A manutenção de consciência é facilitada pela proximidade física, uma vez que é possível perceber uma quantia grande de informação simplesmente andando pelo escritório, ouvindo conversas de outros por acaso ou entrando em breves conversas de corredor (Kraut et al., 2002).
Fornecimento de informações relacionadas à consciência em ambientes computacionais de colaboração não é tarefa simples, especialmente quando os participantes estão distantes de si. Dispositivos de entrada e saída geram menos informação que as situações face a face e as interações dos usuários com áreas de trabalho computacionais também geram informação menos rica que a gerada em um ambiente físico (Gutwin e Greenberg, 2004).
Ferramentas de apoio ao trabalho em grupo devem lidar com a diminuição na consciência causada pela distância entre participantes e pela mudança para meios de comunicação mediados por computador. Uma maneira de suprir esta necessidade é através do fornecimento de informação sobre o trabalho de outras pessoas e a identificação de possíveis oportunidades de colaboração. Diversas aplicações foram projetadas para fornecer informação de consciência em aplicações de colaboração eletrônica.
Os primeiros trabalhos em consciência foram voltados para o uso de vídeo para apoiar consciência pessoal e interações informais: CRUISER (Root, 1988) era um ambiente virtual usando áudio e canais de vídeo para apoiar interação social informal e visão social. A possibilidade de facilmente visualizar pessoas empenhando esforços semelhantes gerou interações espontâneas que não teriam acontecido sem o sistema. Pelo sistema, usuários eram capazes de explorar o ambiente de trabalho virtual, fortalecendo seus relacionamentos com colegas.
Polyscope e Portholes (DOURISH, BELLOTTI, 1992) são sistemas que usam uma visão compartilhada da área de trabalho, para tornar usuários mais cientes do ambiente através de meios de comunicação compartilhados. Polyscope captura imagens da área de trabalho e as apresenta numa tela no computador do usuário. Estas imagens mostram atividade em áreas públicas e escritórios. Portholes foi continuação de Polyscope, estendendo os meios de comunicação compartilhados para cobrir uma maior distância e ligar a Xerox PARC nos EUA à EuroPARC.
Portholes (DOURISH, BELLOTTI, 1992) foi um sistema projetado para prover consciência entre locais remotos. Portholes capacitava visualização informal de outros, tal como visões noturnas, pedaços de canções sendo tocadas em locais remotos ou indivíduos trabalhando até tarde. A disseminação desta informação criou um sentido de consciência do grupo de trabalho como um total, fortalecendo a sensação de comunidade entre indivíduos, que se identificavam com seus colegas remotos. Os principais problemas foram falhas de imagens (devido a problemas tecnológicos) e o fato de que acontecimentos levavam um tempo para serem mostrados: a transmissão lenta de informação levou à perda de motivação para usar o sistema. Estes sistemas também ajudaram as pessoas a identificar o momento correto para iniciar uma conversa por permitir verificação de disponibilidade das pessoas, um fator importante em ambientes não co-localizados.
A maioria das ferramentas de áudio e de vídeo tem uma limitação séria: embora muitas destas ferramentas forneçam aos usuários informação suficiente para levar à interação, a maioria deles não oferecem meios eficientes de passar da visão à interação, o que compromete a capacidade dos usuários de tirar proveito de oportunidades que possam surgir. Adicionalmente, estas ferramentas não levam em conta o conteúdo da informação, distribuindo indiscriminadamente o que passa pelo canal de comunicação.
Pesquisas posteriores se focaram no fornecimento de informação sobre outros usuários executando tarefas semelhantes no mesmo momento: Piazza (ISAACS et al, 1996), por exemplo, fornecia informações de consciência sobre outros trabalhando em tarefas semelhantes em seus computadores, expondo oportunidades para interação ou cooperação. Piazza permitia a um usuário, enquanto trabalhava nas suas tarefas, ver o que outros usuários estavam fazendo. Sua medida de semelhança era baseada em três dimensões: dados sendo manipulados, quando eram manipulados e por que aplicação. Pessoas usando os mesmos dados em aplicações diferentes eram consideradas próximas eram exibidas aos outros.
