já o Sistema de Informação de Apoio à Decisão utilizam a base de dados dos sistemas operacionais e dos Sistemas de Apoio à Gestão e tem como foco flexibilizar informações não estruturadas para tomada de decisão.”

Almeida (in Cetelli 2011, p. 315) complementa essa relação entre o sistema de informação e a decisão:

“A relação entre informação e decisão é estreita, visto que decisões são tomadas no presente sobre eventos que se concretizarão no futuro. O conceito de informação está vinculado a uma mudança de estado a respeito do evento. Assim, a informação configura-se como um conhecimento disponível, para uso imediato, que permite orientar a ação, antes cercada de incerteza, possibilitando sua condução a um nível de risco adequado.” (grifo nosso)

Beuren e Martins (2001, p.6) exploram de forma mais detalhada essa transformação de dados em informação através do conhecimento:

“A conversão de dados em informação é baseada em conhecimento acumulado sobre como formatar, filtrar e manipular dados para serem úteis em uma situação. Assim, para haver um gerenciamento eficiente e eficaz das informações na organização, faz-se necessário estabelecer procedimentos de maneira estruturada, que forneça aos gestores condições de desempenho, conforme o processo de gestão definido pela instituição. O mecanismo encontrado para fornecer esse suporte gerencial é o sistema de informação.”grifo nosso.

Como podemos observar o assunto conhecimento é tratado pelos autores, mas com perspectivas diferentes. Almeida coloca o conhecimento como algo que está disponível na organização e pronto para ser consumido. Já Beuren e Martins (2001) colocam que, para traduzir os dados em informação, é necessário o conhecimento. Nesse caso específico, é necessário o conhecimento para quem está produzindo a informação.

Em consonância com Beuren e Martins (2001), Guerreiro (1989, p.306) apresenta os princípios que deverão orientar o desenvolvimento de sistemas de informação voltados à gestão conforme quando abaixo:

Quadro 15: Princípios dos sistemas de informação

Princípio Explicação

Do condicionamento sistêmico

O sistema de informação depende do sistema de gestão e este do sistema institucional (crenças e valores)

Da coerência do processo de

dados O mesmo sistema que processa o realizado processa o orçado; Da utilização da informação A informação só é útil se atende ao modelo de decisão

do usuário; Da avaliação de desempenho

de suas ações;

Do controle As causas dos desvios devem ser segregadas de forma que propiciem e facilitem as ações necessárias;

Da avaliação dos resultados

Todos os bens e serviços gerados pelas diversas atividades da empresa devem ter seus resultados mensurados;

Da mensuração econômica As avaliações de desempenho e dos resultados devem ser efetuadas com base em conceitos econômicos; Da tridimensionalidade da

gestão

Todo processo de tomada de decisão envolve os aspectos operacionais, financeiros e econômicos; Da caracterização dos eventos

econômicos

Devem ser identificados os eventos econômicos que serão mensurados, reportados pelo sistema de informação;

Da motivação das pessoas para a eficácia empresarial

Devem ser utilizados conceitos e critérios que sejam lógicos, racionais e imparciais, e que estimulem os gestores a implantarem ações que beneficiem a empresa e sua totalidade;

Da identificação do modelo de decisão dos gestores

No nível de cada evento econômico, deve ser analisado como os gestores tomam decisões para que possam ser caracterizadas as informações adequadas; Da otimização do resultado

econômico

À luz da tridimensionalidade da gestão, o resultado econômico deve ser otimizado prioritariamente ao resultado operacional e aos resultados financeiros; Do patrimônio líquido como

valor de custo da empresa para seus proprietários

A mensuração do patrimônio líquido deve ser efetuada com base em conceitos, de forma que o patrimônio líquido da empresa represente o valor de custo para seus proprietários, ou seja, se a empresa fosse vendida por esse valor o resultado do proprietário seria nulo.

Fonte: Adaptado de Guerreiro (1989)

Para entender melhor os sistema de informações e concluir nosso entendimento sobre o mesmo, elencamos no quadro abaixo as características e objetivos do sistema de informações citado por Almeida ( in Catelli, 2011) e os benefício elencados por Oliveira (2009).

Quadro 16: Características, objetivos e benefícios do sistema de informação

Características Objetivos Benefícios

- Atender o

modelo de decisão dos diferentes gestores;

- Atender o que foi estabelecido

- depender cada vez mais da informação;

- estimular o gestor a tomar as melhores decisões para a empresa; - incorporar conceitos, políticas e procedimentos;

- Valor agregado aos produtos (bens e serviços); - Maior segurança;

- Melhor serviço;

- Vantagens competitivas; - Menos erros;

- informar, estimulando a atitude proativa;

- levar em conta os aspectos operacionais, econômicos e financeiros;

- medir resultados;

- possibilitar a operacionalização; - possibilitar o controle em nível de área de operação, de administração operacional e da empresa em sua totalidade;

- possuir banco de dados integrado; - ser formal e possibilitar interface entre os sistemas operacionais; - ser proporcional à complexidade operacional, volume versus necessidade. - Maior precisão; - Produtos de melhor qualidade; - Aperfeiçoamento das comunicações; - Maior eficiência; - Maior produtividade; - Administração mais eficiente; - Mais oportunidades; - Carga de trabalho reduzida; - Custos reduzidos; - Tomada de decisões financeiras superiores; - Maior e melhor controle sobre as operações; - Tomada de decisões gerenciais superiores. Fonte: Adaptado de Almeida ( in Catelli, 2011) e Oliveira (2009).

Identificado o que são, quais os sues princípios, características, objetivos e benefícios, de sistemas de informações na organização, é de grande valor verificar como gerir essas informações tão importante na estratégia da empresa.

2.1.2.3 Controladoria e a Gestão Estratégica das informações

As informações que a empresa precisa obter sobre seu ambiente operacional para poder mudar e desenvolver estratégias adequadas capazes de criar valor para os clientes e de ser vantajosa em novos mercados e indústrias, em tempos futuros são definidas como informações estratégicas pelos autores Oliveira, Perez Jr e Silva (2011).

Mais adiante Oliveira, Perez Jr e Silva (2011, p. 48) explicam da obtenção e difusão da utilização da informação estratégica competitiva:

“[...] primeiramente passa pela etapa de aperfeiçoamento de das capacidades dos administradores e dos trabalhadores de uma empresa para captar e entender as mudanças no ambiente da empresa [...] Em segunda fase, tais colaboradores devem partilhar suas observações, as novas informações e conhecimentos aprofundados para qualquer setor da empresa em que a informação seja necessária.”

Em termos de tipo de informação, quantidade, freqüência, etc, cada empresa constrói suas próprias necessidades. O que é importante, porem, é que além de inúmeras variáveis, os gestores necessitam entender melhor o uso da informação e criar conhecimento para a tomada de decisão cada vez mais assertiva.

Em comum acordo com esse raciocínio Oliveira (2009) esclarece o que para transformar a informação em conhecimento as pessoas precisão desenvolver na organização os seguintes passos:

Comparação: de que forma as informações relativas a determinada situação podem ser comparadas?

Conexão: quais as relações desse novo conhecimento com outro conhecimento já obtido?

Conseqüências: que implicações essas informações trazem para a tomada de decisão e novas ações?

Conversação: o que outras pessoas pensam dessa informação?

Para que essa transformação aconteça, existem diversos artefatos para ajudar os gestores a trabalhar nesse sentido, como por exemplo, o BSC (Balanced Scorecard), que analisaremos mais adiante. Tal conhecimento já mencionado será a partir de agora mais detalhado a seguir.