SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUES

Dimensionar e controlar estoques é um tema importante e preocupante. Descobrir fórmulas para reduzir estoques sem afetar o processo produtivo e sem o crescimento dos custos é um dos maiores desafios que os empresários encontram em época de escassez de recursos. (DIAS, 1993).

Antes de iniciar as descrições dos sistemas de controle de estoques existentes, é necessário que a distinção entre itens de estoque de demanda independente e de itens de estoque de demanda dependente seja observada.

Resumidamente, itens de demanda independente são itens que não dependem da demanda de nenhum outro item. Um exemplo de um item de demanda independente são os estoques de produtos acabados, pois estes materiais têm sua demanda dependente de aspectos de mercado e não da demanda de qualquer outro item (CORRÊA, 2001).

Para os itens de demanda dependente a demanda depende diretamente da demanda de outro item. Um exemplo que torna fácil o entendimento é o exemplo da produção de automóveis. Se a empresa planeja produzir 500 automóveis por dia, então obviamente, serão necessários 2.000 pneus e rodas (considerando os estepes). O número de rodas e pneus necessários é dependente do nível de produção de automóveis. A demanda de automóveis por sua vez é independente, já que vem de muitas fontes externas à empresa (DAVIS, 2003).

Um sistema de estoque fornece a estrutura organizacional e as políticas operacionais para manter e controlar bens a serem estocados. O sistema é responsável pelo pedido e recebimento dos bens, fazendo a liberação do pedido, mantendo o registro de quanto, quando, para quando e para quem foi pedido (DAVIS, 2001).

Conforme Slack (2002), para controlar a complexidade de um sistema de estoques, os gerentes de produção tem que seguir dois passos: primeiro, discriminar os diferentes itens estocados, de modo que possam aplicar um grau de controle a cada item que seja adequado a sua importância e segundo, possuir um sistema de informação capaz de lidar com as particularidades e individualidades das circunstâncias de controle de estoque.

Para medir o estoque, os sistemas podem usar diferentes métodos:

• Medida do valor monetário

Como no sistema ABC de controle de estoques, o valor monetário do uso anual de cada item pode ser utilizado como medida de estoque, assim como pode- se medir o valor absoluto a qualquer instante.

Para isso considera-se a quantidade em estoque de cada item e multiplica- se pelo valor do item. Para o valor total do estoque, soma-se os valores individuais de cada item.

Esta forma é uma medida útil do investimento de dada operação em estoques, mas não dá idéia da relação deste investimento com o fluxo total da operação.

Uma forma de medida que dá esta relação é o giro de estoques, que é dado pela equação a seguir:

Giro = Dias úteis (1) Dias de estoque dimensionado

Ou então:

Giro = vendas anuais ao custo de estoque (2) Investimento médio em estoque

É importante salientar que os diferentes giros podem ser especificados para classes diferentes de produtos, ou então para o estoque como um todo.

• Variedade de itens

Os sistemas de controle de estoque podem ser direcionados para o controle de cada item no estoque, sendo um controle preciso que pode conduzir para um controle da soma dos níveis de estoque para todos os itens. Esta é considerada uma abordagem de baixo para cima na gestão de estoques.

Já a abordagem de cima para baixo é basicamente uma gestão de grupos de produtos em vez de itens individuais. Este método é satisfatório quando se quer administrar o investimento em estoques coletivamente, porém, é menos preciso do que no gerenciamento por item (BALLOU, 2001).

Entretanto o modo de controle por item não inviabiliza o outro, uma vez que o agrupamento dos itens pode ser facilmente elaborado através do controle com itens individuais.

No caso do controle individual, a presença de um item em detrimento a dois é mais vantajosa, já que a produção pode apresentar ganhos, em maior escala, em formação de lotes e nos transportes, portanto, poucos itens maiores são mais vantajosos que diversos itens menores.

A seguir são relacionados alguns motivos pelos quais a racionalização do número de itens pode ser vantajosa:

- Menor quantidade de itens para administrar, facilitando a gestão;

- Menor geração de documentos e menor necessidade de informação computacional;

- Lotes econômicos de fabricação.

• Volume de materiais

Dentre as três formas de medida do estoque o volume de material é a que requer uma atenção mais especial, pois não diferencia o estoque em valor, ou seja, todos os itens estocados possuem a mesma importância e este fato não é necessariamente verdadeiro. Portanto, o controle feito através do volume de materiais pode não dar a informação necessária à alta gerência, uma vez que é muito fragmentada e detalhada.

De qualquer forma este controle é útil no acompanhamento da produção de determinados clientes em pontos específicos do processo produtivo, tendo como grande vantagem a facilidade de informação sobre localização precisa dos estoques. Para que os sistemas de gestão de estoques sejam eficazmente controlados é imprescindível que exista um sistema computacional robusto e confiável de informação de estoque, uma vez que existe um número muito grande de itens estocados e os estoques estão sempre em movimento.

Atualmente, a coleta de dados para o controle de estoques vem sendo feita através de coletores de dados, interligados diretamente aos sistemas de controle da produção e estoques. Tais coletores atuam de forma on-line atualizando em tempo

real todas as transações, sejam elas do processo produtivo ou de expedição e despacho.

Para tanto, os sistemas comerciais de controle de estoques devem incluir certas funções em comum, que são:

• Atualizar os registros de estoque

O status do estoque e sua posição deverão ser alterados no sistema de informação sempre que ocorrer uma transação

A principal função destes registros é suprir as gerências e o pessoal do controle sobre a localização e movimentação dos estoques.

• Gerar pedidos e alocar estoque existente a novos pedidos

Após os registros dos pedidos, os sistemas de informação devem localizar no estoque aqueles que se encaixam nas especificações do novo pedido e em seguida alocá-los automaticamente, determinar a data de entrega para o pedido requisitado e emitir as ordens de fabricação para o saldo restante do pedido a ser produzido; considerando para isso o lead-time de cada processo. Além disso, os sistemas devem automaticamente gerar relatórios informativos sobre os estoques remanescentes ou mesmo transmitir informações de ressuprimento eletronicamente por meio de um sistema eletrônico de intercâmbio de dados. (Eletronic Data

Interchange – EDI).

• Gerar registros de estoque

Os sistemas de controle de estoque podem gerar relatórios regulares de valor de estoque para os diferentes itens armazenados, que auxiliam a gerência a monitorar o desempenho do controle de estoque. O desempenho do serviço ao cliente e o número de pedidos incompletos. Alguns relatórios, inclusive podem ser gerados apenas quando o item de controle desvia-se dos limites aceitáveis.

• Inventário de materiais

Os sistemas informatizados de controle de estoques devem possuir uma funcionalidade que permite a qualquer tempo, gerar informações sobre o estoque da empresa, com seus valores contábeis e do sistema de controle da produção, item a item. Desta forma, através da utilização de leitura de códigos de barras, ou até

mesmo contagem física através de documentos em papel gerados pelo sistema, a área de administração dos estoques pode efetuar a contagem e checagem do estoque físico (real, encontrado nos armazéns) com o informado pelo sistema.

Em alguns casos, os sistemas de informação devem estar preparados para efetuar previsões de demanda futura por materiais, seja por matérias primas, materiais em processo ou produtos acabados.