Outras abordagens tomam como base um único objeto do trabalho colaborativo, tal como um documento que esteja sendo redigido por várias pessoas simultaneamente. GROVE, PREP e QUILT (DOURISH, BELLOTTI, 1992) seguem esta abordagem: estes sistemas funcionam como editores de texto, mas tem funcionalidades de comunicação e sincronização adicionais embutidas. Estas permitem aos usuários se manterem cientes, de que o documento está sendo alterado.
PIÑAS (MORAN et al, 2002) é um arcabouço para apoiar colaboração potencial e real através do agrupamento de pessoas e recursos. Para atingir este fim, PIÑAS define espaços colaborativos (denominados PICoS) para integrar e estruturar serviços correlatos. Os serviços permitem aos usuários se agrupar em um PICoS compartilhado com outros usuários e recursos, que recebem informações periféricas sobre outros usuários e recursos pertencentes ao mesmo PICoS, através do envio de mensagens. Os usuários devem se logar em um ambiente compartilhado para ter acesso aos serviços, embora a arquitetura seja descentralizada, ligando usuários distribuídos através de um middleware. Os usuários precisam entrar no PICoS relevante e fazer uma “assinatura” dos ambientes sobre os quais eles queiram saber. O sistema acompanha as atividades ocorrendo nestes espaços compartilhados e informa ao usuário sobre estas através de uma interface de messenger.
CommunityBar (MCEWAN, GREENBERG, 2005), descrito anteriormente, é uma ferramenta que exibe imagens (fotos ou vídeos) e nomes das pessoas com quem o usuário está trabalhando e fornece perfis manualmente construídos com informação de contato. Um usuário pode permanecer consciente do que seus colegas estão fazendo e iniciar uma interação se necessário.
O sistema CSCW3 (GROSS, 1999) adiciona uma série de funcionalidades colaborativas a um navegador web, possibilitando que usuários vejam quem está visitando a mesma página ou o fez previamente, passando à interação (via interface de chat) quando desejado e trocando informações em diferentes formas (bookmarks ou históricos de visita). Usuários informaram que gostaram de ver que mais estava na mesma página e que raramente fechavam a visualização quando navegando.
O ambiente Nessie fornece informação baseada em perfis de interesse. Ele distribui informação sobre outros usuários que estão logados e sobre eventos que aconteceram desde seu último login que vão de encontro com seus perfis de interesse. Estes perfis contêm uma lista de eventos relevantes para cada usuário, e devem ser manualmente especificados pelo usuário.
Elvin (FITZPATRICK et al, 2002) é um sistema de notificação baseado em eventos desenvolvido para apoiar diferentes aplicações de distribuição de informação, que não foi originalmente não projetada para apoiar colaboração. No entanto, foi aplicada ao apoio à consciência e interação. Elvin é um distribuidor de eventos concernentes a objetos observados. Os produtores de eventos enviam informações a Elvin, que as compara com tabelas de assinatura contendo regras criadas por consumidores. Estas regras determinam para quem cada evento será propagado. Um usuário pode “subscrever” a eventos acontecendo a outros usuários ou artefatos de sua colaboração compartilhada. No entanto, caso estas preferências mudem, nova configuração será necessária.
Entre as aplicações cliente desenvolvidas, tickertape e CoffeeBiff permitem que usuários deixem outros saber sobre suas intenções de fazer uma “pausa para o cafezinho”. O número das pessoas em pausa para café é mostrado a outros, o que os deixa saber quando um grupo está se juntando (o que, de acordo com os autores, indica um acontecimento social em andamento). Tickertape exibe informação de eventos em uma pequena barra de rolagem (semelhante a um visualizador de ações) e permite aos usuários saberem quando determinados eventos (que eles selecionaram) acontecem. A informação é distribuída de acordo com configurações explícitas dos usuários de “assinatura” de eventos, que indica em que “produtores de eventos” eles querem se concentrar em e que regras usar para filtrar mensagens pelo conteúdo. Uma terceira aplicação foi desenvolvida ligar o CVS (sistema de controle de versionamento de arquivos) a Elvin, possibilitando notificações de mudanças em arquivos. Através de
estudos com usuários, os autores determinaram que estas aplicações forneceram apoio a interações informais, tornando ações digitais visíveis e capacitando filtragem social e baseada em conteúdo de mensagens.