Grande parte das metodologias associadas à preservação dos registros da informação administrativa é composta por estratégias que procuram se antecipar à perda de tecido informacional ou, pelo menos, controlar as causas passíveis de produzir efeitos deletérios à massa documental acumulada. A maior parte destas ações é de natureza profilática, de cautela, são meios tendentes a evitar, prevenir ou atenuar os perigos e riscos que atuam sobre os estoques de informação, bem como evitar a propagação e as consequências advindas das perdas. Com o crescimento exponencial da informação, todavia, estas estratégias tornaram-se insuficientes para manter as garantias de preservação dos acervos. Tais ações não haviam sido desenhadas para diagnosticar, operacionalizar, identificar e combater por antecipação as fontes de risco que afetam um sistema de memória, ou seja, não tratam o problema da preservação de forma sistêmica.
Parcela considerável das organizações públicas carecem de uma prática de planejamento estratégico de forma estruturada (TCU, 2014), em especial no campo da gestão de informação. Tal carência reflete no fato de que as demandas por sistemas de gestão documentais nos governos são atendidas geralmente de forma emergencial,
tornam-se explícitos. Neste estado, os sistemas perdem a capacidade de atender às demandas por informações de forma ágil, eficaz e eficiente.
Com base no modelo de categorias de risco para análise de sistemas de gestão de documentos apresentado por Galindo (2012)23, os sistemas de memória e de
arquivos podem ser classificados em três tipos, de acordo com os estados em que se encontram. O primeiro refere-se aos sistemas em estado de estabilidade, aqueles que atendem regularmente às demandas – resgate, organização, tratamento, preservação e acesso – dos seus usuários, respeitando sistemicamente os padrões internacionais de controle de risco para estes serviços. Na segunda categoria estão os
sistemas em estado de instabilidade, aqueles cujos problemas de gestão do risco
estão evidentes. Neste estágio o sistema perde a confiabilidade e passa a apresentar sinais de colapso eminente. Finalmente, o terceiro nível que abrange os sistemas em
estado de colapso. Este nível abriga os sistemas que, em função de sua
desorganização, sobrecarga de atividades e falta de investimentos, apresentam sinais eminentes de colapso, desorientação do tecido funcional, problemas graves de segurança de dados e preservação documental, tanto no nível físico quanto no nível digital.
A ausência de uma cultura organizacional de preservação de informação parece estar fortemente associada à falta de consciência por parte do corpo técnico, especialmente dos decisores, aquelas pessoas que no rizoma administrativo do Estado controlam a alocação de recursos e as decisões de planejamento, acerca do real potencial de risco a que os registros digitais estão submetidos. O contexto atual do problema da preservação e do acesso ao patrimônio informacional exige instrumentais eficientes e mais produtivos, capazes de gerar dados empíricos que permitam: 1) monitorar o risco; 2) quantificar e qualificar o tamanho e natureza da ameaça; 3) avaliar
23 Preferimos substituir o termo equilíbrio utilizado no modelo de categorias de risco original por estável, uma vez que, de acordo com o referencial teórico desta pesquisa, o termo equilíbrio pode ser associado ao estado de equilíbrio de sistemas fechados regidos pelas leis da termodinâmica que não é aplicável aos sistemas abertos. Ver seção 2.2 deste documento.
o potencial de impacto e profundidade dos sinistros a que estão expostos os acervos e; 4) planejar políticas e estratégias.
Em outras palavras, o contexto exige que os mecanismos de alertas que visam a autorregulação do sistema funcionem. Desde o início, a cibernética era ciente que a realimentação é um importante fator na remodelagem não apenas de sistemas vivos, mas de sistemas sociais também. O sistema social é mantido coeso por meio da comunicação entre suas partes e seus processos circulares de realimentação desempenham importante papel (CAPRA, 1997).
Este pressuposto fundamenta-se na observação de que são raros os casos de vivência de experiências traumáticas significativas de perda de registros documentais como o experimentado no incêndio ocorrido em setembro de 2014 atingindo documentação de órgãos como a Secretaria da Fazenda – SEFAZ/PE e a Companhia de Abastecimento Alimentar de Pernambuco – CEASA24. A experiência mostra que a
grande maioria das instituições custodiadoras de acervos registra algum tipo de perda permanente de documentos. Conforme o bom senso, nenhum risco capaz de produzir danos significativos, temporários ou permanentes, pode ser tolerado.
A parte mais significativa das perdas de registros documentais, entretanto, não ocorre massivamente como no caso do sinistro dos incêndios, mas um pouco por dia. Este fato justifica porque os operadores dos sistemas custodiadores não sentem impacto relevante de micro eventos de perda documentais. Os impactos relativizados pelos pequenos danos correntes (bradisismos25 informacionais) são amortecidos na
rotina diária, os gestores vão progressivamente ignorando as ameaças e passam a tolerar riscos cada vez maiores que, pela via da práxis, passam desapercebidos, sem ativar os sensores do sistema.
24 Cf. http://www.diariodepernambuco.com.br/app/noticia/vida-
urbana/2014/09/17/interna_vidaurbana,530054/apos-mais-de-14-horas-bombeiros-
controlam-incendio-em-galpao.shtml. Acesso em 19 set. 2015.
25 Bradisismo Flegreo ou bradyseism (do grego Bradys βραδύς, "lento" e
σεισμόςSeismos, "choque"). Na sismologia o termo Bradisismo é utilizado para identificar pequenos tremores que precedem um grande evento sísmico. Usamos por empréstimo este termo para categorizar o fenômeno de micro eventos que alertam para uma situação de
Por esta razão é também difícil quantificar e qualificar de forma clara estes micro eventos e associá-los a eventos magnificados, criados pelo somatório das relevâncias desconsideradas ao longo do tempo. Sabe-se, porém, que o tamanho do perigo é diretamente proporcional à frequência e severidade do risco acumulado. É certo, também, que em zonas de perigo, o risco se escamoteia sob o manto da incúria. Nessas zonas a probabilidade de sinistros é elevada, apenas não se sabe quando ou onde eles ocorrerão.