Sistema de Informações para o Ensino SIE

O Sistema de Informações para o Ensino (SIE) está baseado nas especificações fornecidas pela Unidade de Cooperação de Programas – UCP do Ministério da Fazenda e da Comissão de Informática da FATEC/UFSM/MEC, objetivando a adequação do sistema às instituições de ensino do Brasil (UFSM, [200-?]).

Trata-se de um software para gestão integrada, permitindo que praticamente todas as atividades de uma Instituição de Ensino Superior sejam desenvolvidas e acompanhadas.

O SIE permite a gestão dos seguintes sistemas integrados: • Acadêmico (Graduação, Pós-Graduação, Projetos); • Recursos Humanos (Cadastro e Gestão);

• Orçamentários (Planejamento e Execução);

• Serviços Gerais (Frota, Espaço Físico, Almoxarifado, Patrimônio, Licitação e Compras);

• Biblioteca; • Legislação; • Processo Seletivo; • Central de Atendimento;

• Protocolo e Módulos Administrativos.

O sistema é acessível a partir de qualquer microcomputador instalado na rede da Universidade e possui um sistema de cadastro de usuários que fornece permissões de acesso aos módulos e funcionalidades customizadas.

O Sistema de Informações para o Ensino e seus módulos integrados podem ser visualizados na figura abaixo:

Figura 2 - Módulos integrados do SIE. Fonte: UFSM ([200-?]).

Ao centro, visualiza-se o sistema de gerenciamento e controle de acesso - SGCA - circundado pelo sistema de Tramitações, que fará a integração de todos os módulos. No disco externo, o Sistema de Informação Gerencial conclui esta integração, abrangendo todos os módulos do SIE.

Apesar do SIE não ser comercializado como um ERP ele apresenta características comuns a esses sistemas, segundo as principais características apontadas por Zwicker e Souza (2009, p. 65). O SIE é um sistema integrado com um banco de dados corporativo, é um pacote comercial, haja vista o custo de manutenção do referido sistema e a dependência da organização em relação ao fornecedor da tecnologia e possui grande abrangência funcional, envolvendo todas as principais atividades organizacionais.

Assim, considerando-se as características mencionadas acima e o impacto da implantação de um sistema desse porte, pode-se ponderar que o processo de implantação do SIE seja semelhante a implementação de um ERP, bem como no presente estudo serão considerados que os fatores críticos de sucesso de implementação de sistemas ERP também possam ser aplicados ao SIE. Dessa forma, a seguir são apresentadas algumas considerações a respeito do processo de implementação do SIE com base em referenciais de implantação de sistemas ERP.

2.2.4.1 Processo de implementação do SIE

Na UFPA, as alterações quanto à tecnologia da informação e a implantação de um sistema de informação gerencial integrado pretendem gerar benefícios que permitam, em um único sistema, o armazenamento e o processamento de todos os dados da Universidade, eliminando gradativamente os subsistemas informacionais existentes (os sistemas legados) e realizando a integração das informações.

Assim, espera-se que pessoas responsáveis apenas por consolidar dados e transmitir informações sejam melhor aproveitas em outras atividades, contribuindo para a melhoria da qualidade dos serviços prestados à sociedade. Como também, o fluxo mais ágil de conhecimento entre os diversos setores da organização.

De acordo com Souza e Zwicker (2000, p. 3-4) a etapa de implementação é, sem dúvida, a mais crítica de todas:

As dificuldades decorrem principalmente do fato dela envolver mudanças organizacionais e que implicam em alterações nas tarefas e responsabilidades de indivíduos e departamentos e transformações nas relações entre os diversos departamentos. É importante que estas mudanças conduzam à otimização global dos processos da empresa em contrapartida à otimização localizada de atividades departamentais. Do porte e complexidade dessa mudança e dos conflitos que ela

pode causar entre os envolvidos decorre a necessidade de intensa participação e comprometimento da alta direção da empresa nessa etapa e de garantir a comunicação entre todas as equipes envolvidas.

Nesse sentido, percebe-se que a UFPA procurou antecipar-se a algumas mudanças que seriam necessárias para que a implementação tivesse maior probabilidade de ser bem- sucedida, considerando a grande resistência a mudanças dentro de organizações públicas, em especial as universitárias, bem como a burocracia que procrastina diversos processos dentro das IFES.

Mudanças nas regulamentações da instituição (Estatuto e Regimento), sem as quais o processo de implementação seria muito mais demorado ou até mesmo inviabilizasse o início da implantação do sistema, pois seria muito oneroso realizar todos os procedimentos de implantação e no decorrer do processo reformular o sistema para se adequar aos novos regulamentos institucionais. Mas, apesar de se ter procurado minimizar esses ajustes durante ou até mesmo após a implementação, algumas situações não puderam ser evitadas, uma vez que tinham implicações superiores (Ministério da Educação, Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão).

A apresentação dos dados obtidos na pesquisa serão expostas seguindo o modelo de Souza e Zwicker (2000), pois os mesmos propõem um modelo focando os sistemas ERP, conforme a seguir:

Decisão e Seleção: Houve a definição de que seria adquirido um sistema integrado já desenvolvido, cujo objetivo seria integrar todas as unidades da organização, realizando cruzamento de informações e possibilitando a redução de retrabalho e inconsistências, bem como a geração de informações com maior rapidez. No ano de 2005, o sistema de informações para o ensino – SIE – fora negociado com a Universidade Federal de Santa Maria, desenvolvedora do sistema, e sua implantação teve início em 2006. Neste ano também foram aprovados o Estatuto e Regimento Geral da UFPA, as quais delineavam a nova estrutura da universidade, bem como as competências de cada unidade.

Quanto ao processo de seleção do sistema, se o mesmo foi baseado em critérios técnicos. Uma forma de lidar com a complexidade do gerenciamento de TI é através do emprego de métodos padronizados com resultados previsíveis. Em princípio seria de se esperar que a organização tenha implementado o SI através do apoio de métodos ou técnicas disponíveis no mercado ou desenvolvidas internamente. Não foi evidenciado o uso de método na seleção do sistema. A unidade não analisou a cobertura do sistema em relação aos requisitos do processo substituído. A decisão foi influenciada, principalmente, por ser um sistema de uso disseminado em outras unidades e ter o apoio do Ministério da Educação.

Implementação: A implementação iniciou-se no primeiro semestre de 2006 com o módulo de Graduação do sistema acadêmico, assim como os demais que dariam suporte ao da graduação: Administração do Sistema; Recursos Humanos e Espaço Físico. Esse módulo de Graduação teve sua implantação concluída no primeiro semestre de 2008. Ainda no primeiro semestre teve início a implementação do módulo de projetos (Acadêmico). O módulo Planejamento (Sistema Orçamentário) foi iniciado e concluído nesse período. O módulo de Processo Seletivo, no qual os resultados são carregados para a realização das habilitações, e o módulo do Ensino Fundamental e Médio (Sistema Acadêmico) também iniciaram nesse semestre.

No segundo semestre de 2008 foram implantados os Módulos de Pós-Graduação e Bolsas de Assistência Estudantil (ambos do Sistema Acadêmico). Também estão sendo inseridas informações no módulo de Gestão do Sistema de Recursos Humanos, considerando que o módulo de Cadastro já fora concluído anteriormente. É necessário frisar que há módulos que estavam prontos para serem implementados, mas ainda não haviam sido pela não aceitação do usuário, tais como: frotas; compras, execução financeira e protocolo.

Apesar de todo o esforço institucional para o sucesso da implantação do SIE, seja financeiro ou de pessoal, no ano de 2010, a UFPA decidiu substituí-lo por outro sistema integrado de gestão. Considerou-se a demora nos resultados que deveriam ser obtidos através da aquisição e implantação de um sistema desse porte; resistência de algumas unidades em aceitar/usar o sistema, o sistema não ser desenvolvido para ambiente web, bem como a total dependência em relação ao fornecedor para quaisquer ajustes e adaptações do sistema.

Outro fator que contribuiu para que a instituição vislumbrasse que o custo da troca do sistema por outro seria inferior ao custo de mantê-lo foi o fato do sistema ter sido vendido a uma empresa privada, que ao término do contrato anterior de manutenção exigiu um valor muito alto para a sua renovação. Destaca-se que a instituição está sem contrato de manutenção do sistema desde junho de 20094.

Utilização: Os módulos descritos anteriormente como já iniciados, tendo sido concluídos ou não, estão em uso, entretanto não se pode precisar quanto de sua real capacidade está sendo utilizada. Sabe-se que os módulos do SIE já em uso deverão permanecer assim por algum período ainda, ao menos até a implementação de módulos correspondentes no novo sistema.

4 _{Apesar do contrato ter encerrado em junho de 2009, alguns ajustes ainda foram realizados pela fornecedora}

2.2.4.2 Sistema acadêmico

O objetivo do sistema acadêmico é manter o controle da organização do ensino na instituição, dos seus cursos com seus currículos, disciplinas e conteúdos, da sua força de trabalho, da produção acadêmica da instituição, do registro das atividades do aluno (UFSM, [200-?]). Para ilustrar o módulo acadêmico do SIE, apresentam-se duas telas capturadas do sistema no Anexo A.

O sistema acadêmico contém os seguintes aplicativos: a) Controle Acadêmico: • Organização do ensino; • Cadastro de disciplinas; • Oferta de disciplinas; • Matrícula; • Lançamento de notas; • Aluno; • Professor;

b) Produção e avaliação institucional; c) Processo seletivo (vestibular); d) Assistência estudantil;

e) Controle financeiro; f) Controle de eventos.

No início do ano de 2009, uma das ultimas atualizações fornecidas pela organização detentora dos direitos sobre o sistema, foi o portal do professor. O portal do professor possibilita ao docente lançar notas ou conceitos e atualizar diários de classe pela internet. Duas telas capturadas do portal para fins de ilustração podem ser visualizadas no Anexo B.